【質問例あり】新入社員フォロー面談の進め方や目的を解説

新入社員のスキルアップを促すためには、入社後のフォロー面談が有効です。フォロー面談を実施すれば、スキルアップや離職の防止など、さまざまなメリットが期待できます。
この記事では、新入社員フォロー面談の進め方や目的を解説します。新入社員フォロー面談の際に使える質問例や、新入社員フォロー面談を成功させるためのポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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新入社員フォロー面談とは？

新入社員フォロー面談とは、入社後一定期間が経過したあとに行われる、上司や人事部とのマンツーマンでの面談のことです。
タイミングは企業によって異なり、入社してから数カ月後に実施する企業もあれば、半年後に実施する企業もあります。新入社員フォロー面談の主な目的は、仕事への慣れ具合や人間関係を上司・人事部が把握し、適切なフォローを提供することです。効果的に新入社員フォロー面談を実施できれば、スキルアップの促進や離職防止など、多くのメリットが期待できます。

新入社員フォロー面談の目的

新入社員フォロー面談の主な目的は、以下の3点です。

• 進捗と成長の確認
• 課題や不安の解決
• フィードバックと目標設定

新入社員フォロー面談を成功させるためには、「なぜ面談を実施するのか」という目的意識をはっきり持つ必要があります。まずは、新入社員フォロー面談の目的を確認していきましょう。

進捗と成長の確認

新入社員フォロー面談の第一の目的は、進捗と成長の確認です。
新入社員と上司・人事部がマンツーマンで対話すれば、新入社員の業績やスキルの向上を確認できます。上司・人事部はフォロー面談での対話の内容を元に、新入社員の成長や適応度を評価することが可能です。また、達成した目標や未達成の課題について話し合うことで、新入社員と上司・人事部の間で状況のすり合わせを行う役割もあります。

課題や不安の解決

課題や不安の解決も、新入社員フォロー面談の目的の一つです。
入社後間もない新入社員は、業務や組織内の人間関係などでさまざまな悩みを抱えるでしょう。こうした悩みについてフォロー面談で話し合うことで、課題解決の糸口を見つけることができます。
また、上司や人事部が解決策やサポートを提供すれば、新入社員のストレスや不安を軽減することにもつながります。新入社員が安心して働けるようになり、パフォーマンスやエンゲージメントの向上が期待できるでしょう。

フィードバックと目標設定

新入社員フォロー面談の目的として、フィードバックと目標設定も挙げられます。
フォロー面談で上司や人事部が新入社員の業務や行動に関する具体的なフィードバックを行えば、新入社員の成長を手助けできるでしょう。安定したパフォーマンスを維持し、改善すべき点を理解する上でも、フィードバックの提供は重要です。さらに、フォロー面談の場を活用して、新入社員の目標設定を上司とともに行うこともできます。
フィードバックや目標設定を効果的に行えば、新入社員のスキル向上やキャリア成長の促進につながるでしょう。

新入社員フォロー面談の進め方

新入社員フォロー面談は、以下の流れで進めましょう。

1. 新入社員に対して面談の実施を伝える
2. 面談の目的を伝える
3. 状況確認をする
4. 今後の展望や希望を聞く
5. 目標や次のアクションを一緒に設定する
6. モチベーションを確認して終了

新入社員フォロー面談の進め方について、ステップごとに詳しく解説します。

新入社員に対して面談の実施を伝える

新入社員フォロー面談を実施する際は、まず新入社員に対して面談の実施を伝えましょう。いきなり実施を伝えるのではなく、事前に伝えておくのがポイントです。できれば2週間前、最低でも1週間前には伝えておきましょう。
前もって伝えることで、新入社員は達成事項の整理や課題の洗い出しなど、フォロー面談に向けた準備ができます。上司・人事部に聞きたいことや、悩みを事前にリストアップしてもらうのも、時間を有効活用する上で重要です。事前に準備時間を設けることで、「面談で聞きたいことがあったのに、聞き損なってしまった」といった事態を防げます。

