仕事に活きるコミュニケーション能力とは？鍛える方法や高い人の共通点
現代社会においては、誰とでも円滑にコミュニケーションを取れる能力が重要視されるようになってきました。人事担当者の中には「社員にコミュニケーション能力を身につけてもらいたいけれど、どうすれば良いのか分からない」と悩んでいる人もいますよね。
この記事では、コミュニケーション能力を鍛えるにはどうすれば良いのか、コミュニケーション能力が高い人はどんな特徴があるのかなどをお伝えしていきます。
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コミュニケーション能力とは
コミュニケーション能力とは、互いに感情や意図を伝達し、理解し合う能力のことを指します。伝達する手段としては、言語だけでなく非言語も含まれます。言語や非言語を駆使して自分の考えや感情を伝え、同じように相手の発する情報も理解する能力がコミュニケーション能力です。
言葉だけでは、「感情や意図を伝える」には不完全と言えます。人の言葉や非言語の奥には「感情や意図がある」ということを認識して、どこまで情報共有するかというのが、コミュニケーションにおいて重要です。
しかし、自分だけが「相手のことを知りたい」「自分の考えていることを伝えたい」と考えていても、相手が「知りたくない」「話をしたくない」と思っていては、気持ちよくコミュニケーションはできませんよね。
より良い情報共有をするためには、「相手に自然と心を開いてもらえる」というのも、コミュニケーション能力の1つと言えるでしょう。
また、論理的に分かりやすく、正確に伝えるということもコミュニケーションにおいて大切なことです。相手の立場に立つ心構えを持った上で、自分の考えを整理して話すことで、より円滑にコミュニケーションを図ることができます。
コミュニケーションの2つの手段
コミュニケーションの種類には「言語（バーバル）」と「非言語（ノンバーバル）」の2つがあります。
言語コミュニケーション（バーバルコミュニケーション）は、言葉や文字を使ってコミュニケーションをする方法です。挨拶や報連相、議事録など、仕事をする上では欠かせないコミュニケーション手法です。
一方、「非言語コミュニケーション（ノンバーバルコミュニケーション）」とは、言葉や文字を用いないコミュニケーション手法のことです。
たとえば、顔の表情や姿勢、接触行動などが非言語コミュニケーションにあたります。
非言語コミュニケーションについて詳しくは、以下のページをご覧ください。
『非言語コミュニケーションとは？重要性やビジネスでの活用例を解説』
コミュニケーションを行う上では、言語コミュニケーションと非言語コミュニケーションの双方を駆使することが求められます。特に、非言語コミュニケーションは相手に与える影響が大きいため、言語コミュニケーションと併せて意識する必要があります。
コミュニケーション能力を構成する4つの要素
コミュニケーションは「伝える」と「聴く」の2つの動作と、それぞれの動作における「言語」と「非言語」の手段から成り立っています。これらの組み合わせにより、コミュニケーション能力は4つの要素に分けられます。
伝える×言語
言語を用いて、考えや意見を論理的に伝える能力です。相手の理解度に合わせて、適切な言葉や順序で情報を伝えることが重要です。特にビジネスシーンでは、ロジカルな説明や説得力が求められます。
伝える×非言語
ジェスチャーや表情、声の調子を活用して、相手に感情や情報を伝える能力です。言葉だけでは伝えきれない感情や強調したいポイントを、非言語で補完することができます。話しやすい雰囲気を作るためにも、非言語で伝えるコミュニケーションが重要となります。
聴く×言語
相手の話を深く理解する能力です。話の要点を押さえ、相手のニーズや感情を正確に捉えることが重要です。適切な質問や共感を示すことで、相手との信頼関係を築くことができます。この能力で大切なことは、相手の話が終わるまでしっかり聴くという姿勢になります。話を遮ったりするようなことはやめましょう。
聴く×非言語
相手の非言語的な表現、例えばしぐさや声のトーンから、言葉としては伝えられていない情報や感情を読み取る能力です。この能力は「空気を読む力」とも言え、微妙な変化に気づくことでコミュニケーションをより深めることができます。相手への共感を示し、信頼を寄せてもらうことで、コミュニケーションを円滑にするスキルとなります。
ビジネスで必要なコミュニケーション能力2つの種類
