新入社員の教育に大切なこととは？カリキュラム作成のポイント
新入社員が一人前の社員として活躍できるようになるために必要不可欠な新入社員研修。業務に必要なスキルを身につけてもらうことはもちろん、新入社員が社内関係者、パートナー企業・顧客など外部のステークホルダーと信頼関係を構築する上でも効果的な教育を実施することは極めて重要です。では、どのようにカリキュラムを作成すれば、新入社員がより成長できる研修を実施することができるのでしょうか。
この記事では、新入社員向けの研修を検討している人事部の方に向けて、研修の主な方法やカリキュラム作成のポイントを徹底解説します。
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新入社員への教育の目的
多くの企業では、新入社員に対して新入社員研修やOJTなどを通じて教育を行うことが一般的です。それでは、そもそもなぜ新入社員に向けた研修を行うことが必要なのでしょうか。
実は、新入社員に向けた研修を行うことには、業務内容の知識の伝達はもちろん、人間関係や信頼関係を構築するといった面でも大きな効果があります。
新入社員研修を行う目的を、2つの観点からより詳しく見ていきましょう。
基本的な業務内容やスキルの確認
新入社員に対して教育を行う目的として、業務に必要な知識を伝達することが挙げられます。仕事を行う上で必要である、職種や業務に応じた専門的な知識はもちろんですが、ビジネスマナーなど基本的な知識の伝授も必要となるでしょう。
特に、社会人になったばかりの新入社員は身だしなみや挨拶、メールのマナーなど、さまざまな点で壁にぶつかってしまうものです。ビジネス特有のシーンを乗り越えるために必要な基礎知識を伝達することが、研修を行うことの重要な目的の一つです。
良好な人間関係を築くため
新入社員に教育を行うもう一つの目的として、「良好な人間関係を築くため」という点も挙げられます。入社したてのときは、誰に話しかけてよいのかもなかなか分からず孤立してしまいがちです。忙しそうな上司や先輩に声をかけてよいものか迷う場合もあるでしょう。
研修には、先輩社員と新入社員とのつながりをつくる、という意味もあります。
継続的に研修を行えば、「あの時研修を担当してくれた〇〇さん」というイメージも定着し、先輩社員を身近に感じることもできるでしょう。また、同じ課題に取り組む仲間として同期との結束を深める場にもなります。切磋琢磨による相乗効果も期待できるでしょう。
新入社員研修では、社会人の基本として「相手の期待に応える」意識を身につけてもらいます。相手の期待に応えられるように仕事を進めれば、社内外問わず信頼を得ることができます。このように、人間関係の構築という意味でも、新入社員に対する研修は重要なのです。
新入社員を受け入れる体制を整えておこう
新入社員が企業で活躍できるようにするためには、企業側が受け入れの体制を整えることが第一歩です。
新入社員は、まずは業務に必要な知識を身につけなければなりません。それ以外にもビジネスマナーを身につけたり、タイムマネジメントのスキルを身につけたりと乗り越えなければならない壁がいくつもあります。
新入社員が成長するためには、周囲の社員のサポートが必要です。
新入社員が新しいことに挑戦し、自ら成長していくためには、職場の心理的安全性が確保されていること、良質なフィードバックを得られることなどが求められます。
新入社員に対する教育が最大限の効果を発揮するためには、まずは新入社員との関係構築に力を入れることが重要です。上司や先輩社員には、新入社員と積極的にコミュニケーションを取ってもらいましょう。指導をするタイミングだけではなく、日ごろから気軽なコミュニケーションを取ることで、関係構築に繋がります。
新人社員の教育係が心がけること
新入社員の教育係として心がけるべきポイントは主に以下の3つです。
- 結果が出なくても焦らない
- 個人によって指導内容を変える
- 他の社員や上司を巻き込む
それぞれ解説します。
結果が出なくても焦らない
新入社員の成長が遅いと感じても、計画を修正しながら焦らずに教育していくことが重要です。
新入社員の成長速度は人それぞれ異なりますし、得手不得手もあります。
どこでつまずいてしまっているのか、なぜつまずいてしまったのかを明らかにし、対策を打っていきましょう。
個人によって指導内容を変える
新入社員の知識や学習到達度に応じて、指導内容を変えるように意識しましょう。
同じ時期に入社した新入社員でも、「仕事は早いが、報連相が疎かになりがち」「コミュニケーションは得意だが、タイムマネジメントが身についていない」など、強みと課題はそれぞれです。一人ひとりの育成度合いによって、どういった指導を行なうべきか決めていきましょう。
他の社員や上司を巻き込む
