【事例あり】プロジェクトマネジメントとは？代表的な手法・成功させるポイントを解説

幅広いメンバーが参画するプロジェクトを成功させるためには、効果的なプロジェクトマネジメントが必要不可欠です。プロジェクトマネジメントを行う際には、どういった手法が有効なのでしょうか。
この記事では、プロジェクトマネジメントの代表的な手法や、プロジェクトマネジメントを成功させるポイントを徹底的に解説します。

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プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、特定のタスクを達成するために必要な計画を立てたり、組織や資源の管理を行ったりする一連のプロセスのことです。
プロジェクトを進めるためには、まずプロジェクトの全体像や方向性に関する計画立案が欠かせません。プロジェクトを立ち上げたあとは、リソース配分や労務管理を通じたプロジェクトの実行や監視なども必要です。プロジェクトマネジメントには、こうしたプロジェクトの終了までに必要な一連の過程が含まれます。

プロダクトマネジメント・日常タスクとの違い

プロジェクトマネジメントとよく似た言葉に、プロダクトマネジメントが挙げられます。どちらも「PM」と略されるため、これらは混同されがちです。また、「日常タスクのマネジメント」と混在してしまう場合もあります。
三者の違いを、以下の表にまとめました。

また、プロジェクトマネジメントは「日常タスクのマネジメント」とも混同されがちです。日常タスクとは、組織の統制や秩序の中で改善・改革を行う上で、業務においてやるべきことを意味しており、継続する組織の中で目標達成のために課されるものです。日常業務において取り組むべき作業の目的や内容、優先順位などを整理するのが日常タスクのマネジメント、一定の目的を持った一連のリソース管理を行うのがプロジェクトマネジメントと理解しておきましょう。

プロジェクトマネジメントの必要性

プロジェクトマネジメントは、企業が目指す目標を効率的に達成するために必要不可欠です。
最近ではビジネス環境が複雑化・多様化してきたこともあり、多くの仕事がプロジェクト形式で進められるようになりました。多様なメンバーが参画するプロジェクトを効率的に運営するためには、全体像を把握した上で、適切な計画を立ててタスク管理を行うことが欠かせません。また、リスクを前もって予測し、備えることも大切です。特に大規模なプロジェクトを運営する際には、こうしたマネジメント業務が一層必要とされます。
ビジネス環境が複雑化し、変化のスピードが上がっている昨今、プロジェクトマネジメントの重要性は増しているのです。

プロジェクトマネジメントで使われる手法

プロジェクトマネジメントで使われる手法は、主に以下の4つです。

• ガントチャート
• PERT
• WBS
• CCPM

こうした手法を正しく活用すれば、プロジェクトマネジメントをスムーズに進めることができます。プロジェクトマネジメントに使われる手法について、詳しく解説します。

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの進行状況やスケジュールを具体的に可視化するためのツールです。
ガントチャートでは、縦にそれぞれのタスクを並べ、横向きにタスクのスケジュールを記載していきます。タスクの一覧と、それぞれの開始日・終了日を棒グラフで表示できるため、全体の流れを容易に把握することが可能です。さまざまなタスクを同時並行で進める大規模なプロジェクトの場合、ガントチャートの活用を検討してみましょう。

PERT

PERTとは、各タスクの依存関係を明確にするために役立つ手法です。Program evaluation and review techniqueの略称で、プロジェクト全体の最短完了時間を見積もる際に役立ちます。
PERTを作成する際は、各タスクの開始と終了時間を図示します。その際に、各タスク間の依存関係や時間関係をネットワークのように表現するのが特徴です。工程ごとの所要時間を可視化できるため、どの順番でタスクを進めれば最適な工程となるのかを検討しやすくなります。

WBS

WBSとは、プロジェクトを各作業要素に分解する手法です。Work Breakdown Structureの略称で、タスクの階層構造や包含関係を把握する際に役立ちます。
WBSを作成する際には、表形式でタスクを記載します。一番左の列に最も大きな分類を記載し、その右側の列に分類を細分化して記載することを繰り返していきます。最も右側の列に記載されたタスクが、最も細分化された小さなサブタスクです。
この方法でタスクを整理すれば、プロジェクトの全体像を把握しつつ、各タスクの責任者や所要時間、必要なリソースを可視化することができます。具体的な作業計画を立てる際や、タスクの分類・整理を行いたい場合に有効な手法です。

