議事録研修とは？目的と内容、実施のポイントを紹介
ビジネスシーンの会議において、議事録の質というものは非常に重要な要素です。
会議の流れを議事録にわかりやすくまとめることができれば、後からでも会議の内容をスムーズに振り返ることができますし、会議に参加していないメンバーにも要点を端的に伝えることができます。
しかし、誰もが質の高い議事録を作成できるわけではありません。より多くの人材に議事録作成のスキルを身につけてもらうために実施されているのが議事録研修です。
この記事では、議事録研修を実施する目的や内容、実施する際に気をつけたいポイントを解説します。
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目次[非表示]
- 1.議事録研修とは
- 2.議事録研修を行うメリット
- 3.議事録研修の目的
- 4.議事録研修の内容
- 5.議事録研修を効果的に実施するには
- 6.アルーの議事録研修の事例
- 7.まとめ
議事録研修とは
議事録研修とは、会議の流れを議事録という形にまとめ、後からいつでも会議の内容を振り返ることができるようなわかりやすい議事録を作成する目的で実施される研修です。
会議の内容を議事録にまとめることは、会議の成果を振り返ったり要点を把握したりする際にとても重要です。特に、ビジネスシーンでの文書作成に慣れていない新入社員は研修を通じてビジネス文書をまとめる能力を伸ばす必要があります。メール作成などのビジネス文書研修の一環として議事録研修を取り入れている企業も多いです。
アルーのビジネス文書に関する研修については、以下のページで詳しくご確認いただけます。
ビジネス文書研修
議事録研修を行うメリット
議事録研修を実施することで、以下のようなメリットが得られます。
- 会議内容の記録がスムーズになる
- 意味のある会議ができるようになる
- 責任の所在を明らかにし、トラブルを防げる
- 議事録を取る人のロジカルシンキング力が向上する
- 生産性が向上する
メリットを一つずつ解説します。
会議内容の記録がスムーズになる
会議内容を議事録として正しく記録しておけば、後から議論の流れや会議の要点を振り返りやすくなります。会議の進行を妨げず、スムーズに議事録を作成することは会議の意義を深める上でとても重要です。
議事録研修を実施すれば、議事録作成のスキルが属人化せず、多くの人材がクオリティの高い議事録を作れるようになります。後から作り直しをすることができない議事録だからこそ、研修によってスキルを身につけさせる必要があります。
意味のある会議ができるようになる
会議で議論が煮詰まってくると、これまでどのような議論を重ねてきたのか見返したくなる場合があります。また、会議で議論を重ねていると、いつの間にか本題からそれた内容へ議論が進んでしまう場合もあるでしょう。こういった場合には、議事録で会議の流れを見返すことがあります。
この際に、正確かつわかりやすい議事録となっていれば、より一層会議の質が高まります。
議事録を見返すことによって、「何が今の議論で重要なことなのか」「どのトピックにどういった意見が出ているのか」を整理しやすくなり、ますます議論が深まるでしょう。
責任の所在を明らかにし、トラブルを防げる
正しく議事録を取らずに会議を実施してしまうと、しばしば「言った・言わない」のトラブルが起きてしまいます。そのため、議論をしたり重要な決定を行ったりする際は、議事録上で誰の意見なのかを明確にしておく必要があります。
議事録研修を実施して、発言の出所を明記することの重要性を学んでもらうことで、責任の所在が明らかになりトラブルを防止できます。
議事録を取る人のロジカルシンキング力が向上する
議事録を作成する際には、ただ時系列に沿って意見を書き出せばよいというわけではありません。会議で進行している議論の内容を理解した上で、議論をその場で構造化して整理する必要があります。
議事録研修でこのプロセスを学び実践を重ねることで、ロジカルシンキング力の向上が期待できます。ディスカッションを構造的にまとめるため、情報を整理するというロジカルシンキングの基礎力が身につくでしょう。また、議事録を取れば要点の抜け漏れに誰よりも早く気付けるため、ファシリテーションにおける論点提示といった基礎力も向上します。
ロジカルシンキング力を向上させるための鍛え方については、以下の記事でも詳しく解説しています。
『ロジカルシンキングとは？メリットや基本的な考え方・鍛え方について紹介』
生産性が向上する
