仕事ができない人への指導方法を解説！教え方のコツと必要なスキル

2024-03-14 06:27（更新：2024-10-02 06:46）アルー株式会社コラム

「仕事ができない人への対応に時間を取られている」「仕事ができない人への指導方法がわからない」
こうした悩みを抱える管理職は少なくありません。仕事ができない社員がいると、チームワークが乱れたり、周囲の時間を無駄にしてしまったりといった事態が発生します。
この記事では、仕事ができない人への指導方法を徹底的に解説します。指導する際のポイントや、指導に必要なスキルも解説するので、ぜひ参考にしてください。

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目次[非表示]

1.仕事ができない人の特徴
2.仕事ができない人への指導方法
3.仕事ができない人を指導するのに必要なスキル
4.パワハラと思われない指導のコツ
5.指導スキル研修ならアルーにお任せください
6.まとめ

仕事ができない人の特徴

仕事ができない人の特徴は、「スタンス」と「スキル」の2つに分けられます。それぞれ詳しく解説します。

スタンス

仕事ができない人は、スタンスに以下のような特徴があります。

自発的に行動しない
自分と合う人としか一緒に働けない
目的意識をもって仕事をしていない
他責思考で言い訳が多い
学び続けない
変化への適応が苦手
プライドが高い

仕事ができない社員を指導する際には、こうしたスタンスを改善することが大切です。仕事ができない人に共通して見られるスタンスの特徴を解説します。

自発的に行動しない

仕事ができない社員は、自発的に行動することができません。常に上司から指示を与えられることを待っているため、いつまでも自走できずに成長が滞ってしまっています。
自発的な行動を苦手としているため、自分なりに仕事へ創意工夫しようという意図も薄いです。アメとムチでしか動くことができず、上司が期待している成果を出すことができません。社会人としての意識転換ができておらず、「仕事は上司から与えられるもの」と勘違いしている場合もあります。

自分と合う人としか一緒に働けない

仕事ができない人の特徴として、自分と合う人としか一緒に働くことができない点も挙げられます。
仕事をこなしていく上では、多種多様な人材と関わることが欠かせません。特に最近ではダイバーシティが重視されているため、これまで以上に多様な人材と関わる必要があります。
しかし、仕事ができない社員は自分と異なる価値観、文化を持つ人と協働できません。多様な環境での動き方を知らないため、自分とは異なる仕事の進め方や態度を目にすると衝突を起こしてしまったり、自分の意見を押し殺してしまったりします。

目的意識を持って仕事をしていない

目的意識を持って仕事をしていないことも、仕事ができない人に共通するスタンスです。
いつも目の前の仕事をこなすことだけを考えており、仕事の背後にある目的や目標に目を向けることができません。物事をより良くしようという視点が欠落しているため、ただ黙々と作業をこなすだけになってしまうのです。
また、目的意識を持っていないため、目の前の仕事から学びを得ることができません。「経験から教訓を得て行動を改善する」というプロセスが実践できず、成長が滞ってしまいます。

他責思考で言い訳が多い

仕事ができない人は、常に他責思考へ陥ってしまっています。
他責思考とは、ネガティブな出来事の原因を他者や環境から見出そうとする思考です。仕事ができない人はこうした思考がクセになってしまっています。
例えば商談に遅刻してしまった際も、「道路が渋滞していたから」「忙しい時刻を先方が提案してきたから」といったように、他者に原因を押し付けてしまうでしょう。こうした思考があると、失敗から反省して学びを得ることができません。その結果、本人の成長が停滞したり、周囲を困惑させたりしてしまいます。

学び続けない

学び続けないことも、仕事ができない人に共通する特徴です。
新しいビジネスモデルや技術が次々と登場する昨今では、常に学び続ける姿勢が欠かせません。しかし、仕事ができない人はこうした思考を持っていないため、時代に取り残されてしまいます。
人から学んだり、自主的に研修に参加したりなど自己研鑽をする姿勢が身についていないため、ついつい「今まで通りのやり方でよい」と考えてしまい、成長できなくなってしまうのです。