CCPM

CCPMとは、リソースの制約とバッファを考慮したプロジェクトの管理手法です。Critical Chain Project Managementの略称で、効率的なリソース配分を計画する際に役立ちます。
バッファとは、各タスクの完了期間を見積もる際に加える余裕のことです。CCPMでは、それぞれのタスクに存在するバッファを一元的に管理します。プロジェクトの最長パスである「クリティカルチェーン」を特定し、そこへ集中的にリソース配分することでプロジェクトの期間を短縮するのが特徴です。

プロジェクトマネジメントに必要な能力

プロジェクトマネジメントには、幅広い能力が求められます。具体的には、以下のような能力が必要です。

• コミュニケーションスキル
• 分析力
• リーダーシップ
• QCD管理スキル
• 目標設定力
• 計画策定力
• モニタリング力
• ロジカルシンキング
• 問題解決力

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、研修やOJTなどを通じてこうしたスキルを身につけた人材を育成することが重要です。プロジェクトマネジメントに必要なスキルを解説します。

コミュニケーションスキル

プロジェクトマネジメントにおいて、コミュニケーションスキルは非常に重要です。
プロジェクトには、多くのステークホルダーが関わります。こうした関係者と円滑に意思疎通するためには、コミュニケーションスキルが欠かせません。
また、メンバーへの指示やプロジェクトの進捗報告、問題の共有にもコミュニケーションスキルが必要です。さらに、メンバーの意見を理解して反映するためには、リスニングスキルも求められます。

コミュニケーションスキルの具体例や鍛える方法は、以下のページで詳しく解説しています。
『仕事で必要なコミュニケーション能力と鍛える方法』

分析力

分析力も、プロジェクトマネジメントに必要なスキルの一つです。
分析力とは、情報を理解し、問題の解決に役立てる能力を指します。プロジェクトの意思決定を的確に行うためには、各種データや情報を駆使して、最適な解決策を導き出すことが重要です。分析力は、こうしたデータドリブンな意思決定を行う基盤となります。
データの収集や分析はもちろんのこと、データに基づく解決策の策定や実行、評価まで一貫して遂行できる能力が必要です。

リーダーシップ

プロジェクトマネジメントに必要なスキルとして、リーダーシップも挙げられます。
リーダーシップとは、チームを導き、目標達成に向けてメンバーを統合する力です。強いリーダーシップを持つプロジェクトマネージャーは、メンバーのポテンシャルを最大限に引き出すことができます。また強いリーダーシップがあれば、問題解決に向けて新たな視点を提供しやすくなるしょう。

なお、ビジネスで求められるリーダーシップの概要や種類、身につける方法は以下のページで詳しく解説しています。
『リーダーシップとは？種類やリーダーシップがある人の特徴、身につける方法』

QCD管理スキル

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、QCD管理スキルも必要です。
QCDとは、プロジェクトの遂行時に求められる以下の3つの観点をまとめたものです。

• Q(Quality)……品質
• C(Cost)……コスト
• D(Delivery)……納期

プロジェクトマネジメントを行う際には、品質基準の確立と維持、効率的なコスト管理が必要です。また、適切な納期の設定や、達成のための計画立案も求められます。QCDの観点から適切にプロジェクトを管理できれば、プロジェクトを着実に遂行し、成功へと導くことができるのです。

目標設定力

目標設定力も、プロジェクトマネジメントを成功させるために求められるスキルの一つです。
プロジェクトを進めるときには、プロジェクト全体の目標を明確にした上で、メンバーに共通認識を持ってもらう必要があります。プロジェクトに適した設定を行い、メンバーのモチベーションを向上させることが重要です。なお、プロジェクトマネジメントにおける目標設定では、プロジェクトのODSC（目的、成果物、成功基準）を明らかにするように意識しましょう。

計画策定力

プロジェクトマネジメントを行うのに必要なスキルとして、計画策定力も挙げられます。
プロジェクトの目標を達成するためには、全体的な目標を具体的なタスクへと落とし込むことが必要です。計画策定力があれば、目標達成に向けた明確な計画をうまく立てられるようになり、プロジェクトが成功する確率が上がります。
なお、計画を策定する際には、各タスクの作業時間を適切に見積もり、目標が達成できるように工程を可視化することが大切です。また、能力やモチベーション、環境などを参考にしながら、メンバーの特性に合わせたタスクを割り振るようにしましょう。

モニタリング力

モニタリング力も、プロジェクトマネジメントを行う上で必要なスキルの一つです。
プロジェクト進行中には、予想外の遅れが発生したり、トラブルに見舞われたりすることが少なくありません。常に各タスクの進行状況をモニタリングしておけば、こうした予想外の事態に直面してもすぐ軌道修正できます。タスクの進捗やタスクの中身、リソースの状況などを常に把握し、確認する力が必要です。

