【事例あり】報連相研修を成功させるポイントとおすすめのワークを紹介

社会人に欠かせないスキルとして代表的な報連相。新人研修のテーマとして必ずといっていいほど扱われる重要な内容で、社会人として仕事を進めていく上での基本スキルです。

報連相を身につけさせる際に有効なのが、報連相研修です。そこでこの記事では、報連相研修を成功させるために意識したいポイントや、報連相研修に取り入れたいおすすめのワークなどを紹介します。

報連相の正しいやり方

報連相といっても、ただ日常会話の延長のような感覚で報告や連絡、相談を実践すればよいというわけではありません。ビジネスで報連相を行う際には、報告、連絡、相談のそれぞれにおいて気をつけるポイントが存在します。

新人研修で伝えておきたい、正しい報連相のやり方を解説します。

報告・連絡・相談

報告、連絡、相談を実践する際には、いずれにしても相手に伝わりやすい言い方を意識した上で、情報を正確に伝えることを心がけることが大切です。報連相のそれぞれにおけるポイントを見ていきましょう。

報告

報連相における報告とは、仕事の進捗状況や、業務における成果や結果などを先輩社員へ伝えることを指します。

報告では、結論や結果を先に伝えることを意識するのが大切です。仕事の結果を先に伝え、そこへ至った経緯は後から補足するという流れを徹底させましょう。結論が先にくることで、報告を受ける上司側は話の全体像がつかみやすくなりますし、情報伝達の時間短縮にもつながります。また、報告前に起承転結を簡単にメモ書きさせたり、必要に応じてメールやチャットを活用させたりするのも有効です。

連絡

自分のスケジュールや、業務に関する情報を先輩社員へ伝えることを連絡と呼びます。

連絡では、正確な情報を速やかに伝えるのが最も大切です。個人の主観や意見が入り混じると、連絡内容の正確性を検証しづらくなります。曖昧な表現を使用せず、要点のみを完結に伝えることを心がけてもらいましょう。

また、連絡内容に応じて連絡手段を変えるのも有効です。口頭での連絡のみならず、文書で共有したり、複雑な内容は図表を用いたりするなど、柔軟な連絡ができるように教育を行いましょう。

相談

相談とは、業務を行う中で抱いた疑問点や不安な点、さらには業務で発生したトラブルについて先輩社員へアドバイスを求めることです。

相談においては、整理してから相談するのが大切です。トラブルに直面した際に内容が曖昧なまま相談にいくのではなく、「現在どういった状況なのか」「何を目指しているのか」「これまでに何を試したのか」を整理してから相談させましょう。

また、問題解決に必要な情報はできる限り提供させるのも大切です。包み隠さず現状を伝えることによって、より有意義で生産性の高い相談ができます。

Bad News First

Bad News Firstとは、良いニュースは後回しにして、悪いニュースを先に伝えるべきだという考え方のことです。ビジネスにおける報連相では、このBad News Firstを徹底する必要があります。

新入社員がBad Newsを上司へ伝えるのは、心理的にも気後れすることが多いでしょう。しかし、リスクを伴う重要な情報はできる限り早く伝えるべきです。Bad Newsが起きたとき、または起きそうなときはすぐに上司に報告・相談することを習慣化させましょう。

報告・連絡のタイミング

報連相を実践する際には、タイミングが重要です。具体的には、仕事全体の2割が完了した段階で「相談」を行い、5割で「連絡」、8割の段階で「報告」するのがおすすめです。

例えば部内ミーティングで用いる資料を作成する際に、全体のアウトラインが完成した段階でまずは資料の内容を上司へ相談しましょう。その後に資料作成を進め、ちょうど全工程の半分くらいが終了したら一度上司へ連絡します。さらに、一通り資料が完成して後は修正するだけという段階になったら上司へ報告し、ブラッシュアップを行うという流れです。

報連相の報告と連絡の違いについては、以下の記事で詳しく解説しています。

報連相の報告と連絡の違いは？適切に行うポイント、スキル向上施策も解説

新人育成に報連相研修が必要な理由

新人のうちに報連相を習慣化しておけば今後も自然と報連相が実践できるようになります。また、報連相によって周囲とのコミュニケーションが円滑化することで本人の成長スピードも上がります。 新人育成に報連相研修が必要な理由を見ていきましょう。

新人のうちに習慣化ができる

ビジネスを進める際に、自分一人だけで仕事が完結することはほとんどありません。多くの場合、周囲の助言を仰いだり連携したりして、協力しながら仕事を進めていくものです。報連相は社会人として仕事を行う上で基本となるスキルであるため、早いうちから習慣化しておくことが重要です。

