OJT教育とは？指導やマニュアル作成のコツ、メリット・デメリット

実践的な知識を手早く身につけてもらえる点が特長のOJT。業界を問わず多くの企業で活用されている、最もポピュラーな教育の一つです。

OJTにおいて業務に必要な知識を効率よく伝授するためには、PDCAサイクルを回しながら常にOJTのプロセスを改善することが欠かせません。OJTを実施する際の流れや、OJT教育を行う際に気をつけておきたいポイントなどについて解説します。

OJT教育とは

OJT教育とは、”On the Job Training”の略称で、実際の仕事をこなしながら業務に必要な知識やスキルを身につけていく教育方法のことです。入社したばかりの新入社員や、昇進したばかりの社員に対して、先輩や上司に当たる社員がOJTトレーナーとして指導に当たります。

実際の仕事を題材に業務に必要な知識を伝達するため、座学による研修やマニュアルだけではなかなか身につきにくい実践的な知識を身につけてもらえることが大きな特徴です。日本の企業では企業の規模を問わず最もメジャーな教育手法の一つであり、業界や業種を問わず活用されている教育方法でもあります。

OJT教育には必ずトレーナーが必要

OJTは、単に新入社員へ先輩の仕事ぶりを見せればよいというわけではありません。OJTを効果的に実施するためには、先輩や上司にあたる社員が新入社員や若手社員にOJTトレーナーとして指導にあたる必要があります。

OJTトレーナーは新入社員の能力や特性を見ながら、実際に取り組んでもらう仕事の内容や難易度を調整します。OJTでは主にトレーナーからマンツーマンの指導を受けながら仕事のノウハウを学んでいくため、OJTトレーナーはOJTの効果を大きく左右する重要な存在です。そのため、OJTトレーナー研修の実施や、トレーナー自体のスキルアップをさせる施策が必要になるでしょう。

OJT教育のメリット・デメリット

企業の育成においては、OJT教育と研修などのOff-JTを組み合わせて施策実施を行います。ここでは、OJT教育のメリットとデメリットを紹介します。メリットとデメリットを踏まえ、OJTをOff-JTをうまく組み合わせて育成を行いましょう。

OJT教育のメリット

まずは、OJT教育のメリットを紹介します。

即戦力への育成をしやすい

実務を通じて教育を行うので、実務に必要な知識やルールを効率的に覚えることができ、現場ですぐに成果を出すのに必要なスキルを早期に身につけることができます。

短い期間で会社全体の力をあげやすい

現場ですぐに成果を発揮できる戦力が増えることで、短期的に会社全体の成果につながりやすいのもOJTのメリットです。

研修コストがかからない

現場での直接指導を通じて教育を行うので、外注するコストがかかりません。Off-JTなどを外注すると、講師の人件費や教材費などが必要になります。OJTは社内の人材が業務の一環として教育を行うため、コストがかからない点が魅力です。

OJT教育のデメリット

即戦力を生み出しやすく、研修コストもかからないOJTですが、デメリットもあります。ここでは、OJT教育を行う際に知っておきたいデメリットをご紹介します。

トレーナーによって質に差が出る

現場のトレーナーや上司の知識やスキル・業務経験によって、どのような方針で教育を行うか、何を教えるか、どのようなやり方で教えるか、新入社員個人の適性を踏まえて教育できるかどうかに差が出てしまいます。そのため、トレーナーと新入社員の相性が悪かったり、その部署の育成環境がよくないと新入社員が育たないことがあります。

新入社員と接する際の心構えやティーチングスキル、フィードバックスキルなど、トレーナーや上司が共通して身につけておくべきスキルは事前にトレーナー研修を行うことがおすすめです。研修を行うことで、一定の質を担保できるようにするとよいでしょう。

