ファシリテーターとは？上手い人の特徴・役割・コツ
会議を有意義な場とするために欠かせない存在であるファシリテーター。
最近では企業研修の一環としてファシリテーションを扱うなど、ファシリテーターの育成に力を入れる企業も増えてきています。それでは、ファシリテーションを円滑に進めるためにはどういった点を意識すればよいのでしょうか。
この記事では、ファシリテーターの概要や役割、ファシリテーションがうまい人の特徴などを徹底的に解説します。ファシリテーションのコツも解説するので、ぜひ参考にしてください。
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ファシリテーターとは
ファシリテーターとは、会議やワークショップなどで、参加者同士のコミュニケーションや議論を円滑に進める役割を担う人物 のことです。
一般的に、集団内部での知的相互作用を促進することを「ファシリテーション」と呼びます。ビジネスにおけるファシリテーターは、企業における会議の場で知的相互作用を最大化することが主な役割です。
個々の力を結集して組織力を高めるためには、効果的なファシリテーションが欠かせません。組織の成果を最大化する上で、ファシリテーターは大切な役割を担っています。
参考：堀公俊『ファシリテーション入門』日本経済新聞社
ファシリテーターと司会との違い
ファシリテーターとよく混同される概念に、「司会」が挙げられます。
ファシリテーターと司会はどちらも会議の進行をスムーズにするという点で共通していますが、責任の範囲に大きな違いがあります。司会は会議をスムーズに進行させることが求められますが、「最終的に合意が得られるか」「議論の内容がどうなるか」といった点には関与しません。一方で、ファシリテーターは参加者へ意見を求めながら議論をまとめ、最終的に参加者の合意形成を行う必要があります。
ファシリテーターとネゴシエーターとの違い
ファシリテーターとネゴシエーターの違いは、主にその役割と目的にあります。ファシリテーターは会議や研修などで進行役を務め、参加者の発言を促し、話の流れをまとめ、目標達成に導くことが主な役割です。ファシリテーターは対立や感情の衝突をコントロールし、全員の合意形成と相互理解をサポートします。
一方、ネゴシエーターは、利害関係のある相手との交渉により合意形成を目指す人です。ネゴシエーションは、意見の不一致が生じた際に、説得術や傾聴などのスキルを駆使しながら相手との調整を図る手法を指します。ファシリテーターは場の進行と調整を行い、ネゴシエーターは交渉を通じて直接的な合意を目指します。
ネゴシエーション研修は、以下のページから詳しくご確認いただけます。
ネゴシエーション研修
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ファシリテーターの役割
ファシリテーターの概要を解説しました。それでは、ファシリテーターには具体的にどういった役割が求められるのでしょうか。
ここからは、ファシリテーターに必要とされる役割を解説します。
目的の設定・共有
ファシリテーターは、会議全体の目的を設定し、参加者全員へ共有する必要があります。
会議を有意義な場にするためには、「そもそもどうしてこの会議を実施しているのか？」という目的を周知する必要があります。目的が曖昧なままだと、議論が脱線しやすくなったり、本質的でない議論に時間を費やしてしまったりするでしょう。こうした事態を防ぐためには、ファシリテーターがしっかりと会議全体の目的を設定し、着地点はどこなのかを参加者に提示するのが大切です。
意見を交わしやすい場の構築
意見を交わしやすい場の構築も、ファシリテーターの役割です。
人間は誰しも、最初に話し始めるのは緊張するものです。参加者が会議で遠慮してしまったり空気を読んでしまったりして、なかなか議論が深まらないという事態は決して珍しくありません。
ファシリテーターは、こうした状況にならないよう、意見を交わしやすい雰囲気を作る必要があります。会議中に適宜参加者へ意見を求めるのはもちろん、椅子やテーブルのセッティングなどを工夫するのもファシリテーターの役割です。
参加者の意見の整理をする
ファシリテーターは、参加者の意見を整理することが求められます。
会議では、議論が煮詰まってしまう場面がたびたび発生します。意見が多く、会議の目的からずれてしまいそうな時は、現時点までに出ている意見をホワイトボードやマーカー、付箋などをうまく活用しながら、わかりやすく整理するのもファシリテーターの役割です。