報連相研修が必要な理由として、新人のうちに報連相を習慣化できる点が挙げられます。研修で報連相の重要性や具体的なやり方を伝えれば、配属後すぐに報連相を実践し、周囲からのフィードバックを受けてさらに言動を改善することができます。基本的な仕事の進め方を早期に身につけてもらうことに繋がるでしょう。

新人の育成スピードを上げられる

報連相がないと、先輩社員や上司は新入社員の業務の進捗や状況が把握できなくなってしまいます。新入社員が仕事の状況を上司にうまく伝えられないと、上司側も新入社員がどこまでできていて、何に困っているのか把握しづらくなるでしょう。結果として必要なサポートができず、本人の成長が滞ってしまいます。

報連相研修を行う必要性として、新人の育成スピードを上げられるという点も重要です。新入社員が報連相を徹底できるようになることで失敗を防いだり、上司からのアドバイスをもらいやすくなったりするため、結果的に新入社員の育成がスムーズに進みます。

新入社員研修での報連相の重要性については、以下のページで詳しくご確認ください。

新入社員研修で報連相の重要性を伝えよう！メリットと成功事例を解説

新人が報連相をできない原因

新人が報連相を徹底できない場合、どういった原因が考えられるのでしょうか。

報連相はビジネスにおいて非常に重要なスキルです。しかし、正しく報連相を行えない社員も多く存在します。ここでは、報連相ができない新人に共通する特徴を解説し、それぞれの特徴に対する解決策を提案します。

コミュニケーション不足

報連相ができない新人は、上司とのコミュニケーションが不足しており、意思疎通がうまく取れていないことが多いです。これにより、新人が困難に直面しても上司が適切に介入できず、大きなミスやトラブルが発生する可能性があります。信頼関係の構築が不足していることが根本的な原因です。日常的なコミュニケーションの質と頻度を見直し、定期的なコミュニケーションの機会を増やすことが重要です。

報連相の重要性を理解できていない

報連相の重要性を理解していない人は、報連相を省略しても仕事に影響がないと考える傾向があります。これにより、仕事を一人で抱え込んでしまい、最終的にはパンクしてしまうことがあります。報連相の重要性が理解されていない場合、社員が業務を独り占めしてしまい、業務効率が低下します。研修などで報連相の意義を強調し、新人の時点で重要性を伝えることが求められます。

報連相の型・タイミングを知らない

報連相の方法や適切なタイミングを知らないことも、報連相ができない原因となります。報連相には伝え方やタイミングが重要であり、これを学ばないと効果的に行うことが難しくなります。報連相の基本的な型や適切なタイミングを学ぶ研修を提供し、教育に力を入れる必要があります。

相手視点がない

報連相がうまくできない新人は、相手視点が欠けていることが多いです。後工程や依頼主の期待に応える姿勢が不足しており、相手にとってわかりやすい報連相ができません。相手の視点を考慮しない報連相は、コミュニケーションのミスを招きます。相手視点を重視する教育を行うことが大切です。

仕事の全体像を理解していない

仕事の全体像を理解していないため、どのタイミングで誰に報連相をすべきか判断できない場合があります。特に大規模なプロジェクトでは、この問題が顕著です。仕事の全体像を把握していないと、適切な報連相が行われません。全体像の理解を深める教育が求められます。

忙しくて報連相まで気が回らない

日々の業務が忙しすぎて、報連相にまで手が回らないこともあります。特に若手社員や中間管理職にこの傾向が見られます。業務が忙しいと報連相が後回しにされることがあります。新人の時点で、業務の優先順位を見直し、報連相の時間を確保することの重要性を認識する必要があります。

ロジカルシンキングに慣れていない

ロジカルシンキングができないと、情報をわかりやすく伝えることが難しくなります。報連相においても、情報を整理して伝えるスキルが欠けていると効果が低下します。ロジカルシンキングの欠如は、情報の伝達において大きな障害となります。論理的思考を養う教育プログラムを導入し、スキル向上を図る必要があります。

報連相ができない人の特徴と対策については、以下の記事で詳しく解説しています。

報連相とは？できない人の特徴・おひたしの重要性・具体的な施策を解説

報連相研修を成功させるポイント

報連相研修を成功させるためには、研修の目的を最初に伝えたり、正しい伝え方を教えたりするのが有効です。また、報連相のテンプレートを決めれば、新入社員は報連相を実践しやすくなります。

