新入社員研修でビジネス文書作成力を取り上げる理由とおすすめプログラム

ビジネス文書作成力は、日報の作成やメール作成など様々な場面で役立つ能力です。ビジネス文書を作成した経験の浅い新入社員に効果的な文書作成力を身につけてもらうためには、新入社員研修でビジネス文書の作成スキルを習得してもらうのがおすすめです。

この記事では、新入社員研修でビジネス文書作成力を取り上げる理由や、おすすめのプログラム、研修の成功事例などを紹介します。

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ビジネス文書の作成が苦手な新入社員の特徴と解決策

新入社員は、ビジネス文書を作成した経験がない人がほとんどです。そのため、メール作成や議事録作成、日報の作成などで相手に伝えたいことを伝えられなかったり、情報を効果的にまとめられなかったりといった課題を抱えてしまいます。

ビジネス文書の作成が苦手な新入社員の特徴と、その解決策を見ていきましょう。

相手に伝えたいことが伝わらない

新入社員にありがちな文書作成での課題として、相手に伝えたいことが伝わらないというものが挙げられます。文法的な誤りが多かったり、あるいは書き方が曖昧だったりして、相手に情報が正しく伝わらないケースが多いです。また、自分の頭に浮かんだ順番で情報を伝えてしまうため、結局何が言いたいのかわからない文章となってしまう場合も少なくありません。

新入社員にこうした課題を解決してもらうためには、文書の構成に必要な基礎的な知識を習得してもらうことが必要です。どういう順番で文章をつなげれば相手へ伝わりやすいのか、考え抜く力を養いましょう。

議事録のまとめ方が分からず、何度も修正を指示される

新入社員に議事録の作成を任せる企業も多いでしょう。議事録を作成する際にはディスカッションの内容を的確に整理して、誰が読んでもわかりやすい形で議事録に落とし込む必要があります。ビジネス文書の作成が苦手な新入社員は、こうした議事録のまとめ方が分からず、何度も修正を指示されるケースも多いです。

こうした課題を解決するためには、演習によるアウトプットが効果的です。ビジネス文書を作成する練習を取り入れた研修を実施して、実践を積んでもらいましょう。

新入社員研修でビジネス文書力を扱う目的

新入社員研修では、ビジネスマナーや会社理解など、ビジネス文書力以外にも様々な内容を扱う必要があります。それでは、そもそもどうして新入社員研修でビジネス文書を扱うべきなのでしょうか。

新入社員研修でビジネス文書力を扱う目的を解説します。

社会人として求められるビジネス文書の基本的な知識を養う

社会人は、様々な場面において自分の力で文書を執筆する必要があります。例えば対外的な資料を作成する際にも文書を作成する必要がありますし、社内で企画書を作成する際にも文章執筆能力が必要です。

新入社員研修でビジネス文書力を扱う目的に、社会人として求められる基本的なビジネス文書の知識を養うという点が挙げられます。情報を文書という形でまとめ、相手へわかりやすく伝える能力は、業種や業界を問わずビジネスのあらゆる場面で役立つ能力です。新入社員研修という早い段階で獲得しておけば、今後のビジネス人生でも大きくプラスになるでしょう。

ビジネス文書作成の際の苦手意識を取り除く

新入社員の中には、「文章を書くのが苦手だ」「ビジネス文書を作成した経験がないため、できれば議事録や日報は担当したくない」と考える人も少なくありません。ビジネス文書を作成した経験の浅い社員が、ビジネス文書作成に対して苦手意識を持ってしまうのは必然といえます。

一方、社会人として仕事を進める上ではいつか必ずビジネス文書を作成する必要があるでしょう。ビジネス文書作成に対する苦手意識を取り除くというのも、新入社員研修でビジネス文書作成を取り上げる大きな目的の一つです。

文章表現力と文章構成力を磨く

ビジネス文書を作成する際には、いかに情報をわかりやすく文章に落とし込むかという文章表現力が重要です。また、伝えたい内容の順番を工夫したり、内容に合わせて論理的に文章をつなげたりする文章構成力も、ビジネス文書を作成する際には欠かせません。