新入社員を教育する際は、自分一人で行おうとせず、周囲の社員や上司を巻き込むことが重要です。
例えば、自分が席を外しているときは新入社員の質問に答えるよう同僚に依頼したり、上司に新入社員教育の進捗を報告し、進め方の相談をしたりするとよいでしょう。
また、新入社員の教育係は、新入社員教育と自身の業務が重なり、業務過多になりがちです。業務の一部を他の社員に担当してもらうことも検討してみてください。
また、部内に複数の先輩社員がいる場合は、OJTトレーナーとメンターを別々で設けることも有効です。業務を指導する社員はOJTトレーナーとして主に業務遂行面のサポートをします。メンターは、新入社員が困ったときに何でも相談できる相手としての役割を果たします。新入社員を教育係ひとりで育てるのではなく、
「組織全体で育てる」という風土が生まれるように、積極的に周囲を巻き込むことが重要です。
周囲を巻き込む力については以下の記事で詳しく解説しています。
『巻き込み力とは？リーダーに必須の「迷惑でない巻き込み力」の鍛え方』
新入社員を教育する際の流れ
新入社員を教育する際には、以下の流れを基本としましょう。
- やってみせる
- 言って聞かせる
- させてみる
- ほめる
各ステップについて解説します。
STEP1：やってみせる
まずは新入社員の教育係自らが、実際に仕事をやってみせてください。何を準備する必要があるのか、どのような手順で行うのか、といった業務の全体像を実際に見てもらうことで、業務のイメージを持ってもらいます。
実践している様子を録画しておき、新入社員には動画で見てもらうのもよいでしょう。教育係の負担軽減になります。
STEP2：言って聞かせる
次に、業務の細かい進め方や注意点などを言葉で説明します。この時、自社の専門用語や難しい業界用語を多用しないように注意しましょう。新入社員がそれらの専門用語を理解できず、業務の妨げになってしまうかもしれません。
また、業務の目的も併せて伝えると効果的です。最近の新入社員は、自分にとって有益だと感じたことには素直に取り組む傾向にあります。その業務がどうして重要なのか、新入社員がその業務を行うことでどんなスキルが身につくのか、といった点を説明してみてください。
STEP3：させてみる
次に、新入社員に実際に業務を行ってもらいましょう。実際に取り組むことで、「わかったつもり」になっていた部分を明らかにすることもできます。
新入社員に業務を行なってもらっている間、教育係は口を出しすぎないように注意しましょう。新入社員が自分でやってみて、気付きを得る機会を奪ってしまうことになります。
ただし、新入社員に「放置されている」と思われてしまうのも問題です。新入社員が質問しやすいよう、「新入社員が質問したことには必ず答える」「自身の業務を中断して、新入社員の質問に向き合う」といった姿勢を見せましょう。
STEP4：ほめる
新入社員が業務を実践した後は、まずは「ほめる」ことを意識しましょう。
できていない部分を指導したくなるかもしれませんが、まずは「できていること」を褒めることが重要です。
ほめることで、新入社員は自身の成長を実感し、さらに学ぼうという意欲をもってくれます。
もちろん、できていない部分を指摘することも重要です。ポジティブフィードバックとネガティブフィードバックは、「2：1」程度の割合になるように意識しましょう。
新入社員の教育係が気をつけた方が良いポイント
新入社員を教育する際には以下のポイントに気を付けましょう。
- 育成計画を作成する
- 指導内容を明確に言語化する
- フィードバックを行う
それぞれ解説します。
育成計画を作成する
新入社員ごとに適切な育成計画を立てましょう。新入社員が習得すべきスキルや知識、指導のスケジュールを明らかにすることが大切です。明確な育成計画を作成することで、どのような目標を設定すべきか、何をもって育成目標を達成したとみなすのか、などが明らかになります。
新入社員の育成計画を立てる際には、以下のステップで進めましょう。
- 新入社員に望む姿を設定する
- 必要なスキルを洗い出す
- スケジューリングする
- 育成計画を新入社員とすり合わせる
- 毎月の成長度合いに合わせて修正する
新入社員の成長度合いを評価し、必要に応じて育成計画を修正します。
育成計画を具体的に作成する際には、テンプレートや具体例を活用することもおすすめです。
新入社員育成計画のテンプレートは以下からダウンロードできます。
指導内容を明確に言語化する
仕事の手順やルールを具体的に伝えましょう。曖昧な表現ではなく、具体的な指示をすることが重要です。
具体的には、以下のポイントを常に意識しましょう。
- ローコンテクストな伝え方を意識する
- 図やグラフを使って説明する
- 新入社員からの質問には明確に応える