変化への適応が苦手

仕事ができない人は、変化への適応を苦手とする傾向があります。
前述した通り、昨今は新しいビジネスモデルや技術が次々と登場する、変化の激しい時代です。VUCAとも呼ばれる現代のビジネス環境では、外部環境の激しい変化へ適応する力が求められます。
しかし仕事ができない人は、新しいやり方や技術を積極的に試そうとしません。無意識のうちに今まで通りのやり方を「心地よい」と感じてしまうため、市場ニーズやビジネスモデルの変化に取り残されてしまうのです。

プライドが高い

仕事ができない人に共通する特徴として、プライドが高い点も挙げられます。
仕事ができない社員は、自分自身を客観視することが苦手です。「自分が周囲からの期待へ応えられていない」ということに気づけないため、プライドが高くなってしまいます。
また、プライドが高いと、「自分のやり方が一番良い」「他の社員は自分よりも非効率だ」といった考えに陥ってしまうでしょう。こうした考えが学びの足かせとなってしまった場合、さらに仕事ができなくなるという悪循環に陥ります。

スキル

仕事ができない社員に共通して見られるスキル面での特徴は、以下の通りです。

仕事相手の期待値を把握できない
タスク管理ができていない
報連相ができていない
情報を構造的に整理することができない
仕事の優先順位がつけられない

仕事ができない人を指導する際には、こうしたスキルの傾向を把握しておくことも大切です。仕事ができない社員に共通する、スキルの特徴を解説します。

仕事相手の期待値を把握できない

仕事ができない社員は、仕事相手からの期待値を把握することが苦手です。
相手からどれほどのアウトプットが求められているのかを確認せずに仕事を引き受けてしまうため、業務のゴールを明確化できません。その結果、見当外れのアウトプットを出してしまったり、質の低い仕事をしてしまったりします。
また、仕事のできない人は、納期のすり合わせがうまくいかないことも多いです。いつまでに仕事を終わらせるべきなのかを把握していないため、相手の期待よりも仕事が遅れてしまい、上司や同僚へ迷惑をかける場合もあります。

タスク管理ができていない

仕事ができない社員は、タスク管理ができていません。
仕事を進める際には、自分が進めるべき仕事に優先順位をつけた上で、優先度の高いものから順にこなしていくことが重要です。仕事のできない社員はタスク管理ができないため、「自分が今何をやるべきなのか」が把握できないことが多いです。
例えば営業部の社員が、上司から「次の商談の準備は大丈夫？」と聞かれた場合を考えます。タスク管理ができている社員の場合、「あとは資料を印刷すれば大丈夫です」と明確に返答できるでしょう。一方でタスク管理ができていない社員は、商談の準備完了までに自分が何をやるべきなのかわかっていません。その結果、「だいたい大丈夫です」といった曖昧な返答しかできず、周囲を困惑させてしまいます。本人がタスク管理できていないと、上司や周囲も何をサポートすればよいかわからないため、周囲からのフォローを受けることもできなくなってしまうでしょう。

報連相ができていない

報連相ができていないことも、仕事ができない人に共通して見られる特徴です。
具体的には、以下のような行動が見られます。

わからないことを上司や先輩社員に相談せず、放置する
失敗やミスが発生したとき、速やかに報告しない
業務の進捗状況を上司へ共有せず、トラブルを招いてしまう

報連相を怠ると、問題の早期解決ができません。その結果、小さな失敗が大きなトラブルを招いてしまったり、取り返しの付かない事態まで発展したりします。また、上司が仕事の進捗状況を把握できなくなるため、フォローやサポートも提供しづらくなるでしょう。

情報を構造的に整理することができない

仕事ができない人に共通する特徴として、情報を構造的に整理できない点も挙げられます。
情報を構造的に整理できないと、情報共有が非効率になります。自分の頭に思い浮かんだ順で話を進めてしまうため、聞き手から「結局、何を言いたいの？」と言われてしまうことが多いです。
また、情報の構造化が苦手な社員がいると、議論が非効率になります。これまで出た意見の構造を整理できないため、議論の流れを無視した意見を提示してしまったり、重要でない部分を延々と指摘してしまったりするのです。

