OJTで放置されたと誤解する新入社員 退職や意欲低下を招かない方法とは

多くの会社で用いられているOJTですが、「OJTで放置されている」と感じる新入社員が多いのもまた事実です。OJTでの放置はモチベーションの低下や離職を招く可能性があるため、一刻も早く解消する必要があります。OJTで放置が発生してしまう原因と、放置を防ぐための取り組みについて解説します。

OJT中に放置されていると感じる新入社員は多い

OJTは新入社員を育成する上で使われることが多い、最もポピュラーな教育形態です。実務を通じて仕事を学ぶことができるため、実践的な知識が身に付きやすく、覚えたことの定着も早いといわれています。

一方で、OJT中に放置されていると感じる新入社員は意外と多いです。「しばらくはこれをやっておいてね」と新入社員に仕事を任せっきりになってしまい、結局OJTでなにも学習成果が得られなかった、アドバイスをしてもらえなかった、というケースは未然に防ぐ必要があります。

新入社員がOJT中に放置されたと感じる原因

OJTにおいて新入社員が放置されていると感じてしまわないようにするためには、なぜ新入社員の放置を招いてしまっているのかを明確化しておくことが欠かせません。新入社員がOJT中に放置されていると感じる原因については、大きく3つに分けられます。

• 教育方法が体系化されていない
• マニュアル化されていない業務が多い
• OJTトレーナーが不在になりがちで質問できない

では、OJT中に放置されたと感じる原因について見ていきましょう。

教育方法が体系化されていない

根本的な問題として、OJTのプロセスが体系化されていない場合、OJTを実施しても単なる放置となってしまいます。OJTはただ単に実務を経験させればよいというものではありません。OJT全体として達成すべき明確な目標を最初に定めた上で、最終的なゴールに向かって段階的に取り組んでいくことが重要です。

場当たり的に「今日ある仕事を任せよう」という態度で望むのではなく、教育体系にあったOJTプログラムを用意するようにしましょう。

マニュアル化されていない業務も多い

日常で取り組む業務が、全てマニュアル化されているわけではありません。むしろ、マニュアル化されていないような非定型的な業務の進め方を身に付けられるのはOJTの強みでもあります。

しかし、いくらマンツーマンでの指導ができるとはいえ、口頭でばかり説明してしまうのは危険です。新入社員にとっては覚えきれないことも多く、プレッシャーばかり与えてしまいます。その結果、必要な指示を与えられていない、放置されていると感じさせてしまうのです。

放置されていると感じさせないためには、例えば一緒にパソコン画面を見ながら取り組んでみる、重要な箇所をまとめたメモを作るなど、伝え方を工夫することが有効です。

OJTトレーナーが不在になりがちで質問できない

OJTトレーナーが多忙で不在が続く場合、新入社員が質問する機会を得られず、「放置されている」と感じてしまうことがあります。また、リモートワークを取り入れている企業では、メールやチャットで質問をしてもすぐに返信がもらえず、「放置されている」と感じる場合があるでしょう。
OJTトレーナーが不在の間は別の社員に質問できるようにする、メールやチャットはすぐ返信するというルールを作るなど、新入社員が質問しやすい環境を整えることが必要です。

トレーナーがOJT中に新入社員を放置してしまう理由

OJT中の放置はよくあることで、場合によってはトレーナー側が放置しているつもりはないのに、新入社員は「放置されている」と感じてしまっているという場合もあります。このような事態を防ぐためには、原因の特定が重要です。なぜOJTの実施中に新入社員の放置が起こってしまうのか、その理由を探っていきましょう。