報連相研修を成功させるために意識しておきたいポイントを解説します。

研修の目的を最初に伝える

報連相研修を実施する際には、研修の目的を最初に伝えるのが重要です。どうしてその研修を受講する必要があるのか、受講によってどのようなメリットがあるのかが社員に伝わらなければ、どうしても研修の「やらされ感」が強くなってしまいます。

例えば報連相研修を実施する前に「この研修で報連相が身につけば、成長スピードが上がります」「周囲とのコミュニケーションが円滑化します」などと、研修を通じて何が得られるのかを伝えるようにしましょう。研修内容が仕事に役立つと分かれば、より参加者が積極的に研修へ参加してくれるようになり、研修後の行動変容も期待できます。

正しい伝え方を教える

ただ単に報告や連絡、相談の頻度を高めるだけでは、効果的な報連相とはいえません。効果のある報連相を実践するためには、先程解説した正しい報連相の方法を意識して、要領よく報連相を行う必要があります。

報連相研修を実施する際は、正しい伝え方を教えるように心がけましょう。短い時間で正しく報連相ができるようになるためには、ロジカルシンキングを磨くのも有効です。物事を筋道だって考えられるようになれば、報告内容や相談内容の要点が把握しやすくなり、結論ファーストで正確に話せるようになります。

アルーが実施しているロジカルシンキング研修は以下のページで詳しくご覧いただけます。
ロジカルシンキング研修

▼資料ダウンロードはこちら

報連相のテンプレートを決める

要点をおさえた報連相を行うために含めるべき情報や伝えるべき順番は、ある程度パターン化されています。報連相を正しく実践させるためには、報連相のテンプレートを決めるのも有効です。

例えば、相談の際には、以下のようなテンプレートを取り入れさせるのがよいでしょう。

• 相談したい事柄の現状はどうなっているのか
• 相談したい事柄では、何を目指しているのか
• これまでに何を試し、どのような結果だったのか

こうしたテンプレートが習慣化すれば、自然と要領の良い報連相ができるようになります。

▼テンプレートにも使える報連相実践ドリルのダウンロードはこちら

ワークやシミュレーションを取り入れる

報連相研修を行う際には、ゲームやワークを取り入れるのもおすすめです。ゲームやワークを取り入れることで、研修自体が楽しくなるだけでなく、アウトプットを通じた報連相の定着を促進できます。

具体的には、上司役となる講師に対して報連相を実践する「訪問シミュレーション」などを盛り込むのがおすすめです。訪問シミュレーションでは、講師からのフィードバックを通じて実践的に報連相スキルを磨くことができます。訪問シミュレーションについては、この記事で後ほど詳しく解説します。

報連相研修後に職場の上司が気をつけるポイント

報連相研修の効果を高めるためには、研修実施時のみならず、研修実施後にも継続的な取り組みが大切です。研修が終わった後は、新人が声をかけやすい雰囲気を作ったり、報連相を受けるときに相手の顔を見て真摯に聞くようにしたりしましょう。

報連相研修後に職場の上司が気をつけるべきポイントを解説します。

新人が声をかけやすい雰囲気を心がける

報連相が実践しづらい要因として、先輩社員が忙しそうにしており、話しかけるべきタイミングが分かりづらいというものがあります。また、先輩社員自身が忙しいと感じていなくても、新入社員は必要以上に気を使ってしまうかもしれません。

報連相研修が終了したあとは、新人が声をかけやすい雰囲気を心がけるようにしましょう。定期的に後輩社員の席へ出向いて簡単に進捗を聞いてみたり、雑談をしたりするのも有効です。

報連相を受ける時は相手の顔を見て話を聴く

新入社員は、報連相をしている際の相手の反応を気にしてしまうものです。自分の仕事の片手間に報連相を聞いてしまっている場合、新入社員は「忙しいから話しかけないほうがよかったのかな」「真剣に聞いてもらえていないな」と感じてしまうでしょう。

報連相を受ける際には、上司側は必ず相手の顔を見て話を聴くように心がけましょう。仕事を並行せずに相手の報連相の内容のみに集中して、傾聴する力が大切です。

必要に応じて自分から声をかける

報連相研修を実践した後は、必要に応じて上司側から声をかけるように心がけるのも有効です。上司側から声をかけることによって、新入社員の報連相スキルをその場で確認することもできますし、新入社員側からの報連相がしやすくなるメリットもあります。

例えば新入社員が仕事をしている席に向かい、「困っていることはない？」「どこまで進んでる？」といったように軽く声をかけるのがおすすめです。なお、声掛けをする際は「急かされている」と感じられることのないように、頻度や言い回しに気をつけましょう。