- フィードバックする際は具体的に何をすればよくなるのか伝える
- 専門用語や自社独自の用語をなるべく使わない
新入社員は自分の会社や業界、基本的な仕事の進め方について詳しくないことを認識し、なるべく具体的に伝えることが重要です。
フィードバックを行う
定期的なフィードバックの機会を設け、新人社員の成果や改善点を共有しましょう。
フィードバックする際には、褒めることも大切です。成功体験を強調し、モチベーションを高めましょう。ポジティブフィードバックとネガティブフィードバックの割合は「2：1」がおすすめです。
以下のポイントを意識して、効果的なフィードバックを行いましょう。
- 行動や事実の具体的な例を挙げてフィードバックする
- 改善点を1つ挙げたら、良い点を2つ挙げる
- 改善のためのアクションについてのアドバイスを行なう
新入社員の教育係がよく抱える悩みと解決方法
新入社員の教育係がよく抱える悩みとしては、以下のようなものが挙げられます。
- 正しい指導方法がわからない
- 本来の業務と新入社員教育とで業務過多になる
- 新入社員教育に関する相談相手がいない
新入社員の教育係の中には、後輩の指導自体が初めてだという社員もいるでしょう。そういった社員が我流で指導してしまうと、新入社員の成長が遅くなったり、新入社員のモチベーションが下がったりしかねません。
新入社員の教育係を対象とした研修を実施し、新入社員教育の心構えや具体的な方法、計画の立て方などを学んでもらうのがおすすめです。
また、本来の業務と新入社員教育が重なり業務過多になり、どちらかがおざなりになってしまうケースもよく見られます。教育係が新入社員を指導する時間が取れないと、新入社員が「放置されている」と感じてしまい、会社へのエンゲージメントが低下する恐れがあります。教育係の業務量を調整できるよう、人事部から上司に働きかける必要があります。
加えて、新入社員教育に関して相談できる相手がいないというのもよくある悩みです。この場合、新入社員教育は教育係一人が行うものではなく、組織全体で行なうものだという意識へと変えていく必要があります。周囲の同僚や上司が積極的に教育係をフォローする環境を作りましょう。また、研修などで教育係同士の繋がりを作ることも有効です。
新入社員教育の代表的な方法とは
新入社員に対する教育は、知識の伝達と人間関係の構築という2つの意味で重要であることが分かりました。それでは、実際に効果的な研修を実施するためには、どのような制度を導入すればよいのでしょうか。
日本企業において最も一般的に行われるのは、OJTと呼ばれる制度です。
他にも、最近ではeラーニングを活用した研修や人材育成会社を活用した研修など、さまざまな研修の実施形態があります。
以下にて、それぞれの研修方法について詳しく内容を見ていきましょう。
- OJT（On-the-Job Training）制度
- メンター制度
- eラーニングによる研修
- 人材育成会社を活用した研修
なお、研修を実施する際に気をつけたいポイントは『新入社員にとって大切なこととは？育成のコツも解説』でも解説しているため、あわせてチェックしてみてください。
OJT（On-the-Job Training）制度
OJTとは、職場での実践的な体験を通して業務に必要な知識を伝達する、現在日本企業で最もよく行われている教育形態の一つです。
経験豊富な先輩や上司が新入社員の教育担当につき、実際の業務をこなしながら知識や技術を伝達します。
OJTでは、業務を行う上で本当に必要な知識のみを効率的に伝達できる、先輩社員との信頼関係を深めることができる、といったメリットがあります。
しかし、その一方で教育を担当する社員によって教育の質に差が出てきてしまうこともあるため、OJTを実施する際は教育担当のスキルの差に注意する必要があるでしょう。
教育担当のスキルの差を埋めるためには、OJTトレーナー研修を実施すると効果的です。
アルーでははじめてOJTトレーナー制度を取り入れるお客さまからOJTトレーナー制度の改善を行いたいお客様まで、幅広くOJTトレーナー研修をご提供しています。
▼OJTトレーナー研修の事例を知りたい方はこちらのページをご覧ください。
▼OJTトレーナー研修について詳しくはこちらのページをご覧ください。
メンター制度
メンター制度とは、直属の上司やOJTトレーナーとは別に新入社員のサポート担当となる先輩社員をつけるシステムのことです。年代の近い先輩社員や、社歴が比較的浅い入社後2〜3年のメンターをつけることも多くなっています。
メンター制度の目的は、業務上で生じた疑問や悩みごとなどを先輩社員がメンタル面からケアすることです。最近では、業務に必要な知識とメンタル面を社歴の近い社員が総合的にケアする「ブラザー・シスター制度」というものも行われています。