アルーでは、OJTトレーナー向けの研修を提供しています。詳しくは「OJTトレーナー研修」をご覧ください。

体系的に学びにくい

実務にあった知識やルール、業務の仕方はOJTで効率的に身につけることができます。一方で、体系的な思考スキルや仕事の進め方はOJTでは身につけづらいです。

OJTで実践した内容を体系的なスキルに落とし込むには、業務経験から教訓を引き出すような能力が必要です。新入社員の中にはまだそのような力が身についていない人もいるでしょう。その場合、思考力や応用力が身につきにくいことがあります。

仕事の進め方やロジカルシンキングスキル、文章作成スキルなどを体系的に学ぶには、研修やeラーニングなどのOff-JT教育のほうが効率的です。

▼体系的に学べるアルーの研修一覧はこちら

テーマ別研修

トレーナーの業務が忙しいと、教育が進まなくなる

職場環境によっては、トレーナーが自身の業務にかかりっきりになり、新入社員の面倒をみる余裕がなくなってしまうこともあります。そうすると、新入社員はやるべき業務がなく時間を持て余してしまったり、フィードバックが得られず成長実感を感じられなかったりするかもしれません。最悪の場合、メンタル不調に陥ってしまうこともありえます。

教育担当を担うトレーナーの業務状況も把握しながら、職場全体で新入社員に関わる環境づくりが必要です。

OJT教育にはPDCAのサイクルが欠かせない

OJTを実施している企業の中には「気がつけばOJTが単なる放置となってしまっていた」といった問題点を抱えている場合も少なくありません。OJTで適切な指導が行えないまま新入社員を放置してしまうと、新入社員のモチベーション低下を引き起こす可能性があります。最悪のケースでは早期離職を招いてしまうこともありえるでしょう。

OJTを失敗させないためには、指導計画を立てること、そして指導がうまくいっているか常に確認しながら必要であれば改善を加えていくことが求められます。つまり、PDCAサイクルを回しながら継続的にOJTのプロセスを改善していくことが重要なのです。OJTにおけるPDCAサイクルについて紹介します。

Plan＝計画

OJTを実施する際には、まずOJTの全体像の計画を立てましょう。計画の段階でOJTの骨子をはっきりとさせておくことで、OJTにおいて実践すべき具体的な内容が明確化するため、OJTの事前計画はとても重要です。

計画を立てる際は、まず全体のゴールとなる大きな目標を策定します。例えば「OJTで営業のノウハウを身につけてもらいたい」と考えた場合、「案件の獲得から成約までを一人でこなせるようになる」という最終目標を明確化します。

大きな目標が決まったら、次は最終目標を達成するための小さな目標に細分化しましょう。例えば先程の営業の例でいえば、「潜在顧客へのアプローチ方法を身につける」「契約に必要な書類記入プロセスを身につける」といった内容が考えられます。

Do＝実行

PDCAサイクルの”D”にあたる「実行」では、計画の段階で策定した内容に沿って実際に業務をこなしてもらいましょう。

OJTで実際に職務をこなしてもらう際はいきなり仕事を丸投げせずに、まずはOJTトレーナーとなる先輩社員が「実際に仕事をやってみせる」ようにします。その後、業務をこなすのに必要な補足説明を行い、実際に新入社員に仕事へ取り組んでもらう、という流れがおすすめです。

以上のプロセスのうち一つでも欠けてしまうと、新入社員はスムーズに業務に取り組めず、十分なOJTの成果が得られない可能性があります。業務をやってもらう際には、「やってみせる」ことと「説明を行うこと」の両方を必ず実施しましょう。

また、最初に立てたOJT全体の計画がスムーズに実行できるように、企業側がサポートすることも大切です。OJTトレーナー以外にも、その上司や人事・経営陣も実行に対するサポートを行いましょう。

Check＝評価

「評価」にあたる”Check”の段階では、Planで立てたOJTの計画がきちんと進んでいるか、確認します。

最初に立てたOJT教育全体の計画が滞りなく進んでいるかどうかや、期間目標に対する定期的な評価とフィードバックをOJTトレーナーが新入社員に行います。

計画が思うように進んでいない、計画通りにOJTを行っていても、新入社員には定着していないというような場合もありますので、次の段階でOJTの内容や計画をブラッシュアップしていく必要があるでしょう。