コミュニケーション能力には、大きく分けて次の2つの種類があります。
- アサーティブコミュニケーション
- ロジカルコミュニケーション
どのような能力なのか、それぞれ説明していきます。
アサーティブコミュニケーション
アサーティブコミュニケーションとは、「相手の考えを尊重しながら、自分の感情や思いを抑圧せず、自己主張をする」コミュニケーションの方法です。
例えば、仕事のやり方についてAとBの2通りの方法で意見がぶつかったとします。相手と意見が異なった場合に、つい「あなたの考え方は変」などと感情的にぶつけてしまうこともあるでしょう。しかし、こういった言動はその場ではスッキリしたとしても、後々その人とは気まずくなってしまいますよね。
アサーティブコミュニケーションの能力が高い人は、相手の意見を尊重しつつ、相手の人格を否定しないように自分の意見も伝えます。
上記の例で当てはめるのであれば、「あなたの考え方も理解できる」とそれぞれの意見を尊重した上で、「その上でどうすれば良いのかを考えよう」というように、道筋を提示する形で伝えるのです。
アサーティブコミュニケーションについて詳しくは以下の記事もご覧ください。
『アサーティブコミュニケーションとは？具体的な例やメリットを簡単に解説』
ロジカルコミュニケーション
ロジカルコミュニケーションは、「論理的に自分の考えや相手の話を理解し、相手と円滑にコミュニケーションを図る」という考え方を指します。特に、会議などで複数の意見を理解しなければならない時に、活用されることが多いです。
- 自分はどのように考えているのか、相手に何を伝えたいのか
- 相手は何を伝えようとしているのか
これらの内容を論理的に整理することで、お互いの伝えたいことが伝わるようになります。ロジカルコミュニケーションを繰り返し行うことで、下記のようなメリットがあります。
- 相手の立場に立って物事を考えることができる
- 自分の考えを正確に伝えることができる
- 相手の話の要点を理解することができる
ロジカルコミュニケーションについて詳しくは、以下のページをご覧ください。
『ロジカルコミュニケーションとは｜鍛える方法や研修のポイント』
それぞれ、ビジネスにおいては重要なスキルと言えるでしょう。
コミュニケーション能力を鍛える方法
コミュニケーション能力は、個人の工夫や努力で伸ばすことができるスキルです。たとえば、日々のコミュニケーションで以下のポイントを意識してみましょう。
- 挨拶を心掛ける
- 具体的に話す
- 結論から話す
- 相手の話をしっかり聞く
その他のコミュニケーション能力を鍛える方法について詳しくは、以下のページをご覧ください。
『コミュニケーション能力を鍛える方法とは？社会人向けの練習方法を紹介』
コミュニケーション能力が高い人の特徴
ここからは、コミュニケーション能力が高い人の特徴を見ていきましょう。ビジネスにおけるコミュニケーション能力が高い人には、下記のような特徴があります。
- 肯定的な言葉を使用する
- 数字を用いて具体的に伝える
- 情報をピラミッド構造に整理し、分かりやすく伝える
- 相手の質問に的確に答える
その他のコミュニケーション能力が高い人の特徴については、以下のページをご覧ください。
コミュニケーション能力が低い人の原因
ここまで、コミュニケーション能力が高い人の特徴についてお伝えしてきました。では反対に、コミュニケーション能力が低い場合、どのような原因が考えられるのでしょうか。コミュニケーション能力が低い原因としては、次の3つが挙げられます。
- 相手に興味を持つ姿勢がない
- 相手の気持ちや状況を察するのが苦手
- 話をまとめるのが苦手
反対に、コミュニケーション能力が高い人の特徴については以下のページで解説しています。
1つ目は「相手に興味を持つ姿勢がない」という点です。話を聞く姿勢を持たなかったり、話しかけづらい雰囲気であったりすると、相手は話しかけるのをためらってしまうかもしれません。
相手の話を聞くときは、身体をきちんと相手に向け、相槌を頻繁にうって相手の話に興味があると示しましょう。また、普段から相手に興味を持ち、自分から質問をする姿勢も大切です。
コミュニケーション能力が低い2つ目の原因は「相手の気持ちや状況を察するのが苦手」ということです。相手のことを考えず、一方通行で話をする人は「空気が読めない」「相手をよく見ていない」と思われてしまいます。