新入社員研修でビジネス文書作成力を取り上げる目的に、文章表現力や文章構成力を磨くという点も挙げられます。これらの能力があれば作成できるビジネス文書の質も向上し、組織内でのナレッジ共有や情報伝達がスムーズになるでしょう。

さまざまなシーンでのビジネス文書の対応力を身につける

一言で「ビジネス文書作成」といっても、そのシーンは多種多様です。例えばメールや議事録作成、日報作成といった日常業務も考えられますし、企画書の作成などを担当する場合もあるでしょう。

こうした様々なシーンでのビジネス文書作成力を磨くのも、ビジネス文書研修の目的の一つです。幅広い場面で効果的なビジネス文書を作成できるようになれば、文書を通じた周囲とのコミュニケーションが円滑になるため、業務効率の改善や生産性の向上といった効果も期待できます。

ビジネス文書作成をテーマに扱うと見込める効果

ビジネス文書作成を新入社員研修のテーマとして扱えば、ビジネス文書のノウハウを学べたり、相手へ情報を伝える際のポイントを学べたりといった様々な効果が見込めます。ビジネス文書作成をテーマに扱う際に見込まれる研修の効果をいくつか解説します。

効率的にビジネス文書のノウハウを学べる

研修内でビジネス文書作成力を取り上げることで、効果的な文章の書き方や文書全体の構成方法などを学ぶことができます。これによって、効率的にビジネス文書を作成する際のノウハウを獲得できるという点が、ビジネス文書研修の最大の効果の一つです。

特に、研修内でビジネス文書を作成する演習を取り入れれば、研修で身につけたビジネス文書作成力を現場でも役立てやすくなるでしょう。

相手に簡潔明瞭に伝えるポイントを習得できる

新入社員研修でビジネス文書作成について扱えば、相手へ情報を簡潔明瞭に伝えるポイントを習得できる効果が期待できます。
ただ単に自分の頭に思い浮かんだ順番で情報を羅列しても、読み手は内容をうまく把握できません。複雑な情報を文書の形で簡潔に相手へ伝えるためには、情報の要点を的確に抽出した上で、文書の構成を工夫する必要があります。

また、ビジネス文書研修によって要点をかいつまんで情報を相手に伝える方法を習得できれば、口頭でのコミュニケーションなどにも応用できるでしょう。

間違いや思い込みを払拭できる

新入社員研修でビジネス文書を扱えば、このような文書に対する「思い込み」や「間違い」を排除できるようになります。
たとえば、ビジネスにおいてメールを書く際には結論や相手に求めることを冒頭で分かりやすく述べることが求められます。ビジネス文書に慣れていない新入社員は、「理由の説明をしてから結論を書くべきだ」などの思い込みを持っているかもしれません。

文法的なミスなど初歩的な誤りはもちろん、文書作成に関する思い込みも排除できるのがメリットです。

一度に多くの相手に正確に伝達できるようになる

新入社員研修でビジネス文書作成力を磨いてもらえば、一度に多くの相手へ正確に情報を伝えられるようになる効果も期待できます。
文書でのコミュニケーションと口頭でのコミュニケーションの決定的な違いは、一度に多くの相手へ情報を伝えられるかどうかという点です。口頭でのコミュニケーションで情報を伝えられる相手の人数には限りがありますが、文書の場合はそうではありません。

情報を文書にまとめて大人数へ共有できるようになるため、ナレッジの共有が促進されるでしょう。

無用な誤解やトラブルを避けられる

ビジネス文書作成力が低い場合、曖昧な書き方になってしまったり、ミスリーディングな内容になってしまったりします。例えば、ビジネスメールで顧客や取引先とやり取りした際に、間違った情報が伝わってしまう、何を言いたいメールなのかが分からず、相手が返信する気になれなくなってしまうなどの危険性があります。

新入社員研修でビジネス文書作成力を磨けば、こうした誤解やトラブルを避けることができる効果があります。情報が一発で相手へ正確に伝わるようになるため、組織内での情報共有がスムーズに進むでしょう。

アルーのビジネス文書研修の内容

人材育成を専門に手掛けているアルーでは、ビジネス文書作成力を向上させるために役立つ研修プログラムを豊富にご用意しています。ここからは、アルーのビジネス文書研修の内容をご紹介します。