ロジカルシンキング

高いロジカルシンキング力は、プロジェクトマネジメントを成功させるために役立ちます。
プロジェクトマネジメントの際には、プロジェクトに関連する情報を抜け漏れ・ダブりなく構造的に整理することが大切です。ロジカルシンキング力があれば、こうした情報の整理を正確に行うことができます。また、プロジェクトに関わるステークホルダーに必要な情報をわかりやすく共有する際にも、ロジカルシンキングが役立つでしょう。

ロジカルシンキングの基本的な考え方や鍛え方は、以下のページで詳しく解説しています。
『ロジカルシンキングとは？メリットや基本的な考え方・鍛え方について紹介』

問題解決力

プロジェクトマネジメントに必要なスキルとして、問題解決力も挙げられます。
どんなに綿密な計画を立てたとしても、プロジェクトがすべて計画通り進むことはめったにありません。プロジェクトマネジメントでは、プロジェクトで発生するさまざまな問題に対処することが必要です。
高い問題解決力があれば、問題の原因や影響範囲を特定し、的確に対応できます。問題の原因を正しく特定する力はもちろん、解決に向けたアクションを実行する行動力も重要です。

ビジネスで必要な問題解決力について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
『問題解決力とは｜トレーニング方法・鍛えるメリット・基本の3ステップ』

プロジェクトマネジメントを成功させるポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、各ステークホルダーとプロジェクトの関連性を把握したり、目標をタスク単位で分解したりすることが重要です。また、タスクの工数や工程を明確に整理したり、リスクを洗い出したりすることも欠かせません。
ここからは、プロジェクトマネジメントを成功させる上で意識しておきたいポイントを解説します。

各ステークホルダーとプロジェクトとの関連性を把握する

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、各ステークホルダーとプロジェクトの関連性を把握しておきましょう。
プロジェクト形式の仕事は日常業務と異なり、数多くのステークホルダーが関わります。そのため、それぞれのステークホルダーがプロジェクトへどのように関連しているのかを把握することが非常に重要です。
まずは、主要なステークホルダーを洗い出しましょう。その後、「プロジェクトへの影響力」「プロジェクトへの意欲」という2つの軸でステークホルダーを分類し、ステークホルダーのスタンスを見極めます。「影響力と意欲が高いステークホルダーには推進派になってもらう」「影響力と意欲が低いステークホルダーに時間を割きすぎていないか見直す」など、それぞれの立場に最適な対応を行いましょう。

ODSC（目的、成果物、成功基準）を明確にする

ODSC(目的、成果物、成功基準)を明確にすることも、プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイントです。
プロジェクトの明確な目的やゴールが定義されていると、チーム全体が方向性を理解し、一貫性のある行動ができるようになります。目標達成に向けて個人が何をすべきなのか明確になるため、モチベーションも向上するでしょう。
さらに、プロジェクトの目的やゴールを明確化することは、関係者やステークホルダーがプロジェクトの成果に対する期待を共有する際にも役立ちます。
プロジェクトのゴールが具体化されていることで、ゴールに期待するステークホルダーからの協力を引き出しやすくなるのです。

目標をタスク単位で分解する

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、目標をタスク単位で分解する必要があります。
いきなり大きな目標へ取り掛かるのではなく、目標を小さなサブタスクへ分解してアプローチすることが重要です。まずはプロジェクト全体の目標を構成する大分類として、2〜3個のマイルストーンを設定しましょう。その後、それぞれのマイルストーンをさらに小さなタスクへと分解していきます。プロジェクトの規模によっては、タスクの分類を3層、4層などと深くすることも可能です。タスクを分類したら、それぞれのタスクの定義を明確化し、適切な分解ができているかチェックしてみてください。

能力・動機・環境に基づいてメンバーをアサインする

プロジェクトを進める際には、タスクをメンバーへアサインする必要があります。この際、能力・動機・環境という3つのポイントに基づいてタスクを決めることが重要です。
能力面では、メンバーがタスクを完了させるのに必要な知識や能力を持っているかを確認します。似ているタスクの成功体験を持っているメンバーは、優先的に配置しましょう。
動機面では、メンバーが仕事にどれほど取り組みたいと考えているか見極める必要があります。プロジェクトに対する動機はもちろん、担当タスクや関わるメンバーによっても動機が左右されるため注意が必要です。
環境面では、メンバーがプロジェクトに注力できる状況にあるか確認しましょう。プロジェクトに必要な時間が既存業務に奪われないかどうか、雇用形態や勤務条件上プロジェクトの妨げになる要素がないかどうかを確認してください。