アルーの報連相研修

人材育成を専門とするアルーでは、正しい報連相を実践するためのノウハウを身につける報連相研修を数多く実施しています。

プロフェッショナルスタンスコミュニケーションでは、職場で必要なビジネスコミュニケーションの基本を学ぶことができます。eラーニングを取り入れた学習では、報連相の方法を効率的に学ぶことが可能です。アルーの実施している報連相研修をご紹介します。

プロフェッショナルスタンスコミュニケーション

プロフェッショナルスタンスコミュニケーションは、報連相を実践する際に必要な7つの道具を獲得することを目的として実施している研修です。忙しい上司への報連相を躊躇してしまったり、自分の状況を整理せずに報連相をしてしまったりといった課題を解決できます。

具体的な内容としては、まず報連相の重要性を理解してもらい、短時間で相手に伝わる話し方のポイントなどを学んでもらいます。1日8〜9時間のプログラムで、報連相スキルがバランスよく身につく研修です。

以下のページで詳しい研修内容をご覧いただけます。
プロフェッショナルスタンスコミュニケーション ホウ・レン・ソウ7つ道具編

▼資料ダウンロードはこちら

eラーニング

eラーニングを活用すれば、社員はいつでもどこでも自分のペースで学習を進められるようになります。アルーでは、eラーニングを取り入れた報連相のカリキュラムもご用意しております。

このカリキュラムでは、報連相の必要性や報連相の際に意識したい内容の伝え方をおさらいした上で、報連相のタイミングややり方について動画演習を交えながら定着させていきます。豊富な動画実践によって、160分という短時間ながら報連相スキルの定着が期待できる研修です。

アルーが提供している報連相のeラーニングシステムについては以下のページで詳しくご確認ください。
報告・連絡・相談

アルーの報連相研修の事例

アルーでは、報連相研修の実績が豊富にございます。これまで、仕事の基本的な型を身につける研修や訪問シミュレーション研修など数多くの研修を実施してきました。

ここからは、アルーが実際に実施した報連相研修の事例をご紹介します。

仕事の基本的な「型」を身につける研修事例

卸売・小売業のA社では、店長が仕事を進める上で身につけておくべき「型」が身についておらず、セルフマネジメントの方法が確立されていなかったという課題がありました。そこで、店長クラスに対して仕事を進める際に必要な「型」を身につける研修を実施しました。

自分の業務に対する役割認識を深めた上で、チーム意識や報連相について学んでもらい、仕事を進める際の基本を網羅的におさらいしました。当たり前だと感じていた報連相の大切さを改めて学んだ結果、相手に情報をわかりやすく伝えられるようになったという声が上がった研修事例です。

こちらの事例は以下のページでご確認ください。
自身の業務・役割を認識し、着実に進め、主体的に行動する

▼資料ダウンロードはこちら

訪問シミュレーション研修

訪問シミュレーション研修では、報連相やビジネスマナー、仕事の進め方を学んでもらった後、顧客への訪問シミュレーションを通じて報連相を実践的に身につけてもらいました。

訪問シミュレーションでは、講師が上司役や顧客役を務めます。上司役からは報連相のタイミングや内容について、顧客役からはビジネスマナーや相手の期待に応える姿勢についてフィードバックを行ってもらい、ブラッシュアップを図りました。学んだ内容を行動に落とし込んで定着させることを狙った、3日間に渡る研修プログラムです。

報告・連絡・相談研修

報告・連絡・相談研修は、予実管理ができていなかったり、こなした仕事を次の仕事へつなげることができなかったりといった課題に対してアプローチした研修です。報連相の重要性を理解した上で、要領よく報連相を行う方法を学んでもらいました。

アルーの報告・連絡・相談研修では、報連相の頻度を増やすだけでなく、「事実と意見を切り分ける」「相談には自分の考えも盛り込む」といった報連相の際に意識したポイントを学べるのが特長です。アルーの報告・連絡・相談研修については、以下のページから詳しくご覧いただけます。
報告・連絡・相談

▼資料ダウンロードはこちら

まとめ

報連相研修について、報連相研修が必要な理由や研修の際のポイント、研修の事例などを解説しました。

ビジネスを進める際の基本といえる報連相は、なるべく早い段階から習慣化させるのが大切です。要点をおさえた効率的な報連相ができるようになれば、仕事がスピーディーになるだけでなく、本人の成長も加速できます。

ぜひこの記事で解説した内容を参考に報連相研修を実施して、新入社員の報連相スキルを高めていきましょう。