根拠から結論に至るまで情報を構造的に整理するロジカルシンキングの鍛え方について、詳しくは以下のページをご覧ください。
『ロジカルシンキングの鍛え方とは？ステップごとのトレーニング方法』

仕事の優先順位がつけられない

仕事の優先順位がつけられないことも、仕事ができない人に共通する特徴です。仕事の優先順位がつけられないと、以下のような行動が見られます。

想定外の残業が多くなる
決められた時間までに仕事を終わらせることができない
納期遅れやスケジュール変更が多くなる
周囲の社員や顧客との約束を破ってしまう

仕事の基本的な段取りがうまくいかないため、失敗やミス、スケジュール変更が多くなります。その結果、周囲からの信頼をなくしてしまったり、仕事をもらえなくなったりしてしまうのです。

参考：仕事で抜けが多い人の特徴は？5つの方法で抜け漏れを防ごう！｜jobda

仕事ができない人への指導方法

仕事ができない人へ指導する際には、報連相を始めとした基本行動を徹底させることが大切です。また、社員の個性や適性に応じた仕事をアサインしたり、マニュアルを作成したりすることもよいでしょう。
仕事ができない人への指導方法を解説します。

報連相など基本的行動を徹底させる

仕事ができない社員を指導する際は、まず報連相などの基本行動を徹底させることが大切です。
報連相やタスク管理の方法は、すべての業務を進める際の土台となります。社会人となると当たり前のようにこれらをこなすことが求められますが、こうした基本行動は意識しないと身につきません。研修やOJTを通じて、報連相や段取りなどの基本的な行動を定着させることが大切です。基本行動ができるようになるまでは、細かく指示を出したり、こまめに進捗状況を確認したりして、意識的にサポートすることが大切です。

社会人として求められる心構えや立ち振る舞いを身につける研修については、以下のページをご覧ください。
「社会人の基本100本ノック」研修プログラム

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社会人の基本100本ノックサービス資料ダウンロード「社会人の基本100本ノック」のサービス資料をダウンロードいただけます。社会人としてふさわしい考え方や振る舞い方を学びます。アルー株式会社

「説明する→やってもらう→フィードバック」のサイクルを繰り返す

指導のコツ

仕事ができない社員を指導する際には、以下のサイクルを繰り返してみましょう。

説明する……仕事の内容や進め方、スケジュールや期限などを理解させる
やってもらう……実際に仕事へ取り組む
フィードバック……できている部分・できなかった部分を指摘し、自分の行動を改める

こうしたサイクルを繰り返すことで、徐々に基本的な仕事の進め方が定着します。サイクルを回して成功体験を積んでもらい、本人の能力的成長とモチベーション向上を促しましょう。
なお、OJTを実施する際には、先程のステップの1つめに「やってみせる」を追加することも有効な手段です。実際に先輩社員が仕事に取り組む姿を観察させ、吸収できる点を探してもらいましょう。

OJTの概要や効果的な進め方は以下のページで詳しく解説しています。
『OJTとは？OFF-JTとの違いや効果的な方法をわかりやすく解説』

個性・適性を見極めて仕事を任せる

個性や適性を見極めて仕事を任せることも、仕事ができない人を育成する際のポイントです。
メンバーには、それぞれ得意とする仕事・不得意とする仕事が存在します。一見仕事ができないように見える社員でも、仕事次第では本人にしか出せないようなアウトプットを出してくれるかもしれません。
本人の希望も聞きながら、個性や適性を見極めて仕事を割り振ることが大切です。日頃からメンバーの行動を細かくモニタリングし、本人のスキルレベルや得意領域を見極めましょう。

人としての成熟も支援する

仕事ができない人を指導する際には、人としての成熟を支援することも大切です。業務遂行スキルだけを高めるのではなく、スタンスやマインド面での成長を促しましょう。
具体的には、以下のような観点が大切です。