会議を実施する際には、スケジュールの都合上欠席する社員もいるでしょう。また、出席したものの後からもう一度内容を見返したくなったり、次の会議で前回の会議の内容を振り返って認識を共有したりする場面もあります。こうした際に、残された議事録のクオリティはとても重要となります。
議事録研修を実施して質の高い議事録を作成すれば、会議の生産性が向上します。会議の欠席者も内容がスムーズに把握できるとともに、会議に参加した社員にとっての備忘録という役割も果たせるのです。
議事録研修の目的
議事録研修を実施する目的としては、議事録に必要な項目やテンプレートを知ってもらうことが挙げられます。また、議事録研修を通じて構造的な文章を書く力を身につけたり、意見を聴く力を身につけたりすることも重要な目的です。
議事録研修を実施する目的を見ていきましょう。
議事録に必要な項目やテンプレートを知る
議事録には、読み手が知りたいと思う情報を漏らさず盛り込まなくてはなりません。また、同時に読み手にとって不要な情報は極力省く必要があります。このような取捨選択を正しく行うには、議事録に必要な項目やテンプレートを知っておくことが重要です。
議事録研修を実施する目的として、議事録に必要な項目やテンプレートを知ることが挙げられます。有用な議事録を作成するためのテンプレートの扱いに研修で慣れておけば、実際の現場でもスムーズに議事録を作成できるでしょう。
文書を構造的に書くスキルを身につける
議事録は、書かれている内容を読んだ際に読み手が議論の構造をしっかりと把握できるように作成する必要があります。そのためには、文書を構造的に作成する能力が必要不可欠です。
議事録研修の目的として、文書を構造的に書くスキルを獲得するというものも挙げられます。構造的に書くということは、ただ単に文章を簡潔にするというわけではありません。意見の内容や意見同士の論理構造を踏まえた上で、会議の内容を的確に構造化した文書を作成するスキルが求められます。
文書を作成することを通じて聴く力を身につける
より良い議事録作成には、書く力だけではなく「聴く力」も大切です。全ての発言を議事録に残す必要はないため、議論をよく聴いて残すべき部分を瞬時に判断しなくてはなりません。
意見を理解する際に欠かせない聴く力を身につけるのも、議事録研修の目的の一つです。単純に出された意見の字面をなぞるのではなく、意見が出された背景にはどういった思考があり、その意見は会議全体の議論にどう作用するのかを、傾聴を通じてよく把握できるようになります。
議事録研修の内容
議事録研修では、まずビジネス文書作成時の基本を知ってもらうことが大切です。また、議事録を作成する際のポイントを知ってもらったり、実際に議事録を作成する演習を盛り込んだりするのもよいでしょう。議事録研修の具体的な内容を3つの要点にまとめて解説します。
ビジネス文書作成時の基本を知る
議事録研修では、まずビジネス文書作成時の基本を知ってもらうことが大切です。例えば、「読み手が知りたい情報を考えて書く」という姿勢を身につけてもらいましょう。誰がどういった目的で議事録を読むのかを頭に入れておけば、自然と議事録に必要な情報も見えてきます。
また、日本語を正しく使用したり、文書そのものの体裁を整えたりといった基礎も大切です。文章として不自然な箇所がなくなるまで、練習を繰り返しましょう。体裁に関しては、適度な余白が確保されているか、一文の長さが極端に上下していないか、といったチェック項目を設けるのが効果的です。
議事録作成のポイントを知る
議事録研修では、議事録を作成する際のポイントを知ってもらいましょう。議事録は、「表題」といった会議全体のまとめ部分と、「要旨」という中間層、さらに「詳細内容」という具体的な内容の3層がピラミッド構造を作っています。わかりやすい議事録を作成するためには、まずこの論理構造を意識してもらいましょう。
また、適切な表題のつけ方や議論の要約の仕方も、議事録研修で学んでもらいたいポイントの一つです。意見を要約する際にはどういったポイントに気をつければよいのかを、研修を通じて理解してもらいましょう。
実際に議事録を作成してみる
議事録を作成する際のポイントを伝えたら、研修の中で実際に議事録を作成する演習を盛り込むのが効果的です。実際に意見をまとめたり、議論を構造化したりする練習を積めば、研修で獲得した議事録作成スキルを定着させることができます。
議事録を作成してもらった後は、講師がフィードバックして、合格ラインに達するまで何度も書き直してもらいましょう。フィードバックを受ければ自分の作成した議事録を客観的に分析できるため、次回以降のより質の高いアウトプットにつながります。
アルーでは、質の高いアウトプットを得るための研修「BusinessCombatTraining」を実施しています。詳しくは、以下のページからご覧ください。