仕事が忙しくて余裕がない

第一の理由として、OJTを担当する先輩社員の仕事が忙しく、指導の時間を十分に確保できないということが考えられます。

OJTトレーナーを任される先輩社員は入社3年目〜5年目の若手社員や中堅社員が多く、徐々に社内でコア業務を担当するようになる時期です。特にOJTトレーナーをぜひ引き受けてほしいと感じるような先輩社員はプレイヤーとして優秀な場合が多く、日頃から多くの業務を抱えている傾向があります。OJTトレーナー自身の業務量が多すぎるあまりOJTの対応が後回しになり、やむを得ず放置が起こってしまうのです。

社員教育のノウハウがない

2つ目の理由は、社員教育のノウハウが蓄積されていない、ということです。OJTを実施する際には、まず綿密な計画を練った上で、現場と人事部が密に連携したすり合わせを行う必要があります。このような教育プロセスが整備されておらず、現場に任せきりになってしまってはいないでしょうか。

社員教育のノウハウが蓄積されていない場合、現場は手探りでOJTを進めなければなりません。その結果、いきあたりばったりのOJTとなってしまい、結果的に放置を招いてしまうのです。

職場の人間関係があまり良くない

OJTで放置が起こってしまう理由として、職場での人間関係があまり良くないというケースも散見されます。パワハラやいじめが発生してしまっている場合はもちろん大問題ですし、そうでなくとも、社員が自分の業務だけ推進していればよいと考えている、業務が多すぎて余裕がないなど、職場の雰囲気がギスギスしてしまっている場合もあります。

この場合、社員同士の連携がおろそかになってしまい、新入社員へのOJTに支障が出てしまいます。

トレーナーのスキルや経験が足りていない

OJTが放置となってしまい十分な効果が上がらない場合、OJTトレーナー自身のスキルや経験が足りていないということも考えられます。プレイヤーとしてのスキルが足りない場合は、トレーナー自身に経験を積んでもらうしかありません。トレーナーの選定基準を見直すなど、対策が必要です。

一方、プレイヤーとしては優秀なものの、指導力が不足しているというケースもあります。この場合は、外部研修なども積極的に活用しながら、新入社員指導のコツや心得を身に付けてもらうことが有効です。

OJTで新入社員を放置すると発生するリスク

退職につながりやすい

OJTの役割は、新入社員に対して業務に必要な知識を提供するだけにとどまりません。上司や先輩社員との1対1でのコミュニケーションを通じて職場に縦のつながりを作り、新しい環境に安心感を覚えてもらうことも重要なOJTの目的です。

そのためOJTで放置が発生してしまうと、職場環境に対する信頼感を損ねてしまいます。それだけではなく、仕事へのモチベーションが低下し、最悪の結果として退職につながってしまう可能性も十分にありえます。OJTでの放置はリスクが高いということをしっかりと認識しておきましょう。

生産性が上がらない

OJT期間中に新入社員を放置してしまうと、新入社員が業務知識やスキルを身につけることができず、業務が滞ってしまいます。新入社員の早期戦力化が叶わないため、指導する側の負担も増え、チーム全体の生産性低下に繋がる可能性があります。

早期退職が社内の士気低下を招く

新入社員が早期に離職してしまった場合、他の社員の士気低下に繋がります。
新入社員が行うはずだった業務を他の社員が引き受けなければならなかったり、社員を大切にしない文化だという認識ができてしまったりするからです。
また、「自分も辞めるべきか」と考える契機となってしまうため、連鎖的な退職に繋がる可能性もあります。

放置しない正しいOJTの方法

OJTでの放置はリスクが高いため、可能な限り放置が発生しないようなOJTの仕組み作りを行わなければいけません。それでは、具体的にどのようなステップで進めていけば、新入社員に「放置されている」と感じられにくいOJTが実施できるのでしょうか。アルーがおすすめする新入社員を放置しない正しいOJTの方法を、「やってみせる」「言って聞かせる」「させてみる」「ほめる」の4つのステップに分けて紹介していきます。