合意形成に向けた会議の進行
合意形成に向けた会議の進行も、ファシリテーターの役割の一つです。
意味のある会議にするためには、参加者同士で合意形成を行うことが欠かせません。
ファシリテーターは、会議で有意義な結論を出すために、議論を導いて着地させる役割があります。もし参加者同士が対立関係に入ってしまっても、両者の共通点を見出しながら、冷静に合意形成へ向けた議論を進めるのが大切です。
ファシリテーターに必要な7つのスキル
ファシリテーターには、主に以下のようなスキルが必要です。
- 場のデザインスキル
- ロジカルシンキング
- 問題解決力
- ネゴシエーション
- 傾聴力
- 共感力
- 計画策定力
ここからは、ファシリテーターに求められるスキルを一つ一つ解説します。なお、ファシリテーションスキルについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
『ファシリテーションスキルとは？必要な4つのスキルと向上させるコツ』
ファシリテーションが上手い人の特徴
ファシリテーターとして優秀な人には、参加メンバーに信頼されていたり、人物や意見に対して分け隔てなく対応できたりするといった特徴があります。また、自分自身のアイディアを出せるというのも、ファシリテーターとして重要な素質の一つです。
ここからは、ファシリテーターが上手い人に見られる特徴を解説します。
参加メンバーに信頼されている
ファシリテーターが上手い人材は、会議の参加メンバーから信頼されています。
会議を導いていくためには、参加メンバーから「この人なら任せられるな」と思ってもらうことが大切です。こうした信頼があれば会議が円滑に進みますし、ファシリテーターが導いた結論に対する納得も得やすくなります。実力面での信頼はもちろん、優秀なファシリテーターはメンバーから人間的な信頼を寄せられているという特徴をおさえておきましょう。
人物・意見に対して分け隔てなく対応できる
ファシリテーションが上手な人材は、人物や意見に対して別け隔てなく対応できます。
もしファシリテーターが偏った見方をしてしまうと、会議全体が誤った方向へ進む可能性が高くなるでしょう。ファシリテーターは議論を導くという重要な役割を担っている分、ファシリテーター自身の中立性には注意を払う必要があります。
ファシリテーションが上手な人材は中立的な観点を大切にしているため、人物や意見に対して偏見を持たずに対応できるのです。
意見から自身のアイディアを出せる
ファシリテーターとして優秀な人物は、意見から自分自身のアイディアを出すことができます。
例えば会議が行き詰まってしまった場合、状況を打開するのはファシリテーターの役割です。ファシリテーションが上手い人材は、これまでに出された意見を見渡しながら、突破口につながるアイディアをメンバーへ提示できます。
また、意見が対立関係に陥ってしまった際にも、ファシリテーターのアイディアが役立ちます。優秀なファシリテーターは、一見対立しているように思える意見にも柔軟に共通項を見出し、そこをきっかけに合意形成が促進できるのです。
裏方に徹することができる
優秀なファシリテーターは、裏方に徹することができます。
ファシリテーターは、基本的に裏方の役回りがほとんどです。意見が出やすいような会場のセッティングや会議の進行などは、どれも裏方の仕事と言えるでしょう。こうした仕事にも創意工夫を凝らしながら、円滑に進行できるのが優秀なファシリテーターの特徴です。会議の進行中も、自分自身の独断で議論を導くのではなく、あくまでも裏方の立場からメンバーの意見交換を促進できます。
ファシリテーターをうまくこなすコツ
ファシリテーターとして成功するためには、会議前に5W1Hで全体設計を行うことや、会議のはじめにアイスブレイクを導入するのが大切です。また、議論の構造化やWin-Winの合意形成も重要なポイントといえます。
ここからは、ファシリテーターとしてうまくこなすために知っておきたいコツをいくつか紹介します。
会議前に5W1Hで全体設計をしておく
ファシリテーターとして成功するためには、会議前に5W1Hに沿って全体設計を行うことが大切です。5W1Hの内容は、それぞれ以下の通りです。
- Why（なぜ）……会議の目的や背景
- What（何を）……決定事項は何か、会議のアウトプットは何か、事前資料はあるか