メンター制度について詳しくは以下の記事を参照ください。
『メンタリングとは？メリットや進め方、効果的に実施するポイントも解説』
eラーニングによる研修
eラーニングによって必要な知識の伝達を行う企業も増えてきました。新型コロナウィルス流行の影響もあり、ここ数年はオンライン上での研修を実施する企業が急増しています。その中で一躍脚光を浴びているのが、eラーニングによる研修です。
eラーニングによる研修では、時間と場所を選ばず、一度に大人数の新入社員に対して効率的な教育を行うことができるというメリットがあります。加えて、一度作成した教材を翌年作り直す必要がないため、研修を実施する側の負担軽減ができるという点もメリットです。
新入社員研修でのeラーニング活用について詳しくは以下の記事を参照ください。
『新入社員研修でeラーニングを活用するメリットとデメリットと対策をわかりやすく解説』
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人材育成会社を活用した研修
自社で研修を行う余裕がない場合や、より質の高い研修を実施したいという場合は、人材育成会社が展開している研修を活用するのも手です。
人材育成会社の中には、新入社員研修やOJTトレーナー研修などそれぞれのニーズに特化したさまざまな研修を提供している企業があります。
人材育成会社の研修を活用するメリットとしては、何といっても研修の質が高いことが挙げられます。人材の育成を専門に行なっているため、ビジネスマナーや仕事の進め方などの汎用的なビジネススキルについて、効果的に身につけてもらうことが可能です。
アルーでは、新入社員に向けた様々な研修を実施しています。ビジネスマナーやコミュニケーションの方法を学ぶだけでなく、学生から社会人への意識転換といったマインド面での変化もご支援しています。
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新入社員研修のカリキュラムの作り方
新入社員に対して研修を実施する際には、どのような内容の教育を行うのかを明らかにし、カリキュラムを作成する必要があります。
カリキュラムを作る際には、以下のステップで進めるのがおすすめです。
- 人材要件の全体像を策定する
- 新入社員育成の方針決定
- 現状把握
- 目標設定
- 研修内容の検討
- プログラムを選定し、研修を実施する
- 振り返り・フォローアップする
- 検証・改善する
各ステップについて詳しくは以下の記事をご覧ください。
『新入社員研修の設計と進め方｜効果的な研修カリキュラムを徹底解説』
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新入社員のOJTトレーナーへの支援も忘れない
新入社員への教育は、企業にとって非常に重要なことです。
新入社員の教育を担当する社員もそのことをよく理解している一方で、かえってそれがOJTトレーナーの負担増大につながってしまうことが多々あります。特にOJTトレーナー自身の主業務が増えている場合などは、OJTトレーナーの手が回らずに新入社員への教育ができないことも珍しくありません。
そういった時には、以下のポイントを意識してみてください。
- OJTトレーナーの研修を行う
- OJT計画へのフィードバックを行う
- OJTトレーナーと上司が話し合う機会を作る
- OJTトレーナー同士で情報交換する場を作る
効果的に教育を行う上で必ず行っておきたい、OJTトレーナーへのサポート方法について解説します。
OJTトレーナーの研修を行う
入社してから年数の経った経験豊富な社員といえども、そのスキルには社員間で差があるものです。また、プレイヤーとして優秀であることは、必ずしも新入社員の教育が上手いということを意味するわけではありません。
知識を伝授する際にはいくつかのポイントがあるため、新入社員の教育を行う前にOJTトレーナーを対象とした研修の実施を検討するとよいでしょう。どのような教育方法が新入社員にとって効果的なのかを理解してもらうことによって、その後の新入社員に対する教育の効果にも歴然とした差が現れます。
よく実施される研修がOJTトレーナー研修です。OJTトレーナー研修では、フィードバックやコミュニケーションの方法など、OJTトレーナーが円滑に新入社員を教育するためのコツを伝えるとよいでしょう。
アルーではOJTトレーナー制度の立ち上げも支援しています。
▼詳しくは中日本ハイウェイ・エンジニアリング東京株式会社様の事例をご覧ください。
▼OJTトレーナー研修について詳しくはこちらのページもご覧ください。
OJT計画へのフィードバックを行う