Action＝行動

PDCAの最後の段階である「行動」では、評価の段階での成果や反省点を踏まえたプロセスの改善を行います。

例えば、Checkの段階で「OJTトレーナーが多忙でなかなかOJTが進まなかった」という課題が見つかったら、「OJTトレーナーの業務量を調節する」「OJTトレーナーが不在の場合にサポートする人を任命する」などの改善案を出し、計画の見直しをして、次のPlanに活かしていきます。

OJTトレーナーのスキル不足や、新入社員の知識の定着が課題となった場合には、OJT以外の集合研修やeラーニングを使用した教育方法を検討しても良いでしょう。

OJT教育の進め方

OJT教育は、PDCAサイクルを通して効率的に進めていくことが重要であることをお伝えしました。

では、実際にOJT教育を進めていく上で、どのように新入社員に伝えれば良いのでしょうか。

アルーでは、「やってみせる」「言って聞かせる」「させてみる」「ほめる」の4段階にわたって新入社員に教育をすることをおすすめしています。

1段階ずつ、詳しく解説いたします。

やってみせる

OJTにおいて新入社員に業務を実践してもらう前に、まずはOJTトレーナーとなる社員が「実際に仕事をやってみせる」ようにしましょう。

実際に先輩社員が実際に仕事をこなす様子を見ながら、新入社員は業務をこなす方法やコツについて体得することができます。先輩社員が仕事を実践する様子を見ながら、仕事の全体像を把握することを心がけてもらうとよいでしょう。

最近では、定型的な業務については実践方法を動画化し、オンラインで仕事の方法を学んでもらう企業も増えてきています。OJTトレーナーの負担も考慮しながら、随時工夫していきましょう。

言って聞かせる

先輩社員の仕事の様子を見るだけでは、なかなか細かなコツやノウハウまでは伝わりにくいかもしれません。また、その仕事がどうして必要なのかといったバックグラウンドまではなかなか伝えきれません。

業務をやってみせたあとは、仕事の内容やノウハウに関する説明を行いましょう。新入社員は先程の「やってみせる」で学んだ内容と、ここでの説明を頼りに次の段階へ進むことになります。「何かわからないことはないか？」「不安な点はないか？」など、実践へ進む前に丁寧なヒアリングを行いながら進めてみてください。

させてみる

業務の説明を一通り伝えたら、いよいよ新入社員に自分自身で仕事へ取り組んでもらいます。新入社員が実際に仕事を行なってみることで、ここまでの段階で身につけた知識の定着を図ることが可能です。また、「説明を聞いただけでは分かったつもりになっていた部分」を明確化することもできます。

新入社員にとって初めてとなる業務の場合、なかなか上手くいかない場面もあるかもしれません。しかし、OJTトレーナーとなる先輩社員は新入社員が一通り業務をこなすまでは口を出しすぎないことが重要です。

新入社員が自分で業務をこなす前に口を出してしまうと、新入社員が業務を行ったという達成感が得られなかったり、自分で業務をこなすことによる気付きが得られなくなってしまいます。

ただし、「放置されている」と新入社員に感じさせないよう、「疑問点にはいつでも答える」という姿勢を見せるようにしましょう。

また、「失敗は責めない」ということも徹底することで、新入社員は安心して業務に取り組むことができます。

ほめる

新入社員による業務の実践が終わったあとは、OJTトレーナーが業務に対するフィードバックを実施します。もちろん初めての業務の場合は改善点が多々見つかるかもしれませんが、まずは新入社員が「実践できた」部分に焦点を当て、できた部分を褒めてあげることが重要です。

これまでの成長をOJTトレーナーとともに振り返ることで、新入社員は自分の仕事ぶりに自信を持つことができます。新入社員のモチベーションを維持してあげることで、新入社員は次の業務にもポジティブな気持ちで臨むことができるでしょう。