コミュニケーションを取る際は、まず傾聴の姿勢を心掛けるとよいでしょう。傾聴することで、相手の細かな表情や姿勢から心情を推し量ったり、相手からさらに本音を引き出すための効果的な質問ができるようになったりします。
傾聴力について詳しくは以下の記事もご覧ください。
『傾聴力とは？コミュニケーションで活かすコツと鍛える方法をご紹介』
コミュニケーション能力が低い原因の3つ目として、「話をまとめるのが苦手」という点が挙げられます。頭の中で思いついたままに話をすると、相手は「何の話をしているのか分からない」「どうしてそんな話につながったのか」などと困惑してしまいます。話している本人も、「何を伝えたいのか分からなくなってしまった」という状況を引き起こしかねません。
話をまとめることが苦手な場合、ロジカルシンキングの力を身につけるのがおすすめです。ロジカルシンキングのスキルを身につければ、物事を深くスピーディに考えた上で、それを体系的にわかりやすく伝えることができるようになります。日常会話だけでなく、報連相や会議、提案資料作成など様々な業務で求められるスキルです。
ロジカルシンキングについて詳しくは以下の記事もご覧ください。
『ロジカルシンキングとは？メリットや基本的な考え方・鍛え方について紹介』
【階層別】コミュニケーション能力の診断チェックリスト
階層別に求められるコミュニケーション能力のチェックリストを以下に紹介します。自社の社員のコミュニケーション能力がその階層に見合ったレベルになっているか、チェックしてみましょう。
新入社員・若手社員のコミュニケーション能力診断チェックリスト
新入社員や若手社員は、まず自分と相手の双方を大切にするコミュニケーションができるようになることが大切です。相手と信頼関係を構築するための基本的な心構えやビジネスマナーができているか、チェックしましょう。
具体的なチェックリストは以下を参考にしてください。
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新入社員に身につけてもらうべきコミュニケーション能力について詳しくは、以下のページをご覧ください。
『新入社員向けコミュニケーション研修の内容｜事例や成功させるコツを紹介』
中堅社員のコミュニケーション能力診断チェックリスト
管理職手前の中堅社員には、上司・後輩・他部署など様々なメンバーとのコミュニケーションや後輩の成長を促すコミュニケーションが求められます。職場の中心となって様々なメンバーを繋ぎ、業務を円滑に進める力が身についているかチェックしましょう。
具体的なチェックリストは以下の通りです。
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中堅社員に求められるコミュニケーションについて詳しくは以下の記事もご覧ください。
『中堅社員に求められるコミュニケーションスキルとは｜育成のポイントや事例』
管理職のコミュニケーション能力診断チェックリスト
管理職には、部署の目標達成や部下育成、組織風土の醸成など多様な役割が求められます。役割を果たすために必要なコミュニケーション能力も多岐にわたります。以下のチェックリストを参考に、自社の管理職が補強すべきコミュニケーション能力はなにか、確認してみましょう。
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管理職に求められるコミュニケーションについて詳しくは以下の記事もご覧ください。
『管理職に必要なコミュニケーションスキルとは｜コツやスキルの身につけ方を解説』
コミュニケーションスキルは仕事においても重要
ここまで、コミュニケーション能力が高い人や低い人の特徴についてお伝えしてきましたが、そもそもなぜ仕事でコミュニケーションスキルが必要なのでしょうか。ここでは、コミュニケーションスキルが仕事において重要な理由を解説していきます。主な理由としては、下記の4つです。
- 幅広い人間関係が構築できる
- 情報交換や共有が容易になる
- 交渉がしやすくなる
- プレゼンの場でも活躍できる
それぞれどのような理由なのか、詳しく説明していきます。
幅広い人間関係が構築できる
コミュニケーション能力が高い人は幅広い人間関係を構築しており、そこから新たな仕事のチャンスなどを得ています。これは、社内に限った話ではありません。取引先や営業、セミナー、講習など、人脈はさまざまな場面から広げられます。