面談の目的を伝える

次に、新入社員フォローアップ面談の目的を伝えます。
面談の目的を伝えることで、新入社員の本音を引き出すことが可能です。「評価に影響するものではない」「新入社員をフォローし、成長してほしいから実施している」といった旨を伝えるようにしましょう。成長のための面談だということを伝えれば、抱えている課題や悩みも素直に共有してもらえます。

状況確認をする

新入社員フォロー面談の目的を伝えたあとは、状況確認を行います。
具体的には、以下のような内容について質問していくとよいでしょう。

• 仕事の状況や熟達度、慣れ
• 仕事や人間関係での悩み
• 仕事に対するモチベーション

どのような内容を聞くのかは事前に新入社員へ伝えておきましょう。聞かれる情報がわかっていれば、新入社員も落ち着いて状況を整理できるため、状況を正確に把握できます。

今後の展望や希望を聞く

次に、今後の展望や希望を聞きましょう。
展望や希望を聞くことで、現状と理想とのギャップが明らかになります。その結果、具体的な行動に向けた的確なアドバイスができるようになるでしょう。
なお、新入社員フォロー面談で聞く展望や希望としては、「〇〇の仕事を任せられるようになりたい」といった仕事に関するものや、「〇〇の役職に就きたい」などの立場に関するものの2つがあります。現実的かどうかも意識しつつ、仕事と立場の両面から今後の方向性をすり合わせていってください。

目標や次のアクションを一緒に設定する

次に、目標や次のアクションを一緒に設定していきます。状況や希望を踏まえた上で、今後達成すべき具体的な目標を設定していきましょう。
目標を決める際は、本人の希望を尊重しつつも、会社の目的や方針に沿った目標にすることが重要です。いくら本人の希望であっても、会社や部署の方向性とかけ離れていては意味がありません。上位目標と本人の目標との重なりを見つけ、納得度の高い目標を設定するのが上司の役割です。
また、目標を立て終わったあとは、目標達成に向けた具体的な行動も提案しましょう。具体的な行動も面談で決定すれば、「何から手を付ければよいのかわからない」という事態を防げます。

モチベーションを確認して終了

最後に、モチベーションを確認してフォロー面談を終了します。
どんなに高い目標を掲げても、本人にモチベーションがなければ意味がありません。また、モチベーションが低いままだと、今後の成長も期待しづらくなってしまいます。
フォロー面談の最後には、本人が主体的に取り組める目標設定になったのかをよく確認しましょう。ネガティブな指摘が目立った場合には、ポジティブなフィードバックで面談を終える、積極的に期待感を伝えるといった、モチベーションのケアも大切です。

新入社員フォロー面談で使える質問例

新入社員フォロー面談で使える質問には、オープンクエスチョンとクローズドクエスチョンの2つがあります。それぞれのメリットとデメリットは、以下の表の通りです。

オープンクエスチョンは、答えの幅が相手に委ねられており、相手の考えに広がりを持たせることができます。一方でクローズドクエスチョンは、事実を明確に把握できる点がメリットです。一長一短なので、フォロー面談では場面に応じてこれらを適切に使い分けましょう。
ここからは、新入社員フォロー面談で実際に使える具体的な質問例を紹介します。

相手の現状を把握する質問

相手の現状を把握する質問は、フォロー面談のときに有効です。具体的には、以下のようなものが考えられます。

• 「最近どうですか？」
• 「何について話しますか？」
• 「最近得た学びや気づきはありますか？」
• 「前回から、新たに取り組んだことは何ですか？」
• 「うまくいっていること、うまくいっていないことは何ですか？」
• 「健康面での気がかりな点はありませんか？」

相手の現状について、さまざまな角度から質問するのがポイントです。業務面だけでなく、人間関係やキャリア、健康面などにも幅広く言及しましょう。

相手の感情を受け止める質問

フォロー面談の際には、相手の感情を受け止めることも重要です。相手の感情を受け止めるのに役立つ質問は、以下の通りです。

• 「何か気になることはありますか？／何か消化しきれていないことはありますか？」
• 「〇〇と感じられているように見受けられますが、いかがですか？」
• 「〇〇と感じられたのですね？」
• 「ここまでの内容について、感想を教えてください」

