ビジネス文書研修

相手にとってわかりやすい文書を作成するための3つのプロセスを学ぶ

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ビジネス文書研修で得られる効果

受講前

取引先に送ったメールを見た上司から、「文章が攻撃的」「メール文に感情が無く冷たい」「相手に悪い印象を与えている」と注意を受けた。

しかしどのように直せばよいか分からず、メールに苦手意識を抱いてしまった。メールを一通作成するのに、何十分も悩んでしまうこともある。

↓

受講後

グループワークで他の参加者が書いたメールを読み、自身の作成したメールとの違いを痛感した。講師や他の参加者から自身のメールへのフィードバックをもらったことで、どこを直せばよいのか、どのような考えて文面を作成するとよいのかを知ることができた。

受講前

会議の議事録を作成すると、上司に「書かない方がいいことを書いている」と指摘を受けることが多い。ただ、書くべきことと書かないでおくべきことの区別がつかず、何度も書き直しを指示されてしまう。

議事録の作成や修正に時間を取られるため、本来の業務に手が回っていない。

↓

受講後

議事録を誰が読むのか、何のために読むのかを意識する必要があると知ったことで、情報の取捨選択ができるようになった。

会議中や会議後の少しの時間で作成できるようになり、本来の業務にしっかり取り組めるようになった。

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アルーのビジネス文書研修で学べる内容

メールや議事録、日報など、ビジネス文書を作成する機会は多々あります。

ビジネス文書は相手の立場に立ち、相手の知りたいことをわかりやすく書くことが重要です。

アルーのビジネス文書作成研修では、

ビジネス文書の基本原則
ビジネス文書の作成プロセス
メールの作成方法
議事録の作成方法
業務日報の作成方法

について講義とケーススタディを通じて学ぶことで、相手を思いやったビジネス文書の作成スキルを身につけることができます。

次のような課題を持った新入社員、若手社員におすすめの研修です。

正しい文書を書くことができず、相手に伝えたいことが伝わらない
メールを書く際のポイントがわからず、メールを送るまでに時間がかかる
議事録のまとめ方が分からず、何度も修正を指示される

対象

新入社員
若手社員

推奨受講人数

最少10名～最大42名程度（2～7グループ程度）

プログラム例

項目	概要	進め方
イントロダクション	研修目的の確認をする	―
講義ビジネス文書の全体像と基本原則を学ぶ	ビジネス文書の大原則（相手にとって、わかりやすい文書を作成する）と、ビジネス文書の全体像（主要場面：メール、議事録、日報。ビジネス文書作成プロセス：①定める、②書く、③仕上げる）を学ぶ	講義
ワーク① ビジネス文書の作成プロセスを学ぶ	社内に掲示する文書の作成を依頼された場面ビジネス文書を作成する際に、ただ書くだけでなく、書く前にゴールを設定すること、書いた後に修正をすることの重要性に気づく	個人ワーク
ワーク② メールを作成する	取引先宛てにメールを作成する演習の実施後、取引先の人の立場に立って、他の受講生が作成したメールに返信を書く演習を実施読み手に行動を起こしてもらえるメールを作成するスキルを身につける	グループワーク
ワーク③ お詫びメールを作成する	お客様とのアポイントをダブルブッキングしてしまった場面を想定お詫びの気持ちと今後の対応を、丁寧かつ明確に伝えるスキルを身につける	個人ワーク
ワーク④ 会議の映像を見て議事録を作成する	お客様から受注したシステム開発のために、お客様から要件をヒアリングする会議に参加している場面。会議場面の動画を見て、会議のメモをとり、議事録を作成する演習を実施する発言内容を正確にメモすること、内容をグルーピングし、分かりやすい議事録にするスキルを身につける	個人ワーク
ワーク⑤ 本日の業務日報を作成する	ビジネス文書作成研修を受講した今日一日の日報を作成する。実際に、研修受講当日分の業務日報を作成する演習を実施する事実を正確に記載すること、自分自身を振り返り、次のアクションにつなげるスキルを身につける	個人ワーク
まとめ	振り返り、質疑応答	―

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アルーのビジネス文書研修の特徴

仕事のゴールを達成するために相手目線で考え抜く

ビジネス文書は目的を達成するために読み手に行動を起こしてもらうことがゴールになります。
アルーのビジネス文書研修では、自分が相手に成り代わったとしても満足がいくかどうか、1年後に自分が見返したとしても内容を理解できるかどうかなど、相手目線で考え抜く経験を提供します。

徹底的な反復練習とフィードバック

相手にとって分かりやすい文書を書くことを習慣にするには、反復練習による行動定着を目指すのが一番の近道です。
アルーのビジネス文書研修では、豊富な演習ラインナップで「分かる」から「できる」への移行を支援します。講師による1on1フィードバックを行う事例もございます。

アウトプットの集約が可能なオンライン研修

ビジネス文書作成に必要なロジカルシンキングのスキルはオンラインで学ぶことにもメリットがあります。
個人の回答を収集し共有することができたり、チャットなどで受講者全員からフィードバックを集めたりすることができます。
アルーのビジネス文書研修では、オンライン研修の特性も踏まえながら、学習効果の高いファシリテーションを行います。

ビジネス文書研修　受講者の声

どうしてこのマナーが必要なのか、目的は何かをその都度解説してくれたので納得感をもって学ぶことができました。この研修を受けてマナーへの意識が大きく変わりました。また、グループワークが多めだったので楽しく受講できました。(メーカー)

メール作成や議事録など、業務上発生するであろうマナーを一通り学習できたと思います。その中で自分の問題点や課題が見えてきたので、今後継続的に改善していきたいと思います。
各セクション毎に細かく質疑応答を挟んでおり、講師の方に具体的に回答いただけたので、大変ためになりました。(サービス)

他社さんのマナー講習よりも手厚い講義を受けられているな、と嬉しく思う場面もありました。特にメールや議事録、日報、印象管理の扱いについてはこれから明確な目標を立てて励みにしていこうと思います。マナーを通じて、他者とのよりよいコミュニケーションを築き、素敵な商品を作っていこうと思います。本当にありがとうございました！(小売)

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よくあるご質問

Q.オンラインでも研修を受けることはできますか？

はい、オンラインでも研修を受講いただけます。
ZOOMのブレイクアウトセッション等を利用し、少人数でのグループワークも問題なく行っていただけます。

Q.新入社員向けにはどのようなビジネス文書研修を行うべきでしょうか？

「相手目線」で書くということを原則に、配属後すぐに必要となるメール、議事録、日報などの書き方を学んでいただけると、配属後の実務ですぐに活かせます。ロジカルシンキングの要素が共通しているので、報告・連絡・相談のコミュニケーションスキルとともに取り扱うのもお勧めします。ロジカルシンキング研修について詳しくは『ロジカルシンキング研修』をご覧ください。

新入社員導入研修においては、「相手目線」ができている良いビジネス文書の基準の高さを示すことで、社会人に求められるレベルを理解していただけると、学生から社会人への意識転換も促せます。