リモートワーク環境でのコミュニケーションやOJTのコツについては、以下の動画で詳しく解説していますので、ぜひ一度ご確認ください。

OJT教育の指導のコツは？

ここまで、OJTを行う際の具体的なステップについて紹介してきました。それでは、実際にOJTへ取り組む際にはどのようなポイントに注意すればよいのでしょうか。

OJTにおいて効果的な教育を実施するためには、「育成計画を作成しておく」「個人によって指導内容を変える」といったいくつかの指導のコツが存在します。OJT教育における指導のコツについて見ていきましょう。

育成計画を作成する

「蓋を開けてみればOJTを通じて何も知識が身につかなかった」という事態を防ぐためには、事前にOJTによる育成計画を作成しておくことが必要不可欠です。「OJTを通じて何を身につけてもらいたいのか」「そのためにはどのようなマイルストーンが必要となるのか」といった事柄を明確にしておくことで、OJTトレーナーは新入社員の能力に応じた適切な指導を行うことができるようになります。

育成計画の作成には負担がかかるため、企業側のサポート体制を整えておくことも重要です。例えばOJTトレーナー向けの研修を実施し、育成計画の立て方を伝えたり、トレーナー同士の横のつながりを作り出し、OJTのクオリティを底上げすることができます。

育成マニュアルを整備する

新入社員向けとトレーナー向けの育成マニュアルがあることで、トレーナーによる教育のばらつきを無くし、指導のクオリティを平準化しやすくなります。

新入社員向けには、OJT期間終了時に目指すべき姿、身につけるべき知識・スキルの全体像、ロードマップ、具体的に必要な手順などを用意しておくとよいでしょう。

トレーナー向けにも同様に、OJT期間で新入社員が達成すべき状態や、身につけるべき知識・スキルの全体像、ロードマップ、手順を整理したマニュアルを用意しましょう。OJT施策を毎年行っている企業では、トレーナーの指導経験を踏まえたナレッジを集約し、マニュアルに掲載しておくとよいでしょう。

結果が出なくても焦らない

新入社員の成長速度は人それぞれです。たとえ「育成計画よりもOJTが遅れている」といった事態が起こったとしても、焦りは禁物です。

例えば営業向けのOJTで「なかなか契約書類の用意ができない」といったような事態が発生した場合、焦って実務へ進んでしまっては逆効果です。「なぜこの書類が必要となるのか」「この書類にはどのような目的があるのか」といった背景まで立ち入りながら丁寧な説明を行い、新入社員が自立して仕事を行なえるようになるまでサポートしましょう。新入社員の能力を見ながら、ときには事前に作成した計画を柔軟に変化させることも重要です。

個人によって指導内容を変える

OJTの長所として、新入社員一人ひとりの能力や特徴にあった指導ができるという点が挙げられます。OJTを実施する際には、個人によって指導する内容を変化させるということも重要です。

特に中途入社した社員に対してOJTを行う場合は、社員それぞれが持っている経験やバックグラウンドは人それぞれで大きく異なります。OJTトレーナーとなる社員は、「この社員には業界の事情について重点的に指導しよう」「この社員は基本的な事柄はできているから、応用的な内容を教えよう」といった具合に、新入社員の能力に合わせた指導を行いましょう。

指導内容を明確に言語化する

OJTでは、「実際の業務の様子を見ながら学んでもらう」ことがメインとなります。そのため、単に仕事内容を見せるだけでは、以下のような情報が抜け落ちてしまいがちです。

• なぜこの業務が必要となるのか？
• それぞれの工程にはどのような意味があるのか？
• どのようにすればさらにステップアップできるのか？

OJTを実施する際には、仕事の内容や業務手順、背景などをできる限り明確に言語化するようにしましょう。業務に必要なこれらの情報を言語化することで、OJTトレーナーの頭の中で今一度業務内容を整理する機会にもなるため、業務プロセスの改善も見込めます。

フィードバックを行う

OJTで業務を実践したままにしておくと、身につけた知識を改善するせっかくの機会を逃してしまいます。OJTで新入社員に業務を実践してもらったあとは、必ずOJTトレーナーがフィードバックを行うように心がけましょう。