相手の感情を受け止める質問を投げかければ、新入社員は「フォローしてもらっているな」という実感を持つことができ、安心感が高まります。質問を投げかけたあとは、相手の気持ちを理解することを目指し、傾聴を意識してみてください。

背景にある経験を深掘りし、情報を整理する質問

フォロー面談の際には、背景にある経験を深堀りしたり、情報を整理したりするのも大切です。深堀りや情報の整理に役立つ質問は、以下の通りです。

• 「もう少し詳しく（具体的に）話してみていただけませんか？」
• 「例えばどのような点でそのように感じられましたか？」
• 「そのとき、頭の中でどんなことを考えていましたか？」
• 「そのとき、心の中でどんなことを思っていましたか？」
• 「そのように考えた／思った／感じた理由は何でしょうか？」
• 「あなたが、大事にしたいと思ったことは何ですか？」
• 「どうしてそれがうまくいかなかった／うまくいったのだと思いますか？」
• 「それは〇〇ということでしょうか？」

深堀りの際には、具体例を求めたり、感情や心情を説明してもらったりすると役立ちます。具体例や感情を尋ねることで、より新入社員の状況を正確に把握できますし、回答から新入社員の価値観や考えを推測することも可能です。

気づきを促す質問

フォロー面談では、新入社員自身の気づきを促すのが重要です。新入社員による気づきを引き出せば、上司・人事部の押しつけにならない、主体性を尊重した指導ができます。
気づきを引き出す質問の具体例は、以下の通りです。

• 「あなたにとってその経験はどんな意味を持ちますか？」
• 「目指していた状態との間でどのようなギャップがありましたか？／それはなぜでしょうか？」
• 「〇〇は、あなたにとって、何を意味しますか？」
• 「ほかに何か気づいた点／考えられることはありますか？」
• 「もっとうまくできたはず、と思うことは何ですか？」

また、フォロー面談では特定の体験について気づきを促したい場合も多いでしょう。例えば何らかの失敗体験があった場合には、以下のような質問を投げかけてみてください。

• 「何を望んでいましたか？／どうしてほしかったですか？」
• 「あなたが求めていたもの／大事にしたかったことは何でしたか？」

反対に、成功体験に関して気づきを促す際には、以下のような質問がおすすめです。

• 「どのような強みを発揮されていましたか？」
• 「どのようなことにワクワクしましたか？」
• 「今回の成功を再現するには何がポイントとなりますか？」

気づきを次の行動に活かすための質問

新入社員自身による気づきを促したあとは、何らかの行動につなげる必要があります。気づきを次の行動へつなげるための質問としては、以下のようなものが効果的です。

• 「より良くするためのアイデアはありますか？」
• 「何か工夫できそうなことはありますか？」
• 「気づいた内容は、どんな場面で活用できそうでしょうか？」
• 「やめること、新たに始めることは何でしょうか？」

失敗体験を次の行動へ活かす際には、以下のような質問を投げかけてみてください。

• 「次回、どのような準備をしておけばよいと思いますか？」
• 「具体的にどのようにすることが望みでしょうか？」

成功体験の場合は、以下のような質問例が考えられます。

• 「成功を再現するにはどうしたらよいと思いますか？」

面談を振り返るための質問

新入社員フォロー面談の最後には、面談全体を振り返る質問を投げかけてみましょう。具体的には、以下のような質問がおすすめです。

• 「いかがでしたか？」
• 「この面談において、何か気づいたことはありますか？」
• 「次のアクションは明確ですか？」
• 「他に気になること／不安なことはありますか？」
• 「その他、話したいことはありますか？」

面談全体のまとめとして、面談での気づきを再確認したり、次のアクションが明確になっているか確かめたりしましょう。聞き逃したことや話し逃したことがないよう、今一度面談全体について振り返ってみてください。

新入社員フォロー面談を成功させるポイント

新入社員フォロー面談を成功させるためには、いくつかのポイントが存在します。こうしたポイントを知ることで、新入社員フォロー面談の効果を一層高めることが可能です。
ここからは、新入社員フォロー面談を成功させるために知っておきたいポイントを解説します。

