ビジネス文書研修

相手にとってわかりやすい文書を作成するための3つのプロセスを学ぶ
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ビジネス文書研修で得られる効果

サラリーマン

受講

取引先に送ったメールを見た上司から、「文章が攻撃的」「メール文に感情が無く冷たい」「相手に悪い印象を与えている」と注意を受けた。

しかしどのように直せばよいか分からず、メールに苦手意識を抱いてしまった。メールを一通作成するのに、何十分も悩んでしまうこともある。

受講後

グループワークで他の参加者が書いたメールを読み、自身の作成したメールとの違いを痛感した。講師や他の参加者から自身のメールへのフィードバックをもらったことで、どこを直せばよいのか、どのような考えて文面を作成するとよいのかを知ることができた。

 

女性
受講前

会議の議事録を作成すると、上司に「書かない方がいいことを書いている」と指摘を受けることが多い。ただ、書くべきことと書かないでおくべきことの区別がつかず、何度も書き直しを指示されてしまう。

議事録の作成や修正に時間を取られるため、本来の業務に手が回っていない。

受講後

議事録を誰が読むのか、何のために読むのかを意識する必要があると知ったことで、情報の取捨選択ができるようになった。

会議中や会議後の少しの時間で作成できるようになり、本来の業務にしっかり取り組めるようになった。

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アルーのビジネス文書研修で学べる内容

メールや議事録、日報など、ビジネス文書を作成する機会は多々あります。

ビジネス文書は相手の立場に立ち、相手の知りたいことをわかりやすく書くことが重要です。

アルーのビジネス文書作成研修では、

  • ビジネス文書の基本原則
  • ビジネス文書の作成プロセス
  • メールの作成方法

  • 議事録の作成方法

  • 業務日報の作成方法

について講義とケーススタディを通じて学ぶことで、相手を思いやったビジネス文書の作成スキルを身につけることができます。

 

次のような課題を持った新入社員、若手社員におすすめの研修です。

  • 正しい文書を書くことができず、相手に伝えたいことが伝わらない
  • メールを書く際のポイントがわからず、メールを送るまでに時間がかかる
  • 議事録のまとめ方が分からず、何度も修正を指示される

対象

  • 新入社員
  • 若手社員

推奨受講人数

最少10名~最大42名程度(2~7グループ程度)

プログラム例

項目 概要 進め方

イントロダクション

研修目的の確認をする

講義

ビジネス文書の全体像と基本原則を学ぶ

ビジネス文書の大原則(相手にとって、わかりやすい文書を作成する)と、ビジネス文書の全体像(主要場面:メール、議事録、日報。ビジネス文書作成プロセス:①定める、②書く、③仕上げる)を学ぶ 講義

ワーク①

ビジネス文書の作成プロセスを学ぶ

  • 社内に掲示する文書の作成を依頼された場面
  • ビジネス文書を作成する際に、ただ書くだけでなく、書く前にゴールを設定すること、書いた後に修正をすることの重要性に気づく
個人ワーク

ワーク②

メールを作成する

  • 取引先宛てにメールを作成する演習の実施後、取引先の人の立場に立って、他の受講生が作成したメールに返信を書く演習を実施
  • 読み手に行動を起こしてもらえるメールを作成するスキルを身につける
グループワーク

ワーク③

お詫びメールを作成する

  • お客様とのアポイントをダブルブッキングしてしまった場面を想定
  • お詫びの気持ちと今後の対応を、丁寧かつ明確に伝えるスキルを身につける
個人ワーク

ワーク④

会議の映像を見て議事録を作成する

  • お客様から受注したシステム開発のために、お客様から要件をヒアリングする会議に参加している場面。会議場面の動画を見て、会議のメモをとり、議事録を作成する演習を実施する
  • 発言内容を正確にメモすること、内容をグルーピングし、分かりやすい議事録にするスキルを身につける
個人ワーク

ワーク⑤

本日の業務日報を作成する

  • ビジネス文書作成研修を受講した今日一日の日報を作成する。実際に、研修受講当日分の業務日報を作成する演習を実施する
  • 事実を正確に記載すること、自分自身を振り返り、次のアクションにつなげるスキルを身につける
個人ワーク
まとめ 振り返り、質疑応答

 

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アルーのビジネス文書研修の特徴

考える会社

仕事のゴールを達成するために相手目線で考え抜く

ビジネス文書は目的を達成するために読み手に行動を起こしてもらうことがゴールになります。
アルーのビジネス文書研修では、自分が相手に成り代わったとしても満足がいくかどうか、1年後に自分が見返したとしても内容を理解できるかどうかなど、相手目線で考え抜く経験を提供します。
フィードバック

徹底的な反復練習とフィードバック

相手にとって分かりやすい文書を書くことを習慣にするには、反復練習による行動定着を目指すのが一番の近道です。
アルーのビジネス文書研修では、豊富な演習ラインナップで「分かる」から「できる」への移行を支援します。講師による1on1フィードバックを行う事例もございます。
オンライン研修

アウトプットの集約が可能なオンライン研修

ビジネス文書作成に必要なロジカルシンキングのスキルはオンラインで学ぶことにもメリットがあります。
個人の回答を収集し共有することができたり、チャットなどで受講者全員からフィードバックを集めたりすることができます。
アルーのビジネス文書研修では、オンライン研修の特性も踏まえながら、学習効果の高いファシリテーションを行います。