タスクの工数と工程を明確にする

タスクの工数と工程を明確化することも、プロジェクトマネジメントを成功させるポイントです。それぞれのタスクにどれほどの日数がかかり、どの順序でタスクを進めていくのかを明確化しましょう。
なお、日数を見積もる際には、タスクが完了するかどうかギリギリの期限を設定することがポイントです。タスクの遅れをカバーするためのバッファ日数は、プロジェクトの最後に付け加えます。納期を守れる確率が50%前後を目安に、各タスクの日数を設定してみてください。

リスクを洗い出し対策案を立案する

プロジェクトは、さまざまなリスクに直面します。こうしたリスクは事前に見積もり、あらかじめ優先度を考慮しながら予防策と発生時の対策を考えておきましょう。
リスク対策の手順は、以下の通りです。

1. リスクの洗い出しを行う
2. リスクを重み付けする
3. 予防策と発生時の対策を立案する
4. トリガーポイントを設計する

まずは考えられるリスクをリストアップし、それぞれのリスクの重要度と発生確率をみながら優先順位を決めていきます。その後、それぞれの予防策と対策を考え、どのような条件で発生時の対策を行うかを決めるトリガーポイントを設計しましょう。

タスクの中身やリソースの状況をモニタリングする

プロジェクトマネジメントを成功させるポイントとして、タスクの中身やリソースの状況をモニタリングする点も挙げられます。
プロジェクト進行中のモニタリングでは、タスクの進捗だけにフォーカスしがちです。しかし、タスクの進行状況ばかりに注目していると、プロジェクトが直面している問題を見落としてしまうことがあります。タスクの中身やリソースの状況をモニタリングして、メンバーが取り組むべきタスクを正しく認識しているか、計画通りの作業時間や予算で進行できているかを把握しましょう。また、メンバーのアウトプットの質が想定通りかどうかも確認が必要です。

問題が発生したら、原因と影響範囲を特定する

プロジェクトで何らかの問題が発生した場合には、原因と影響範囲を特定するように意識しましょう。
問題の原因や性質によって、プロジェクトに与える影響範囲は異なります。問題が顕在化した場合は、問題の本質的な原因を特定し、どのような影響範囲を持っているのか把握してみてください。
なお、プロジェクトを進める際には、状況把握のための情報収集に使える時間は限られています。緊急度と問題の発生頻度によって優先順位を決め、重要な問題から順番にアプローチしていきましょう。

上司の協力を引き出す

上司の協力を引き出すのも、プロジェクトマネジメントを成功させるポイントの一つです。
上司と信頼関係を構築しておくことで、いざというときに上司からのサポートを得やすくなります。そのためには、必要な情報を常日頃から上司と共有しておくことが大切です。
なお、上司はプロジェクトの要所をおさえた、効率的な報告をしてほしいと考えています。手当たり次第に情報を伝えるのではなく、「結論ファーストで話す」「重要な情報に絞って伝達する」など、効果的なレポーティングを意識することも大切です。

プロジェクトの要所をおさえた効率的な報告には、「報連相」を心がけることが大切です。「報連相」とは報告・連絡・相談のことを指します。報連相に関しては、以下のページで詳しく解説しています。
報連相とは？できない人の特徴・おひたしの重要性・具体的な施策を解説

積極的にコミュニケーションを図る

プロジェクトマネジメントを成功させるためには、積極的にコミュニケーションを図るようにしましょう。
プロジェクトを成功させるためには、メンバー間でのコミュニケーションが非常に重要です。メンバー間のコミュニケーションが活性化すれば、必要な情報がスムーズに伝達できるようになり、作業の滞りや手戻りが減ります。
また、チーム全体や関係者間での情報共有は、プロジェクトの成果にも直結します。必要な情報が止まってしまうことのないよう、マネジメントを担う社員が中心となって積極的なコミュニケーションを心がけましょう。

メンバー間でのコミュニケーションに関しては、以下のページで詳しく解説しております。
『職場のコミュニケーションの重要性と活性化のための具体例8選』

定期的にしくみを見直す

プロジェクトマネジメントを行う際には、定期的にしくみを見直すように意識しましょう。
プロジェクトが進行するにつれて、状況や要件は計画当初のものから変化します。そのため、当初は最適化されていたしくみが、いつの間にか非効率なものとなってしまうことも少なくありません。
定期的な見直しを行うことで、プロセスや戦略を適切に調整できます。情報共有のしくみやメンバーの役割、組織体制などをこまめに見直し、状況に応じて柔軟に変化させましょう。