やってみせる

OJTの最初のステップとして、まずはトレーナー自身が実際の業務へ取り組み、手本を見せましょう。

OJTの最大のメリットは、新入社員が実際の業務内容を通して実務に必要な知識を身に付けられる、という点にあります。そのため、まずはトレーナーがどのようにして仕事に取り組むのかをじっくりと観察してもらうことが重要です。ここでしっかりと仕事の進め方を理解できれば、このあとのステップもスムーズに進行します。

言って聞かせる

お手本を見せたあとは、口頭で仕事の方法やコツを説明します。OJTにおいては新入社員が先輩社員の「背中を見て学ぶ」ことも重要ですが、細かな手順やコツ、注意点などはなかなか見るだけでは伝わりません。そのような点については、「Show」のあとに口頭で補足する必要があります。「この点がポイントだよ」「ここはミスが発生しやすいから気を付けて」といった具合に、「Show」で行ったことを言語化しながら、できる限り具体的に説明するとよいでしょう。

させてみる

「させてみる」では、実際に新入社員へ仕事に取り組んでもらいます。ここまでの2つのステップで教わった内容を踏まえながら、実際に今度は新入社員自身が仕事を実践していきます。「Do」には身に付けた知識の確認という意味はもちろん、ここまでのステップで学んだ知識を定着させる効果もあるため、重要なステップです。トレーナーは実際の手順をよく確認しながら、フィードバックでなにを伝え、次はなにに取り組んでもらうのかを考えておきましょう。

ほめる

「させてみる」の結果を踏まえ、改善点や上手くいった点を伝えるのが「ほめる」です。OJTで達成したいと考えていた項目が達成できた場合には率直に褒めるとともに、さらなる改善点などを伝えていきます。もしOJTで上手くいかなかった点があった場合は、なぜ上手くいかなかったのか、次はどのようにすれば改善できるのかなどを丁寧にフィードバックしましょう。

遠慮してしまいがちな新入社員は、OJT中に発生した疑問を解消できていない場合もあります。「なにか分からないことはあった？」などと、トレーナー側から積極的に疑問点を解消してあげるようにしましょう。

▼OJTのコツは、以下の動画で紹介していますので、ご確認ください。

社員を放置しないOJTのポイント

OJTにおいて新入社員の放置が発生してしまう場合は、なんらかの対策を講じる必要があります。特に人事部側から積極的に仕組み作りを行い、トレーナーと新入社員の双方に対してアプローチを行っていくことが有効です。ここからは、社員を放置しないためのOJTのポイントについて紹介します。ポイントはいくつか存在するため、職場の状況に応じて適切なものを選んでいきましょう。

• 職場の環境を整える
• 教育方法を確立する
• 社員同士のコミュニケーションの機会を増やす
• 定期的に研修を実施する
• 新入社員それぞれに合った教育方法を検討する
• 新入社員と話し合える場を設ける
• 外部機関を利用する

では、詳しい内容をまとめていきます。

職場の環境を整える

第一に、職場の労働環境を改善するということが考えられます。OJTで放置が発生してしまう原因として、「トレーナー側の抱えている業務量が多く、十分な指導時間を確保できないというものがありました。そもそもトレーナー側に余裕がないと、OJTによるマンツーマンの指導時間は確保できません。

例えば現場にアンケートで業務量に関するヒアリングを実施する、人手が足りていない部署に人員拡充を行うなど、OJTによる指導時間が十分確保できるような環境を整えましょう。

最初に目標と計画を策定する

新入社員の放置を防ぐためには、OJT教育の目標と計画を明確に定めることが重要です。
OJTを通して新入社員にどのような知識・スキルを身につけてほしいのか、いつまでにどのレベルを目指す必要があるのか、といった目標を決めましょう。その上で、どのようなスケジュールで育成を進めていくか計画し、OJTトレーナー・新入社員・新入社員の上司の三者間で共有するのがおすすめです。

OJT育成計画を立てる際には、以下の「新入社員育成計画書テンプレート」をぜひご活用ください。新入社員とOJTトレーナーとの間で、1年後の目標や注力課題、アクションを共有するのにお使いいただけます。