ビジネス文書研修 受講者の声

どうしてこのマナーが必要なのか、目的は何かをその都度解説してくれたので納得感をもって学ぶことができました。この研修を受けてマナーへの意識が大きく変わりました。また、グループワークが多めだったので楽しく受講できました。(メーカー)
メール作成や議事録など、業務上発生するであろうマナーを一通り学習できたと思います。その中で自分の問題点や課題が見えてきたので、今後継続的に改善していきたいと思います。
各セクション毎に細かく質疑応答を挟んでおり、講師の方に具体的に回答いただけたので、大変ためになりました。(サービス)
他社さんのマナー講習よりも手厚い講義を受けられているな、と嬉しく思う場面もありました。特にメールや議事録、日報、印象管理の扱いについてはこれから明確な目標を立てて励みにしていこうと思います。マナーを通じて、他者とのよりよいコミュニケーションを築き、素敵な商品を作っていこうと思います。本当にありがとうございました!(小売)
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よくあるご質問

Q.オンラインでも研修を受けることはできますか?

はい、オンラインでも研修を受講いただけます。
ZOOMのブレイクアウトセッション等を利用し、少人数でのグループワークも問題なく行っていただけます。

Q.新入社員向けにはどのようなビジネス文書研修を行うべきでしょうか?

「相手目線」で書くということを原則に、配属後すぐに必要となるメール、議事録、日報などの書き方を学んでいただけると、配属後の実務ですぐに活かせます。ロジカルシンキングの要素が共通しているので、報告・連絡・相談のコミュニケーションスキルとともに取り扱うのもお勧めします。ロジカルシンキング研修について詳しくは『ロジカルシンキング研修』をご覧ください。

新入社員導入研修においては、「相手目線」ができている良いビジネス文書の基準の高さを示すことで、社会人に求められるレベルを理解していただけると、学生から社会人への意識転換も促せます。

Q.ビジネス文書作成研修の費用を教えてください。

費用について詳しくはお問い合わせください。
お客さまの課題や希望に合わせて、ご提案とお見積りをお出しします。

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その他のテーマ別研修

名刺交換

ビジネスマナー研修

新入社員を対象に、社会人としてふさわしいマナーを職場やお客さま先で体現することを学びます。印象管理、実務マナー、マナーと人間関係について身につけることができます。
コミュニケーション研修

コミュニケーション研修

組織にコミュニケーションの課題がある場合、原因は様々です。社員個人のスタンスや組織風土など、どこに原因があるかを捉え、最適な研修をご提案します。
ノート

ロジカルシンキング研修

分かりやすい口頭報告や簡潔でポイントを押さえたビジネス文書作成など、あらゆるビジネスの場面で役に立つロジカルシンキングの基本的な思考プロセスとスキルを身につけます。
コーチング研修

コーチング研修

マネージャーとしての役割の理解、GROWモデルコーチングの方法などを学ぶことで、部下のやる気を引き出すコーチングスキルを身につけます。オンラインでのコミュニケーションにも対応しています。
ファシリテーション研修

ファシリテーション研修

ファシリテーションを学び、集団による場を効率的に運営するスキルを習得することで、会議などの場で成果を最大化できるようになります。会議の生産性向上
にもお役立ていただけます。
プレゼンテーションをする会社員

プレゼンテーション研修

ストーリーライン作成方法やシンプルなスライド作成、インタラクティブなプレゼンテーションを学びます。経験豊富な講師や他の受講者からのフィードバックにより、受講者の強み・弱みを活かしたプレゼンスキルを身につけることができます。
グラフ

マーケティング研修

外部環境分析、内部環境分析、SWOT分析などを、初心者にもわかりやすく、グループワークを中心としたカリキュラムでご提供します。マーケティング部署だけでなく、営業部門にもおすすめです。
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評価者研修

目標管理・人事評価の原則や目標提示の方法、評価面談の実施方法などを学ぶことができます。新任マネージャーへの一斉研修や人事評価制度の変更に伴う研修など、様々なご要望にお応えします。
指導する女性上司

アサーティブコミュニケーション研修

アサーティブコミュニケーションとは、相手の考えを尊重しながら、自分の感情や思いを抑圧せず、自己主張をするコミュニケーションの方法です。アサーティブコミュニケーションに必要な心構えや伝え方を複数のケーススタディを通じて学ぶことができます。
握手する会社員

ネゴシエーション研修

双方が利益を得ることを目的にした「プラスサム交渉」の考え方や手法を身につけることができます。「奪い合い」ではなく「問題解決」に結び付くネゴシエーションスキルを習得することが目的です。
ティーチングする会社員

ティーチング研修

効果的なティーチングを行うには、社員の我流に任せるのではなく、正しい心構えや方法を学んでもらうことが必要です。アルーのティーチング研修では、「やって見せ」「言って聞かせ」「させてみて褒める」型を徹底的に学ぶことができます。
通路で考える社員

仮説思考研修

仮説思考とは、論点に対する仮説から物事を思考する方法のことです。仮説検証サイクルや情報を得るコツ、スピーディーに仮説を検証する方法などを学ぶことができます。

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