プロジェクトマネジメントに関する資格

プロジェクトマネジメントに関する資格には、以下の4つがあります。

それぞれの資格で難易度や領域は異なります。
キャリアプランと照らし合わせながら、自分に合った資格の取得を目指すのがおすすめです。

プロジェクトマネジメント研修ならアルーにお任せください

プロジェクトマネジメントに必要なスキルを獲得するためには、研修の実施がおすすめです。プロジェクトマネジメント研修なら、アルーへお任せください。
人材育成を手掛けているアルーでは、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを磨く研修を数多く実施してきました。アルーの研修では、リーダーシップやマネジメントスキルはもちろん、ロジカルシンキングや問題解決力など、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを幅広く学べることが特長です。

プロジェクトマネジメント研修の目的や方法、ポイントは以下の記事で解説しています。
『プロジェクトマネジメント研修とは｜目的や方法、成功のポイント』

また、アルーでは、eラーニングを通じてプロジェクトマネジメントに必要なスキルを獲得できる教材もご用意しています。
プロジェクトマネジメントに役立つアルーのeラーニング教材は、以下のページからご覧ください。
eラーニング教材 プロジェクトマネジメント

アルーのプロジェクトマネジメント研修事例

アルーでは、これまでにさまざまな業界でプロジェクトマネジメントに必要なスキルを獲得するための研修を実施してきました。ここでは、それらの中から特に参考となる事例を2つ厳選して紹介します。
プロジェクトマネジメント研修の流れやポイントについて知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

情報・通信業A社 SE向けプロジェクトマネジメント研修事例

A社では、新しく配属されるSE社員のプロジェクトマネジメントスキルを向上させるため、SEとして現場で業務を遂行するのに必要なプロジェクトマネジメントスキルを習得する研修を実施しています。
本研修は3日間をかけて実施したオンライン研修の事例で、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを以下の3つのフェーズに分けて扱いました。

• プロジェクトの立ち上げ
• 他部署・社外との連携を含めた計画立案
• 遂行状況のモニタリング及び支援

それぞれの場面において、プロジェクトマネジメントに求められる役割やコミュニケーションを演習も交えながら説明しています。
フロントSEや本社所属の技術支援を担う人材といった幅広い社員が研修対象となっているため、それぞれの社員のバックグラウンドに合わせた研修カリキュラムとなるように研修を設計したことがポイントです。研修後には、SEの間でプロジェクトマネジメントに関する共通認識が形成されるなど、プロジェクトマネジメントが円滑に進むようになる効果が出ました。

サービス業B社 役職者向けプロジェクトマネジメント研修事例

B社では、外部環境が大きく変化する中、経営理念の刷新を行い、マネジメント層の意思決定能力を向上させる必要があると感じていました。そこで、役職者向けプロジェクトマネジメント研修を実施して、プロジェクト推進に必要な基礎知識・スキルの習得を行っています。
本事例では、マネジメントに求められる役割について、プロジェクトのフェーズごとに学んでもらいました。

研修で学んだことを現場で実践するため、研修の時間内にアクションプランの検討を実施して、現場との接続をサポートしたのがポイントです。また、研修で学ぶ内容の全体像について事前インプット資料を配布するなど、レディネスの形成にも力を入れました。
研修後には、「知っていることとできることは違う、ということを実感しました」「大なり小なりたくさんのPJTを遂行していく立場なので、まさに使える知識です」など、研修内容を現場で活かせそうだと感じる声を多くいただいています。

本事例についてさらに詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
役職者向けプロジェクトマネジメント・海外ファシリテーション力強化　施策事例

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まとめ

プロジェクトマネジメントについて、必要なスキルやポイントを徹底的に解説しました。
外部環境が激しく変化するVUCAの時代、プロジェクトマネジメントの重要性はますます高まっています。一方で、プロジェクトマネジメントには幅広いスキルが求められることもあり、効果的なマネジメントを実践できないケースが多いことも事実です。こうした事態に対処するためには、研修やeラーニングを積極的に活用して、社員へプロジェクトマネジメントに必要なスキルを獲得してもらう必要があります。
ぜひこの記事の内容を参考に、プロジェクトマネジメントに必要なスキルを磨いてもらい、スムーズなプロジェクトの推進に役立ててください。