仕事に対して責任感を持ってもらう
視野を広げ、一段高い視座から仕事を捉えてもらう
想像力を働かせ、他者を尊重する姿勢を身につけてもらう

社員の精神的な成熟を支援することは、中長期的な成長を実現することにもつながります。研修や1on1ミーティングなどを通じて、マインド面へのアプローチを行いましょう。

信念や心構え、価値観や判断基準といった物事に対する考え方や向き合い方について、詳しくは以下のページをご覧ください。
『マインドセットとは？意味や重要性、変える方法をご紹介』

マニュアルをつくる

仕事ができない社員を指導する際には、マニュアルを作成することも一つの手段です。
仕事ができない人は、「一度に内容を覚えることが苦手」「口で説明されても理解しづらい」という悩みを抱えていることがあります。
マニュアルがあれば、社員はいつでも内容を見返せるため、何度でも学習し直すことが可能です。仕事の進め方やチェック項目などをマニュアルにまとめ、社員へ配布しましょう。また、マニュアルがあれば、仕事の疑問点を上司へ相談する回数が減るため、上司の負担軽減にもつながります。

フィードバックの頻度を増やす

フィードバックの頻度を増やすことも、仕事ができない人を指導する際のポイントです。
具体的には、進捗報告の機会を増やすことがおすすめです。こまめに進捗報告を行わせることで、納期遅れやスケジュール変更が発生する前にフォローへ入ることができます。
また、報連相がなかなか定着しない場合は、上司から積極的に進捗状況を確認することも一つの手段です。「仕事で困っていることはない？」「順調に進んでる？」といったように、声掛けの機会を増やしてみましょう。

相手が萎縮しないような伝え方を心がける

仕事ができない人を指導する際には、相手が萎縮しないような伝え方を心がけてみましょう。
仕事ができない社員の場合、周囲へ質問したり助けを求めたりすることに引け目を感じている場合があります。上司から指導されることを怖がってしまったり、避けてしまったりする人もいるでしょう。
相手が萎縮しないような伝え方を心がけることで、「わからないことは質問しても良い」と理解してもらいましょう。安心感を持って働いてもらうことでモチベーションの向上を促せますし、トラブルやミスの報告漏れといった事態を防ぐこともできます。
質問や報連相がしやすい環境を作るためには、心理的安全性を高めることが重要です。

心理的安全性について、詳しくは以下のページをご覧ください。
『心理的安全性とは？高める方法や人事が行うべき施策について』

できたことはしっかり認めてあげる

できたことはしっかりと認めてあげることも、仕事ができない人を指導する際のポイントです。
仕事ができない人を指導する場合、ついつい「〇〇ができていない」「〇〇はこうするべきだった」といったように、できていない部分を中心とした指導を行ってしまいがちです。しかし、できていない点ばかりフィードバックしていると、モチベーションの低下を招きます。また、一度にできていない点をたくさん指摘されても、すべて吸収することは難しいです。
できていない点ばかりに目を向けず、できたことをしっかり褒めることを意識しましょう。相手に成功体験を積ませれば、仕事に対して前向きな姿勢で取り組んでもらえるようになります。フィードバックする際には、ポジティブフィードバックとネガティブフィードバックの割合を「2：1」程度にするのがおすすめです。

積極的にコミュニケーションをとる

仕事ができない社員を指導する際には、積極的にコミュニケーションをとることを意識してみましょう。
例えば、「仕事の調子はどう？」「あの案件はどこまで終わった？」といった声掛けが考えられます。相手のプレッシャーにならない程度に進捗状況を確認し、必要に応じてフォローを行いましょう。
また、「わからないことはない？」「困っている点は何かある？」といったように、上司側から疑問点がないか聞いてあげることも大切です。

上司に求められるコミュニケーションスキルの概要や身につけ方は、以下の記事で詳しく解説しています。
『管理職に必要なコミュニケーションスキルとは｜コツやスキルの身につけ方を解説』