幅広い人間関係を構築する上で大切なのは「笑顔で話しかける習慣を続ける」ことです。無愛想だと話しかけづらいと思われてしまうので、常に笑顔を意識しましょう。
情報交換や共有が容易になる
ビジネスというのは、少なからず誰かと協力して行うものです。コミュニケーション能力があれば、会社内外に幅広い人間関係を構築できて、情報交換や共有が容易になります。
情報交換や共有が容易になるメリットは、作業を効率化できる点です。社員はそれぞれ得意分野や専門分野が違いますし、持っている情報や意見も異なります。それらの情報をスムーズに交換・共有できれば無駄な時間を削減することが可能です。
例えば、「分析したい情報のデータを社員の誰が持っているのか分からなくて、自分で調べたら後からデータが見つかって無駄な時間を過ごした」といった事態がなくなります。無駄な作業がなくなれば、社員は自分の仕事に専念できるでしょう。
交渉がしやすくなる
交渉というのは、高度なコミュニケーションです。なぜなら、うまく伝える力がないと「そもそも交渉の価値がない」と思われかねませんし、反対に伝え方を意識しすぎると「私をだまそうとしているのではないか」と相手に疑われかねません。
交渉においては、「相手の利益と自分の利益が衝突する場合に、どのような姿勢で交渉するか」というスキルが重要になってきます。
- お互いの本質的に達成したい要望は何なのか
- お互いの目的を達成する方法はないか
- 決裂した場合、代替案が使えるか
上記を念頭に置きながら相手と関わることで、交渉を上手に進めることができます。さらに、事前に代替案を多く集めておくことで、代替案を元に交渉を主導できるようになるでしょう。
アルーでは、双方が利益を得ることを目的にした「プラスサム交渉」を軸としたネゴシエーション研修を提供しています。「奪い合い」ではなく「問題解決」に結び付くネゴシエーションスキルを習得できます。
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ネゴシエーション研修
プレゼンの場でも活躍できる
プレゼンは企画・商品・思想など伝えたい情報を提示し、相手に理解・納得してもらう情報伝達の手段の一つです。
コミュニケーション能力の高い人は、プレゼンの場において、下記のようなポイントを事前に把握しています。
- 相手の関心、聞きたいこと、行動を起こす動機になる要素は何か
- 相手にどのような行動を起こしてほしいか
- 相手がその行動を起こすうえで、何が抵抗になるか
プレゼンのゴールを具体的に決めることで、プレゼンが滞りなく進められるようになるのです。
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プレゼンテーション研修
コミュニケーション能力を鍛えるならアルー株式会社の研修
コミュニケーションを鍛える方法をお伝えしましたが、人事担当をしている人の中には「コミュニケーション能力を上げる研修をしたいけれど、何をすれば良いか分からない」と悩んでしまう方もいますよね。
人材育成に関するお悩みを抱えている方は、アルー株式会社にご相談ください。アルーは研修をただご提供するのではなく、「育成の成果」にこだわっています。独自の評価ツールを用いて、研修の定着度や行動変化などの結果を可視化することが可能です。第三者にも研修の成果が分かるため、人事評価の判断材料としても活用できます。
コミュニケーションに関する研修も豊富にご用意しています。
▼コミュニケーション研修
組織にコミュニケーションの課題がある場合、原因は様々です。社員個人のスタンスや組織風土など、どこに原因があるかを捉え、最適な研修をご提案します。
詳しくは「コミュニケーション研修」のページをご覧ください。
▼プレゼンテーション研修
ストーリーライン作成方法やシンプルなスライド作成、インタラクティブなプレゼンテーションを学びます。経験豊富な講師や他の受講者からのフィードバックにより、受講者の強み・弱みを活かしたプレゼンスキルを身につけることができます。
詳しくは「プレゼンテーション研修」のページをご覧ください。
▼サービス資料をダウンロードする
▼アサーティブコミュニケーション研修
アサーティブコミュニケーションに必要な心構えや伝え方を複数のケーススタディを通じて学ぶことができます。
詳しくは「アサーティブコミュニケーション研修」のページをご覧ください。
▼ネゴシエーション研修
双方が利益を得ることを目的にした「プラスサム交渉」の考え方や手法を身につけることができます。「奪い合い」ではなく「問題解決」に結び付くネゴシエーションスキルを習得することが目的です。