教育方法を確立する

人事担当者が「OJTを実施しておいてね」と現場にOJTを丸投げしてしまっては、トレーナー側もなにから教えればよいのか分からず途方に暮れてしまいます。OJTでの放置を防ぐための取り組みとして、教育方法を確立するということが重要です。

例えば新入社員を指導するためのマニュアルを整備することで、全社的に均一な質のOJTを実施できる確率が高まります。また、OJT前にOff-JTを実施して業務に必要な基礎知識の提供も有効です。

社員同士のコミュニケーションの機会を増やす

先述したように、職場での人間関係が悪いとOJT中の放置が発生してしまいやすくなります。また、トレーナーと新入社員の間でコミュニケーションが十分に取れておらず、結果的に放置となってしまったというケースも少なくありません。

OJTでの放置を防ぐためには、社員同士のコミュニケーションの機会を増やすことも重要です。具体的には、定期的にトレーナーと新入社員、さらには部門長やマネージャーも交えた三者面談を実施する、自宅から参加できるオンライン交流会を実施するといった施策が考えられます。

その他のコミュニケーション活性化施策について詳しくは、以下のページをご覧ください。
『職場のコミュニケーションの重要性と活性化のための具体例8選』

定期的に研修を実施する

OJTトレーナーは入社後数年〜5年目程度の社員が担う場合が多いです。この年代の社員はプレイヤーとして徐々に実力を発揮しつつありますが、指導経験は浅く、そのために結果としてOJT中の放置を招いていることも少なくありません。

OJTトレーナーに向けた研修を定期的に実施すれば、OJT中の放置を防ぐことができます。指導の際のコツや心構えなどを丁寧に伝えていきましょう。また、OJTトレーナー間の横のつながりを形成すれば、各部署のOJTの進行状況などの現状共有にもつながります。

アルーが提供するOJTトレーナー研修について詳しくは、以下のページをご覧ください。
OJTトレーナー研修

▼サービス資料ダウンロード

新入社員それぞれに合った教育方法を検討する

新入社員それぞれにあった教育方法を検討する、ということも大切です。新入社員はそれぞれに得手不得手があり、一人ひとり仕事を習得するスピードは異なります。このため、新入社員全員を全く同じように教育すると非効率なばかりか、モチベーション低下を招いてしまいます。

もちろん教育担当者は基本的にマニュアルに沿った指導を実施しますが、新入社員の状況を見ながら随時適切な対応を取ることが重要です。会社としても、新入社員の状況をしっかりと把握した上で、教育方法をアップデートしていきましょう。

新入社員と話し合える場を設ける

入社したばかりの新入社員は、OJT中に発生した疑問点などを相談したくても誰に相談すればよいのか分からず、途方に暮れてしまう場合があります。困ったときに相談できる相手がいないと、部署内での孤立感を高めてしまい、仕事に対するモチベーションの低下につながりかねません。

OJT実施時には、新入社員と話し合える場を設けるようにしましょう。OJTトレーナーとのミーティングの実施はもちろん、直属の上司と1対1のミーティングを実施したり、上長との面談を実施したりといった施策も有効です。

外部機関を利用する

トレーナーの育成を行う担当者は、いわば「指導者の指導者」にあたります。そのため、社内で指導力育成のための研修を実施できる人材の確保が難しく、なかなか自社でOJTトレーナー向け研修を実施できないといったケースもあるでしょう。

そのような場合には、外部機関が提供しているOJTトレーナー向け研修を利用することがおすすめです。トレーナーとして必要な知識や心構えなどを体系的に身に付けることができ、トレーナー自身の成長につながります。