仕事ができない人を指導するのに必要なスキル

仕事ができない人を指導する際には、以下の3つのスキルが必要です。

コーチングスキル
ティーチングスキル
フィードバックスキル

管理職にはこうしたスキルを磨いてもらい、指導に役立てましょう。仕事ができない人を指導する際に求められる3つのスキルを解説します。

コーチングスキル

仕事ができない人を指導する際に役立つスキルとして、コーチングスキルが挙げられます。
コーチングとは、マンツーマンでの対話を通じて、相手の自発的な成長を促すことです。コーチングを行う際には、仕事の進め方やコツを直接教えず、相手の気づきを促すような質問やフィードバックを提供することに徹します。
コーチングでは答えを提示しないため、社員は自力で答えへたどり着く必要があります。この過程で、社員は自発的に学ぶ姿勢を身につけることができるのです。自発性が身につけば、常に学び続ける姿勢が形成されるため、仕事ができない状態からの脱却につながります。

コーチングの進め方やメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
『コーチングとは｜メリット・デメリットや必要スキルについて紹介』

ティーチングスキル

ティーチングスキルも、仕事ができない人を指導する際に必要なスキルの一つです。
ティーチングとは、仕事の進め方やコツなどを直接社員へ指導することを指します。コーチングと対になる概念で、業務の型となる知識を効率的に身につけられることが特長です。
前述したコーチングを実践するためには、答えを導くのに必要な最低限の知識を相手が持っている必要があります。そのため、仕事を始めて間もない新入社員や若手社員の場合、求める答えがなかなか出てこないことも多いです。こうした際にはティーチングを実施して、仕事を進めるのに必要なスキルや知識を上司が直接教えるとよいでしょう。

フィードバックスキル

仕事ができない人を指導する際には、フィードバックスキルも重要です。
フィードバックとは、相手のアウトプットに対して客観的な指摘や評価を提供することを指します。部下が仕事で何らかのアウトプットを出した場合には、上司が積極的にフィードバックを提供しましょう。
フィードバックを行う際には、できるだけ業務から時間が経たないうちに行うことが大切です。また、「できていない点」だけを指摘するのではなく、「できていた点」もあわせて伝えるよう意識してみましょう。

パワハラと思われない指導のコツ

仕事ができない人を指導する際、「パワハラだと思われたらどうしよう」と不安になる管理職もいると思います。パワハラと思われないような指導を行うためには、どういった点を意識すればよいのでしょうか。
パワハラにならない指導を行うために知っておきたいコツを解説します。

「人」と「事」を切り分ける

指導の際には、「人」と「事」を切り分けることを意識しましょう。
例えば社員が、「プロジェクトの納期に間に合わなくなってしまった」という失敗をした場面を考えます。こうした際に、「〇〇さんは時間にルーズだね」「あなたはいつもダメだね」といったような、人格を否定する指導は望ましくありません。「納期遅れの原因となった行動は〇〇だよね」「納期遅れを繰り返さないしくみを作ろう」といったように、あくまでもミスやトラブルの事象に着目した指導を行うことが大切です。「人」と「事」を切り分けて考えることで、次回以降の改善につながる効果的な指導が実践できます。

部下の意見を聞く

パワハラと思われない指導を行うためには、部下の意見を聞くように心がけることが大切です。
パワハラを行ってしまう管理職に共通して見られる特徴が、「相手の意見を聞かずにまくしたててしまう」「一方的に叱責してしまう」といったものです。相手の考えを尊重せず上司の意見を押し付けてしまった場合、パワハラと思われてしまう可能性が高いですし、何より本人の成長につながる指導ができません。指導の際には意識的に部下の声に耳を傾けることで部下の見ている「世界」を知り、なぜ仕事がうまくいかないのかを理解することに努めましょう。
そのためには、部下の話を傾聴することが重要です。

傾聴力を高めるメリットついて、詳しくは以下のページをご覧ください。
『管理職の傾聴力を高める育成方法とは？傾聴力を高めるメリットと目的』

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OJTトレーナー研修の詳細は、以下のページからご覧ください。
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アルーのティーチング研修の詳細は、以下のページからご確認ください。
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昨今では、組織に多様な視点を取り入れるダイバーシティが重視されています。多様な人材を活用するために必要なことが、ダイバーシティマネジメントの能力です。
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