詳しくは「ネゴシエーション研修」のページをご覧ください。
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コミュニケーション研修事例
アルーでは、コミュニケーション能力を鍛えるための研修を多くの企業に実施してきました。ここではそのうちの3つをご紹介します。
株式会社ストルアス ポジティブコミュニケーション研修事例
株式会社ストルアスでは、変化スピードの速い現代社会の中で顧客のニーズの変化に直面していました。変化する顧客ニーズに対応していくためには、社内のコミュニケーションを活性化し、ポジティブな情報交換が生まれる組織にしていく必要があります。
そこでアルーから、ポジティブシンキング研修をご提供しました。
研修ではグループワークの時間を設け、メンバー同士のディスカッションが行われるように工夫しました。「何を話してもよい」という雰囲気を講師が作ったため、受講者同士が自然と話しだし、コミュニケーションをとることができました。
研修後、研修で学んだ「ポジティブシンキング」が組織の共通言語となり、「ポジティブに考えよう」という姿勢が社員の中に芽生えたそうです。
当事例について詳しくは、以下のページよりご覧ください。
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東京海上日動あんしん生命保険株式会社 組織マネジメント研修事例
東京海上日動あんしん生命保険株式会社では、信頼関係と対話をベースにしたマネジメントの必要性を感じていました。研修前は対話があまり行われておらず、仕事の進捗確認だけになってしまったり、マネージャー側が話し過ぎてしまったりといった課題がありました。
そこで、マネージャーと課長代理層に向けて、「対話」をキーワードにした組織マネジメント研修を実施しました。
研修当日はマネジメント論の学習を行い、研修後に実践期間を設けました。学習した内容を基に上司と対話をしてもらったり、受講者同士でバディになって職場での実践と振り返りを行ってもらったりしたのが特徴です。
受講者からは「今日、明日から実践できるマネジメント手法を学べた」と好評で、「自身のマネジメント観やスキルを見直すきっかけになった」との声を頂いています。
当事例について詳しくは以下のページをご覧ください。
東京海上日動あんしん生命保険株式会社 外部の知見を取り入れた体系的な組織マネジメント研修事例
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不動産・建築建設会社A社 係長向けコミュニケーション研修事例
不動産・建築建設会社のA社では、組織目標を達成するためには社内の関係性の質を高める必要があると考えていました。社内の関係性の質を高めるためには、上司部下間のコミュニケーションの中心となる係長を育成するのが有効です。
そこでアルーより、新任係長向けのコミュニケーション研修を提供しました。
まずは係長の役割や心構えを学んでもらい、「職場のキーマン」としての行動を期待されていると自覚してもらいます。その上で、上位目標を咀嚼するスキルや巻き込み力、メンバーへの支援スキルなどを学んでもらいました。
受講者からは、「係長としての「目指すべき姿」「具体的なアクション」「良くない事例と理由」が明確になった」「会社が自分に求めている役割を再認識し、組織の中間層としての考え方・行動を学ぶことができた」といった声が挙がっています。
当事例について詳しくは、以下のページをご覧ください。
コミュニケーションを活性化し、組織力を向上させるための期待役割を認識する係長育成施策例
▼事例資料ダウンロード
まとめ
コミュニケーションは、相手の感情や意図を含めた相互理解です。コミュニケーション能力を高めることで、人間関係の構築ができる、情報の共有がしやすくなる、交流がしやすくなるなどのメリットがあります。
コミュニケーションを鍛えるには、報連相を徹底する、結論から伝える、相手に共感する、具体的に話すことを意識することが大切です。
現代社会においては、どのような人とも関係性を築けるコミュニケーション能力は必要不可欠と言えます。ビジネスで活躍できる人材を育成するためには、コミュニケーション能力の強化は避けては通れません。人材育成にお悩みの人事部のご担当者様は、ぜひアルー株式会社にご相談ください。