アルーでは、OJTトレーナー向けの研修を行っています。詳しい資料をこちらからダウンロードいただけます。

▼詳しくは以下のページもご確認ください。

OJTトレーナー研修

OJT制度を改善するために人事ができること

では、OJT制度を改善するために人事部ができる施策はなんでしょうか。

• OJTトレーナー研修を行う
• メンター制度を導入する
• 定期的に1対1の面談を行う
• フォローアップをする

以下にて、詳しい内容を見ていきましょう。

OJTトレーナー研修を行う

OJTトレーナー研修は、OJTトレーナーとしての指導力育成にフォーカスした研修です。前述したように、自社内でのOJTトレーナー研修が難しい場合は、外部機関を利用して研修を行うようにしましょう。

外部から講師を呼んで対面研修を行ったり、外部で行われているOJTトレーナー研修に担当者を参加させたり、eラーニングを利用して研修を行ったりするのもよいです。自社に最もあった方法を選択するようにしましょう。

アルーのOJTトレーナー研修については、こちらから詳しい資料をダウンロードいただけます。

プログラムの詳細などは以下のページでもご確認いただけます。

OJTトレーナー研修

メンター制度を導入する

メンター制度は、社歴の近い若手社員や先輩社員が、新入社員をメンター役としてサポートする制度のことです。最近では、OJTとは別にこのメンター制度を導入する企業も増えてきています。

OJTは仕事に関するノウハウを伝達するのが目的であるのに対し、メンター制度では業務に直接関連しない新入社員の悩み事や相談を解決するのが目的です。メンター制度を導入することで、新入社員がOJTで行き詰まりを感じたり、放置されていると感じてしまったりした際にも迅速な対応ができるようになります。

メンター制度のメリットや成功のコツについては、以下の記事をご覧ください。
『メンターとは？役割やメンター制度のメリット、成功事例を徹底解説』

定期的に1対1の面談を行う

定期的に1対1の面談を実施することも、OJTの質を改善する上で有効です。OJTで常にマンツーマンの指導を行っているため不要だと考えてしまいがちですが、OJTで伝達する内容はどうしてもその場の業務に関連した指導に限られてしまいます。また、定期的にトレーナーと話す機会が確保できないと、OJTで放置されてしまった際に解決の糸口が見当たりません。1対1の面談を実施すれば、OJTの場では伝えられなかった俯瞰的な視点からのアドバイスを改めて伝えることができるのです。

1対1の面談を成功させるコツについて詳しくは、以下の記事をご覧ください。
『1on1とは？話すことの例や意味がないと言われないための進め方』

1対1の面談制度を導入する際には、以下の記事もご覧いただくのがおすすめです。
『1on1ミーティングの効果的な導入方法と事例を紹介』

フォローアップをする

OJTの後半には、成長度合いやOJTトレーナーとの間の関係性にも差が見られてくるものです。この時期にOJTで学んだ内容の振り返りやまとめを実施すれば、OJTでの指導のモレを防いだり、OJTで学んだ内容のより一層の定着を促したりすることができます。

具体的には、OJTの実施後に、「なにかOJTで解決できなかった疑問点はないか」といった内容をアンケートでヒアリングしたり、OJT新入社員を対象としたフォローアップ研修を実施したり、といった施策が考えられます。

​​​​​​​

まとめ

OJTで放置が発生してしまう原因と、OJTの質を高めるための施策について紹介しました。OJTは効率的に社員を育成する上で欠かせない育成方法ですが、OJTトレーナーの指導力が教育のクオリティに大きな影響を与えるのも事実です。

アルー株式会社では、OJTトレーナー研修を始めとしたさまざまな人材育成のための研修プログラムをご用意しております。人材育成を専門に手掛けてきた企業ならではのノウハウを活かし、最大限の結果を引き出す研修を実施することが可能です。OJTを始めとした各種研修の実施をご検討の際は、ぜひアルー株式会社にご相談ください。

▼アルーのOJTトレーナー研修の詳細資料はこちらからダウンロードできます。

▼学べる内容や教材サンプルは以下のページでご確認いただけます。

OJTトレーナー研修