新入社員は、OJTトレーナーからのフィードバックを受けて自分の仕事を改善していくことができます。また、業務の実践後のフィードバックの際には「わからない点はあるか？」などと質疑応答のシーンを設けることも重要です。次の業務へ取り掛かる前に、疑問点や不安点をしっかりと潰しておきましょう。

フィードバックの基準を作っておく

OJTを行う際にはフィードバックが重要だということは先述したとおりです。しかし、OJTを実践する際にはしばしばフィードバックの基準が曖昧になってしまいます。OJTトレーナーがその場で気になった点だけを指摘していると、目先の業務指示ばかりになってしまい、効果的なOJTとはなりません。

そのため、OJTの実施前にフィードバックの基準をしっかりと定めておくこともポイントです。「具体的に、どのようなことができたらOJTの目標達成なのか」といった基準を設けておきましょう。達成度を数値で表せる定量的な基準と、数値で表しにくい定性的な基準をバランス良く用いることが重要です。

OJTトレーナーの教育方法とは

OJTは実践的な知識を身につけてもらう上で効果的な教育手法ですが、教育の質がOJTトレーナーに大きく左右されてしまうという問題点が挙げられます。このような教育の質の「ムラ」を防ぐためには、OJTを実施する前に会社側がOJTトレーナー向けの研修を用意することが得策です。

OJTトレーナー向け研修を通じて、OJTトレーナーにはOJTにおける指導方法や指導の際の心構えなどを身につけてもらうことができます。OJTトレーナーの教育方法について見ていきましょう。

自社でOJTトレーナー研修を受けさせる

OJTトレーナーを教育する際の方法として、まず自社でOJTトレーナー向け研修を実施するという手法が挙げられます。

OJTにおいて指導をする際には、「育成計画の作成」「評価基準を設ける」など、先述した多くのポイントに気をつける必要があります。事前に社内でOJTトレーナーとなる社員を集めて、OJTトレーナー研修を行うことをおすすめします。

人材育成会社に研修を外注する

OJTトレーナー向けの研修では、具体的な指導法や指導のポイントなど多くの項目を体系的に学んでもらう必要があります。OJTトレーナーに対して指導法を教育できる社員は限られており、社内でOJTトレーナー向け研修を実施する余裕がないというケースは少なくないのではないでしょうか。また、OJTトレーナー向け研修の質をさらに向上させたいといった場合もあるかと思います。

そのようなケースでは、人材育成会社が実施している研修を利用するのも一つの手です。中にはOJTトレーナー向け研修を提供している企業もあるため、研修の外注も一つの手段として念頭においておきましょう。

アルー株式会社の人材育成

アルー株式会社は、人材育成を専門に手掛けてきた企業です。新入社員研修や管理職研修などを始めとしたメジャーな研修はもちろん、OJTトレーナー向けの研修も数多く手掛けてきました。

OJTトレーナー向け研修の外注を検討されている場合は、ぜひアルー株式会社へおまかせください。アルー株式会社が提供しているOJTトレーナー向け研修では、後輩との関係構築力や指導方法などをトレーニングできる研修プログラムを用意しています。講義形式でOJTトレーナーとして必要な知識を体系的に身につけられることはもちろん、「業務の依頼」「仕事以外の話をする」といった実践的な演習も数多く含まれていることが特長です。

アルーのOJTトレーナー向け研修については、以下のページをご確認ください。

OJTトレーナー研修

まとめ

OJTを実施する際の流れや、OJT教育の指導のコツなどについて解説してきました。OJTは日本の企業において最もポピュラーな教育方法の一つですが、「気づいたら放置になってしまっていた」といった失敗例が少なくないのも事実です。

効果的なOJTを実施する際には、この記事で紹介したような多くのポイントに気を配ることが求められます。ぜひこの記事の内容を参考にしながら、会社全体にとって本当に効果的なOJTを実施してください。​​​​​​​