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議事録研修を効果的に実施するには
議事録研修を効果的に実施するためには、以下のポイントを意識してみましょう。
- 現在の課題を客観的に理解する
- 実践的な演習を行う
- eラーニングで事前学習してもらう
- 議事録のフォーマットを統一する
議事録研修を効果的に実施するためのポイントをそれぞれ解説します。
現在の課題を客観的に理解する
研修の対象者の中には、そもそも議事録作成に特化した研修の意義を理解していない社員もいるでしょう。自分自身の議事録にどういった課題があるのかを把握していなければ、研修に参加するモチベーションも低下してしまいます。
議事録研修を実施する際には、現在の課題を客観的に理解してもらうのが重要です。自分自身で作成した議事録をまずは振り返ってもらい、他人が見た際にどういった部分が分かりづらいのかを認識してもらいましょう。
実践的な演習を行う
議事録研修を実施する際には、実際に議事録を作成するといった実践的な演習を行うことが重要です。演習を重ねることで実践的な議事録作成スキルを獲得できますし、知識の定着にもつながります。
先述した通り、演習後は講師からフィードバックを行うのがおすすめです。一度きりの添削で終わらせるのではなく、合格ラインに到達するまで何度も作成とフィードバックを繰り返しましょう。研修時間内でフィードバックを実施すればその場で疑問点を解決できますし、他の受講者へのフィードバックを聞いて学ぶこともできます。
質の高いアウトプットを実現するアルーの研修は、以下のページで詳しくご紹介しています。
Business Combat Training 考え抜く力、書き抜く力
▼サービス資料はこちらからダウンロードできます。
eラーニングで事前学習してもらう
わかりやすい議事録を作成するためには、文章を正しく書く能力や、基礎的な論理構造を理解していることが重要です。こうしたスキルには個人差があるため、個々のペースで学習する必要があります。
議事録研修を実施する際には、eラーニングを活用するのもよいでしょう。eラーニングを用いれば、それぞれにあったペースで議事録作成に必要なスキルを伸ばすことができます。eラーニングで基礎的なスキルを一通りおさらいしてもらった上で研修へ参加してもらえば、実践的な演習もスムーズに進むでしょう。
アルーのビジネス文書のeラーニング教材については、以下のページで詳しくご確認いただけます。
ビジネス文書
※アルーのLMS「etudes」の公式サイトへ遷移します。
議事録のフォーマットを統一する
議事録のフォーマットが人によって異なっている場合もあるかもしれません。議事録のフォーマットは統一されていたほうがわかりやすく、議事録作成に慣れていない社員もスムーズに議事録を作成できます。慣れ親しんだフォーマットで議事録がまとめられていれば、議事録を読む側も効率的に内容を把握できます。
議事録研修を実施する際には、議事録のフォーマットを統一しましょう。社内で議事録に盛り込むべき事項をまとめて共有し、それに沿って議事録を作成してもらうよう徹底してみてください。
アルーの議事録研修の事例
企業向け人材育成のプロフェッショナルであるアルーが実際に行っている議事録研修の事例をご紹介します。
A社では、議事録作成に必要な知識は一通り学んではいるものの、実務において「わかりやすい」と評価される議事録はなかなか作成できないという課題がありました。そこで、アルーでは若手社員100名〜150名程度を対象に、実践中心の議事録研修を実施しました。
まずはeラーニングでビジネス文書を作成するための基本スキルを学んだあと、「議事メモを取る」「議事録を仕上げる」といったトピック別に計4回の演習に取り組んでもらいました。
豊富なアウトプットの機会を通じて、これまでの議事録の課題を正しく理解し、改善へとつなげられた事例です。
まとめ
議事録を作成する際に必要なスキルを伸ばす議事録研修について、実施目的や内容、ポイントなどを解説しました。議事録を作成する際には、議論の内容を構造化して、読み手にとってわかりやすくまとめるのが大切です。
アルーでは、議事録作成に役立つビジネス文書研修を実施しています。ビジネス文書研修を受ければ、相手にとってわかりやすい文書を作成するためのポイントを学ぶことが可能です。
ビジネス文書研修
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ぜひこの記事の内容を参考に、わかりやすい議事録を作成するスキルを高める研修を実施してみましょう。