先述した通り、実践的な業務を通じて仕事の技術を学ぶOJTは効果的なトレーニング手法の一つです。しかしながら、OJTでは1人の新入社員に対して1人の先輩社員がつくことが一般的なので、配属されるOJTトレーナーによって教育の質に差が生まれてしまうという問題点があります。
また、いくらOJTが効果的だからとはいえ、がむしゃらに業務に取り組んでもらえば良い、というものではありません。事前に練った計画があってこそOJTは成功します。OJTトレーナーが立てたOJT計画について、上司がフィードバックを行う機会を設けるように働きかけましょう。
OJTトレーナーと上司が話し合う機会を作る
新入社員の教育を行う際には、教育を行う側にも大きな負担がかかるものです。時には研修が思うように進まず、計画通りのスキルを身につけてもらえない、といった事態も十分想定されます。
そのような困難をしっかりと乗り越えていくためにも、OJTトレーナーと上司が話し合う機会を設けるのは重要なことです。育成の進捗状況を上司へ報告するとともに、指導方法の改善点などについてフィードバックをもらうことで、より効果的な育成を実施できるようになるでしょう。
OJTトレーナー同士で情報交換する場を作る
比較的大規模な企業であれば、新入社員に対する教育を何人かの社員で分担するケースも少なくありません。また、OJTを実施する際は先輩社員一人ひとりがOJTトレーナーとなります。教育を行う社員同士で教育のコツなどの情報交換をする場を作ることは、教育の質を高める上で重要です。
実際に新入社員に対する教育を行っている立場だからこそ解決できる問題点や、相談できる困りごとなども数多くあります。上司との意見交換の場に加え、OJTトレーナー同士での情報交換の場も確保しておきましょう。
比較的大規模な企業であれば、新入社員に対する教育を何人かの社員で分担するケースも少なくありません。また、OJTを実施する際は先輩社員一人ひとりがOJTトレーナーとなります。教育を行う社員同士で教育のコツなどの情報交換をする場を作ることは、教育の質を高める上で重要です。
実際に新入社員に対する教育を行っている立場だからこそ解決できる問題点や、相談できる困りごとなども数多くあります。上司との意見交換の場に加え、OJTトレーナー同士での情報交換の場も確保しておきましょう。
定期的にフォローアップ研修を行おう
研修は、一度実施すれば後は何もしなくてよい、というものではありません。その場では定着したように見える知識であっても、時間が経つと忘れてしまうということもよくある話です。
新入社員に対して研修を行ったあとは、3ヶ月後、6ヶ月後、1年後など期間を決め、フォローアップ研修を実施することがポイントです。実施した研修の内容を定期的に復習することで、研修で伝達した知識の、効果的な定着を図ることができます。加えて、新入社員同士の継続的な関係を維持できるというメリットもあるでしょう。
「長期的に教育を行う」という観点を忘れないようにしてください。
アルー株式会社の人材育成
効果的な新入社員研修を実施するためには、カリキュラムの作成をはじめとした入念な準備が欠かせません。しかし、新入社員にあったカリキュラムを逐一作成するには多大な時間が必要とされます。研修を実施する側にも大きな負担がかかってしまいます。
そんな時にぜひおすすめしたいのが、アル―株式会社が提供する人材育成サービスの活用です。新入社員研修や階層別研修、ビジネスマナー研修など、それぞれの企業のニーズに合わせた多様なプランが用意されています。
人材育成を専門に行なっている企業であるため、研修の質も非常に高いです。
新入社員研修から新人フォローアップ研修、若手社員研修まで、ポジションに応じた充実した研修を取り揃えています。
自社で研修コストを負担しにくい場合や、より質の高い研修を実施したい場合は、アル―株式会社の人材育成サービスを是非利用してみてはいかがでしょうか。
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▼アルーの新入社員研修を導入したNTTドコモ様の事例も紹介しています。
まとめ
今回は、新入社員研修において代表的な手法や、実施するにあたってぜひ気をつけておきたいポイントなどをご紹介しました。
企業の次世代の主戦力として活躍する優秀な人材を育成することは、企業がますます発展していくために必要不可欠です。そして、新入社員に向けた効果的な研修を行うことは、優秀な人材へと成長するための土台作りとしてとても重要なことといえます。
この記事を参考にしながらぜひ新入社員研修のカリキュラムを見直し、質の高い新入社員の教育を行っていきましょう。
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▼アルーの新入社員研修について詳しくはこちらのページもご覧ください。