定期的に実施する

新入社員フォロー面談は定期的に実施しましょう。
定期的に新入社員フォロー面談を実施すれば、新入社員の成長や課題を適切に把握することができます。結果的に、新入社員の成長につながる効果的なサポートを提供しやすくなるのです。3ヶ月ごとや6ヶ月ごとなど、会社の状況や上司・人事部のスケジュールに合わせたスパンで実施してみてください。

話しやすい雰囲気づくりを心がける

話しやすい雰囲気作りを心がけるのも、新入社員フォロー面談を成功させるポイントの一つです。
新入社員の中には、「素直に話すと評価に影響するのではないか」と疑心暗鬼になってしまう人も少なくありません。面談を実施する前に、「評価には影響しない」「フォローを提供するのが面談の目的である」という旨をしっかり伝えましょう。
また、話しやすい雰囲気を作るためには、目線の合わせ方や聴き方、態度にも注意を払う必要があります。例えば作業しながらの対応や、目線を合わせない話し方、早口でまくしたてるような話し方は、話しやすい雰囲気づくりにつながりません。相手の方に体を向けてリラックスした姿勢を意識するなど、非言語メッセージにも意識を向けましょう。

以下の記事では、非言語コミュニケーションの重要性について詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
『非言語コミュニケーションとは？重要性やビジネスでの活用例を解説』

直属の上司以外が対応する

新入社員フォロー面談を実施する際には、直属の上司以外が対応するのもよいでしょう。
直属の上司が対応した場合、本音を話したくても話せない場合があります。また、直属の上司だとどうしても「評価に影響するのではないか」という不安がつきまとうものです。
本音を引き出すことが目的のフォロー面談では、人事担当者など仕事にあまり関係ない人が適役でしょう。

周囲の社員からもヒアリングを行う

周囲の社員からヒアリングを実施することも、新入社員フォロー面談を成功させるポイントの一つです。
新入社員への質問だけでは、新入社員本人による主観的な意見しか収集できません。普段新入社員と仕事をしている先輩や上司から面談前に状況を聞いておくことで、客観的に新入社員の状況を把握できます。悩みや課題が真実かどうかを判断するためにも、面談前に周囲へのヒアリングを実施しておくようにしましょう。

プライベートな話はほどほどにする

新入社員フォロー面談を実施する際には、プライベートな話をしすぎないように注意しましょう。
マンツーマンで対話するフォロー面談となると、新入社員との距離を縮めたいあまり、プライベートな話題に踏み込みすぎてしまう場合があります。しかし、新入社員の中には、プライベートなことを聞かれるのが苦手な人も多いです。面談のクッションとして時折折り込むのは問題ありませんが、面談の趣旨から離れすぎないよう、プライベートな話題はほどほどにしましょう。

秘密は守ると伝える

新入社員フォロー面談を実施する際には、「秘密は守る」としっかり伝えましょう。
仕事での悩みや人間関係の悩みは、他の社員へ伝えてほしくないと感じる新入社員がほとんどです。良かれと思って伝えてしまうと、かえって仕事がやりづらくなってしまう可能性もあります。秘密を守るという安心感を持ってもらい、新入社員の本音を引き出しましょう。
ただし、場合によっては周囲に伝えて解決した方がスムーズなこともあります。新入社員が秘密にしてほしいと思っているものに関しては秘密にするなど、新入社員と相談しながら進めることが大切です。

面談の記録をつける

新入社員フォロー面談を成功させるためには、面談の記録をしっかりとつけておくことも重要です。
定期的に実施する面談の記録をしっかりと取っておけば、新入社員のコンディションや成長の推移をあとから追うことができます。過去の面談の内容がわかれば、次の目標設定を行う際や、評価面談の場面でも役立つでしょう。チェックシートなどを用意して、現在の仕事の状況や心身の健康、モチベーションやキャリアなどを表形式でまとめていくのもおすすめです。