- When（いつ）……いつ会議を行うのか、時間はどれぐらいかけるか
- Where（どこで）……どこで会議を行うのか
- Who（誰が）……会議の参加者は誰か、誰がどういった役割を担っているのか
- How（どうやって）……どのように会議を進めていくのか、会議のグランドルールは何か
5W1Hに含まれるそれぞれの観点を意識することで、場当たり的にならない、効率的な会議運営を実現できます。
会議のはじめにアイスブレイクなどで場作りをする
会議のはじめにアイスブレイクを実施して、場作りを徹底するのもファシリテーターとして大切なポイントです。
アイスブレイクを実施する際は、声を出したり体を動かしたりして、参加者の緊張をほぐすことを意識しましょう。そもそもアイスブレイクとは、立場や考え方が異なる人と接するときの緊張感を和らげるためのものです。少しでも会議の居心地がよくなるよう、グループ編成や内容を工夫しながら進めていってください。しっかりとお互いが引き出し合い、協力し合う雰囲気を作るのが理想です。
議論を構造化し、全員で論点を共有する
ファシリテーターとして成功するためには、議論を構造化した上で、全体で論点を共有する必要があります。
問題を構造化する際には、ロジカルシンキングのフレームワークが役に立ちます。例えば、似たような意見をまとめる「グルーピング」を行えば、同じような意見がちらばっていて議論がわかりづらいといった状況を打開できます。また、議論全体を正確に整理するためには、MECEの考え方も大切です。議論をうまく構造化して、全員で論点を共有するよう心がけてみてください。
ロジカルシンキングに関して、詳しくは以下のページで解説しております。
『ロジカルシンキングとは？メリットや基本的な考え方・鍛え方について紹介』
原因を見極めてから問題解決を行う
問題が発生している場合には、問題の原因を見極めてからアプローチするのがコツです。
例えば「意見は持っていそうなのに発言してくれない人がいる」という問題が発生している場合を考えます。こうした状況で、「〇〇さん、何か発言してください」と無理やり話させようとするのは望ましくありません。意見を出せない原因を見極めてから、原因に合わせた対策を取りましょう。たとえば、立場を気にしていることが原因の場合には、付箋に意見を書くことで発言しやすくするなど、それぞれの原因に対して最適な解決策を実行するのが大切です。
全員を巻き込んでWin-Winの合意形成を行う
ファシリテーターは、全員を巻き込んでWin-Winの合意形成を行うよう心がけましょう。Win-Winの合意形成を行うためには、大きな視点に立ち返るのが大切です。
なお、もし納得ができない人がいる場合、強引に会議を進めると抵抗を招いてしまう可能性が高いです。こうした場合には、全社最適の視点を大切にして、Win-Winな関係を重視するようにしましょう。全員を巻き込んで関係構築を行うことで、納得度の高い結論をスムーズに導き出すことができます。
「誰が」「いつまでに」「何を」するのかを明確にして行動計画を策定する
ファシリテーターとして成功するためには、「誰が」「いつまでに」「何を」という3つの観点を明確にした行動計画を策定するのが大切です。
会議で行動計画を策定する際にありがちなのが、「マーケティング部が顧客調査を行う」「商品企画部が商品開発を行う」といったように、大雑把な内容だけを決めてしまうケースです。こうした行動計画では、責任の所在や実現の期限が明確化されないため、実効性が担保されません。行動計画を策定する際には、「誰が」「いつまでに」「何を」という3つの観点を意識して、明確な内容となるよう心がけてみてください。
ファシリテーションが上手い人がいるメリット
ファシリテーションが上手い人がいると、会議のゴールが明確になったり、会議の心理的安全性が高まって議論が進行しやすくなったりします。また、合意形成がしやすくなるのも大きなメリットの一つです。
ファシリテーションが上手い人材がいることのメリットを詳しく解説します。
ゴールが明確になる
ファシリテーションが上手い人材がいると、会議のゴールが明確になります。
会議に熱が入ると、なかなか結論が導き出せないケースがあります。また、反対に議論が停滞してしまい、有意義な結論が出せないまま会議が終了してしまう場合もあるでしょう。
上手なファシリテーターがいれば、会議のゴールが明確になるため、議論が脱線したり停滞したりすることが減ります。有意義な議論ができるようになるため、会議のアウトプットの質が高まるでしょう。