新入社員フォロー面談を行うために必要なスキル

新入社員フォロー面談を行うためには、上司側に以下の4つのスキルが必要です。

• 傾聴力
• コーチングスキル
• アサーティブコミュニケーションスキル
• ロジカルコミュニケーションスキル

こうしたスキルは、新入社員フォロー面談を実施する前の研修や、eラーニングなどで伸ばすことができます。新入社員フォロー面談を行うために必要なスキルを4つ解説します。

傾聴力

新入社員フォロー面談を行う際には、傾聴力が重要です。
傾聴力とは、相手の話をしっかりと聞き、適切に反応する能力のことです。新入社員フォロー面談では、相手の話を遮ったり否定したりせず、最後まで話を聞く姿勢が求められます。相手の表情を始めとした非言語メッセージを的確に捉えるためにも、上司の傾聴力を高めるのがおすすめです。
また、質問を通じて情報を引き出したり、回答を要約して相手の意図やニーズを的確に把握したりする「積極的傾聴」も役立ちます。必要に応じて、相手の言葉をオウム返しする「バックトラッキング」も活用して、相手の意見や感情へ真摯に向き合っている姿勢を示しましょう。

傾聴力をコミュニケーションで活かすコツや、傾聴力を鍛える方法は以下のページで詳しく解説しています。
『傾聴力とは？コミュニケーションで活かすコツと鍛える方法をご紹介』

コーチングスキル

コーチングスキルも、新入社員フォロー面談において重要なスキルの一つです。
コーチングスキルとは、質問やフィードバックを通じて新入社員の中にある答えを引き出す力を指します。高いコーチングスキルがあれば、新入社員がこれまでの経験を振り返り、内省して次のアクションへつなげる支援をすることが可能です。
質問の投げかけ方や効果的なフィードバックの方法、答えの発見をサポートする心構えなどについて学んでもらい、効果的なフォロー面談につなげましょう。

コーチングのメリットやデメリットなどは、以下の記事でさらに詳しく解説しています。
『コーチングとは｜メリット・デメリットや必要スキルについて紹介』

アサーティブコミュニケーションスキル

新入社員フォロー面談に役立つスキルとして、アサーティブコミュニケーションスキルも挙げられます。
アサーティブコミュニケーションスキルとは、相手の意見を尊重しつつも、自分の意見や要望をしっかりと伝えて良好な関係を構築するスキルです。このスキルがあれば、新入社員の要望を鵜呑みにせず、会社としての正しい方向と本人の望みを統合することができます。アサーティブコミュニケーションを活かして、会社と新入社員の双方にとって有益なフォロー面談を行いましょう。

アサーティブコミュニケーションの具体例は、以下の記事で詳しく解説しています。
『アサーティブコミュニケーションとは？職場での事例やデメリットを解説』

ロジカルコミュニケーションスキル

ロジカルコミュニケーションスキルも、新入社員フォロー面談に役立つスキルです。
ロジカルコミュニケーションとは、真実や論理的な考え方に基づいて明確な情報を伝えることです。ロジカルコミュニケーションができるようになれば、感情や主観的な要素ではなく、客観的なデータや論理的な推論を用いて意見や情報を伝えることができます。
理論的な議論や根拠に基づいた説明は、新入社員にも納得してもらいやすいです。また、上司や先輩からのヒアリング内容と新入社員の話から客観的な判断を下したり、目標設定をしたりする際にも、ロジカルコミュニケーションが役立ちます。

ロジカルコミュニケーションの概要や、ロジカルコミュニケーションを鍛える方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
『ロジカルコミュニケーションとは｜鍛える方法や研修のポイント』

新入社員フォロー面談に必要なスキルを身につけるならアルーにお任せください

新入社員フォロー面談に必要なスキルを身につける研修なら、ぜひアルーへお任せください。
新入社員フォロー面談を効果的に実施するためには、傾聴力やアサーティブコミュニケーション、ロジカルコミュニケーションなどさまざまなスキルが求められます。上司がこうしたスキルを身につけていれば、新入社員の成長につながる効果的な面談を実施できるでしょう。
アルーの研修は、面談を想定したロールプレイングなどのアウトプットを豊富に含んでいるのが特長です。研修内で何度も実践できるため、研修から実際の面談へスムーズに移行することができます。

1on1ミーティングの基本について学べるアルーの研修は、以下のページをご覧ください。
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アルーの面談実施者向け研修事例

アルーでは、面談の質と頻度を上げることで、新入社員が育つ環境を作り上げる研修を実施しています。3つの事例を紹介します。

メンターの面談力向上研修事例

不動産業のA社では、新入社員向けのOJT制度はある一方で、業務に追われて日常的なコミュニケーションが取れない、年代ギャップがあり声をかけづらいといった課題がありました。そこで、メンターの役割や意義を再認識させるため、メンター向けの研修を提供しています。

まずは導入研修でメンターに必要な心構えや基礎スキルの獲得を促し、2回のフォロー研修で実際にメンタリングする中で見えてきた課題の解決や教訓化を行っています。

メンター向けの研修を単発で実施するのではなく、新入社員と上司、トレーナー、メンター、人事のそれぞれが協力できる体制を構築し、通年でのフォローを実現したのがポイントです。
研修後には、メンターを始めとした各社員が相互に連携して、効果的に新入社員をフォローできるようになったという声が上がりました。

サービス業A社 後輩社員のOJT指導のための適切な心構えと基本的スキルを身につけるOJT指導員育成施策例

サービス業のA社では採用者の早期戦力化を課題としており、管理職またはリーダークラスの社員に、限られた時間の中でOJTを行い早期戦力化させるスキルを身につけて頂く必要がありました。
上記経緯により、アルーでは管理職に対して育成の「マインドセット」「考え方」「育成スキル」を学習する研修を企画しました。

OJTトレーナーとして押さえておくべき「フィードバック」「ティーチング」「コーチング」の講義やグループディスカッションなどの演習を行い、97％の受講者が、研修で学習した内容を業務に活かせそうだと回答しております。
「メンバーへの関わり方、自身の行動・発言を見直すきっかけになりました」という方や、「グループ討議で有意義な気づきがあった」「自身のマネジメントを客観的に評価してもらえる」など、グループディスカッションの中で他のOJT担当者から気づきを得て、学びを得ていたコメントが見られました。

こちらの施策については以下のページで詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

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金融業A社 OJT指導のための適切な心構えと基本スキルを身につけるOJTインストラクター育成施策事例

金融業のA社では、入社5年目の社員が役職や担当業務に大きな変化がない中で、高まる周囲からの期待に対して具体的な期待行動がイメージできていませんでした。若手トップとしてチームへの貢献・後輩の指導、また、社内外多方面の関係者を巻き込んだ動きができていないことを課題としていたため、アルーでは「今後、自身がどのような意識を持つべきか」を言語化すると共に、今後期待される行動を取るためのリーダーシップスキルを学ぶ研修を企画いたしました。
今後期待される行動を取るためのOJTスキルを学ぶために、6時間の研修プログラムで以下の3つのステップに分けて講義や個人ワーク、グループワークを通して学びます。

• OJTの心構えを学ぶ
• OJTに必要な3つのスキル「ティーチング」「コーチング」「フィードバック」について学ぶ
• 周囲を巻き込みチームで育成する

このOJTインストラクター育成施策では、80％の受講者から「この研修は有益だった」と回答をいただき、「周りの社員と協力して良いと気づけた」「自身の教え方に足りない部分があった」など、OJTについて考え、後輩指導に活かして実践できそうだというコメントが見られました。

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まとめ

新入社員フォロー面談について、目的や進め方、ポイントなどを幅広く解説しました。
新入社員フォロー面談を正しく実施すれば、進捗や成長を確認できたり、課題や不安を解決する場を提供できたりと、さまざまなメリットがあります。一方で、「評価に影響するのでは」となかなか本音を引き出せずに、新入社員フォロー面談が形骸化してしまう場合があるのも事実です。
新入社員フォロー面談を実施する前に上司を対象とした研修を行い、新入社員フォロー面談の成功につなげましょう。
1on1ミーティングに必要なスキルを学べるアルーの研修は、以下のページでご確認いただけます。
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