会議での心理的安全性が高まる
会議での心理的安全性が高まるのも、上手なファシリテーターがいるメリットです。
心理的安全性とは、「この組織ならありのままでいられるな」という、組織に対する安心感のことです。会議での心理的安全性が高ければ、参加者は思ったことを率直に口にしやすくなるため、議論が深まります。
特に、「若手社員が遠慮してしまって思っていることを口に出さない」というケースは多いです。こうした際には、会議中のファシリテーションが有効な解決策となるでしょう。
心理的安全性が高いことのメリットなどについては、下記記事をご覧ください。
『心理的安全性とは？作り方や高める方法、ぬるま湯組織との違いについて解説』
合意形成がしやすくなる
ファシリテーションが上手い人材がいると、会議での合意形成がしやすくなります。
この記事で何度か触れてきたように、ファシリテーターの主な使命は会議での合意形成をスムーズに行うことです。効果的にファシリテーションを実施すれば、意見が対立構造に陥ってしまったり、議論が停滞してしまったりといった失敗を防ぐことができます。ファシリテーションを通じてスムーズな合意形成ができれば、参加者の結論に対する納得度も高くなるでしょう。
時間を適切に管理できる
時間を適切に管理できるようになるのも、上手なファシリテーターがいることのメリットです。
ファシリテーターは、会議の進行だけでなくタイムキーパーとしての役割も担います。時間を適切に管理して、議論のペースを調整するのもファシリテーターの大切な仕事の一つです。ファシリテーターがしっかりと時間管理できれば、「議論が無駄に長引いてしまう」「時間切れになってしまい、結論が出ない」といった事態を防ぐことができます。
ファシリテーターをおく際に注意すべきポイント
ファシリテーターがいると、生産性の高い会議を実現しやすくなります。しかし、「ファシリテーターを置けば安心」というわけではありません。ファシリテーターの効果を十分に発揮するためには、以下の2つの課題点を把握する必要があります。
- ファシリテーターの能力に依存
- 一人しかいないと負担が大きい
それぞれ解説します。
ファシリテーターの能力に依存
ファシリテーターがいると、会議のゴールが明確になったり、会議の心理的安全性が高くなったりといった効果があります。ただし、これらの効果はファシリテーター個人の能力に依存します。
ファシリテーターが場のデザインスキルやロジカルシンキングスキルなどを持ちあわせていない場合、ファシリテーターとしての役割を十分に果たすことができません。結果として、ファシリテーターを置くことによるメリットを享受できなくなります。
優秀なファシリテーターとなるためには、様々なスキルが必要です。以下の記事を参考に、必要なスキルを身につけてもらうための研修を実施するとよいでしょう。
『ファシリテーションスキルとは？必要な4つのスキルと向上させるコツ』
一人しかいないと負担が大きい
ファシリテーターをする際には、会議の前から準備をする必要があります。会議当日も多様な参加者の声を吸い上げながら、ゴールを目指すことが求められます。そのため、ファシリテーターが毎回同じ人になってしまうと、その人の負担が大きくなってしまいます。
人事部は、ファシリテーターを担える社員を複数育てるように意識しましょう。階層別研修にファシリテーション研修を取り入れ、全員に一律で学んでもらうのもおすすめです。
ファシリテーション研修について詳しくは以下の記事をご覧ください。
『ファシリテーション研修の目的や得られるスキルを詳しく紹介』
ファシリテーターを育てる研修内容
ファシリテーターを育てるためには、研修の実施が効果的です。
ファシリテーターを育てる研修では、まず会議の全体設計の方法や、場の雰囲気づくりについて学んでもらうとよいでしょう。その際には、ワークなどを取り入れて実践的な場を想定した演習を行うのがポイントです。
その後、議論の内容を構造化する方法や、問題場面への対応、合意形成を行う方法などを扱います。ここでも、ワークを豊富に取り入れて実践との接続を行いましょう。
ファシリテーター研修の内容は、以下の記事でも詳しくご確認いただけます。
『ファシリテーター研修とは？役割やメリット、実施方法を解説』
アルーが行っているファシリテーション研修について、具体的なプログラム例は以下のページで紹介しています。
ファシリテーション研修
▼サービス資料をダウンロードする
アルーのファシリテーション研修事例
人材育成を手掛けているアルーでは、これまでファシリテーターの育成をサポートする研修を数多く実施してきました。
ここからは、それらの中から特に参考となるファシリテーション研修の事例を3つピックアップして紹介します。
ファシリテーション研修の具体的な事例を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
旭化成株式会社様
会社全体として生産性の向上に取り組んでいた旭化成株式会社様では、生産性向上プロジェクトの一環としてファシリテーターの育成を実施しました。
まずは研修でファシリテーションスキルの習得や行動計画の立案を実施しています。その後、実行フェーズで各職場での会議でファシリテーションを実践し、行動計画を実行してもらいました。その後、再び研修で会議の課題や原因、解決策の検討をさらに詳しく扱い、2度目の実行フェーズで実践に取り組んでいます。
研修後のアンケートでは、会議のゴールを認識し参加することの重要性の理解が深まり、時間を意識しアクションプランにつなげられるようになってきたという成果が見られました。第1回目の施策後には、会議時間が1人あたり週平均58分の削減に成功し、第2回目の施策後には、会議時間が1人あたり週平均53分もの削減に成功しています。
現場と研修を効果的に繰り返し、ファシリテーターの育成に成功した事例です。本事例の詳細は、以下のページからご覧ください。
会議の生産性向上施策（旭化成株式会社）
管理職向け会議ファシリテーション力強化研修
「会議の生産性が低い」という点に課題を感じていた製造業界のA社では、管理職を対象とした会議ファシリテーション力を強化する研修を実施しました。
本事例では1.5日間に渡るプログラムを実施し、問題解決の方法や問題の所在の特定、問題の原因追求などを重点的に扱いました。その後、問題の対策決定や会議の振り返りの方法を学び、最後にアクションプランを作成してまとめています。事後課題としてアクションプランの実践を設定し、実際の会議でファシリテーションに取り組んでもらいました。
研修後、【ファシリテーションにおいて目線合わせの重要性を再認識できたのでファシリテーションの型を社内会議で実践していきたい】、【自分自身で実践しフィードバックがあったことで理解度が深まったので、今後より良い会議運営やファシリテーションができるようにしたい】など全ての受講者が職場で役に立つ学びを得ることができたと答えています。本事例の詳細は、以下のページからご覧いただけます。
【研修事例】管理職向け会議ファシリテーション力強化施策例
▼事例資料をダウンロードする
役職者向け海外ファシリテーション力強化研修
マネジメント層の生産性を高めるため、B社では役職者向け海外ファシリテーション強化研修を実施しました。
本事例ではプロジェクトマネジメントの方法を学ぶ一環として、ファシリテーションを取り上げています。具体的には、会議の全体設計や雰囲気作りの方法、合意形成の方法について学んだ上で、実践に取り組んでもらいました。研修終了後には、「業務を知らずともファシリテーションを実践できることを知った」といった声があがるなど、ファシリテーションに前向きな社員が増えた成功事例です。
本事例の詳細は、以下のページをご覧ください。
役職者向けプロジェクトマネジメント・海外ファシリテーション力強化 施策事例
▼事例資料をダウンロードする
ファシリテーター育成ならアルーにお任せください
ファシリテーターは、会議や商談などで中立的な立場にたち、会議の結論を導くために必要な人材です。ファシリテーターには複合的なスキルが必要なため、企業側が計画を立てて研修を行い、育成していく必要があります。
ファシリテーターの育成なら、ぜひアルーへお任せください。
アルーはこれまでにさまざまな業界でファシリテーターの育成を支援してまいりました。アルーでは研修の企画段階から丁寧にヒアリングを実施するため、「経営層にファシリテーションを身につけてもらいたい」「若手社員にファシリテーションを学んでもらいたい」といった、個別の要望にお応えすることが可能です。お客様の企業の抱えるビジネス課題に合わせた柔軟なプログラムを提案するため、ファシリテーターの育成ならぜひお気軽にご相談ください。
アルーが行っているファシリテーション研修について、具体的なプログラム例は以下のページで紹介しています。
ファシリテーション研修