なお、アルーの提供しているビジネス文書研修の概要やカリキュラムの詳細は、以下のページから詳しくご覧いただけます。
ビジネス文書研修のサービス詳細

▼資料ダウンロードはこちら

ビジネス文書の基本原則

アルーの研修ではビジネス文書の基本原則として、ビジネス文書作成に必要なマインドセットについて学んでもらいます。「定める」「書く」「仕上げる」という基本の3ステップを学び、ビジネス文書作成の全体像を理解してもらうことが可能です。

ビジネス文書の作成プロセス

アルーのビジネス文書研修では、ビジネス文書の作成プロセスを学んでもらうことが可能です。文書作成時のみならず、文書作成後に修正を加えることの重要性についても気づいてもらいます。

ビジネス文書を作成する際は、ただ単に必要な情報を羅列すればよいというわけではありません。書く前にどういった目的で文書を作成するのかを明確にしたり、誰が文書を読むのかを考えたりする必要があります。

メールの作成方法

メールは、社会人にとって欠かせないツールの一つです。取引先宛てに必要な情報を共有するメールを作成することもあるでしょうし、場合によっては迷惑をかけたことに対する謝罪メールを作成する必要があるかもしれません。

アルーのビジネス文書研修では、お客様や取引先とのやり取りを想定したケーススタディを豊富に取り入れながら、メールの作成方法について学んでいきます。実際の業務を想定した場面設定のため、現場へスキルを持ち帰る実感を持ちやすいのが特徴です。

議事録の作成方法

アルーのビジネス文書研修では、議事録作成の場面を想定したケーススタディを通じて、議事録の作成方法を学んでもらいます。

新入社員は、議事録の作成を任される場面も多いでしょう。議事録を作成するのは一見簡単そうに思えるかもしれませんが、議論の全体像を踏まえながら要点をかいつまんで議事録を作成するのは案外難しいものです。

アルーのビジネス文書研修を受けることで、意見を正確にメモすることの重要性や、内容をグルーピングしてわかりやすくする重要性を実感できます。

業務日報の作成方法

業務日報の作成も、ビジネス文書作成スキルが必要な場面の一つです。日報には事実を正確に記載して、後からいつでも振り返ることができるようにしておく必要があります。

アルーのビジネス文書作成研修では、研修の最後にビジネス文書作成研修を受講した今日一日の日報を作成してもらいます。日報の作成そのものがビジネス文書作成の演習となっているとともに、研修内容を振り返り、次のアクションへつなげるきっかけを得ることが可能です。

タイピング速度向上の方法

ビジネス文書を素早く作成するためには、タイピング速度が重要です。アルーの研修では、あらゆるビジネス文書作成の基本として、タイピング速度を高める方法を学んでもらいます。タッチタイピングの習得を通じて、素早くビジネス文書を作成できるようになることを目指すのが特徴です。

加えて、研修ではショートカットキーへの理解も深めてもらいます。タッチタイピングやショートカットキーを使いこなせるようになれば、1つ1つのメール作成や文書作成にかかる時間が大幅に短縮されるため、他の優先業務に多くの時間を費やせるようになるでしょう。

アルーが提供する新入社員研修の特徴

アルーが提供する新入社員研修は、豊富な実績に裏打ちされた質の高いカリキュラムとなっていることが特徴です。毎年の新入社員の傾向に合わせたプログラム構成となっているため、効果的に新入社員研修へ取り入れることができます。

アルーが提供する新入社員研修の特徴をご紹介します。

導入企業数100社以上、受講者数約2.3万人の実績

研修を実施する際には、講師の質や研修プログラムが教育効果に大きな影響を与えます。アルーは、導入企業数100社以上、受講者数約2.3万人の実績がある、人材育成のプロフェッショナルです。

また、アルーでは最近増加しているオンラインでの研修実施やeラーニングでの研修、さらには大規模な研修まで、幅広く対応しております。これまで数多くの企業を支援させていただいたからこそ蓄積されている、アルーならではのノウハウを活かした研修プログラムをご提供します。

新入社員の傾向に合わせたカリキュラム

新入社員研修を実施する際には、毎年変化する新入社員の傾向を把握することが欠かせません。新入社員が育ってきた時代背景などを踏まえながら研修プログラムを構成することで、新入社員研修の効果を最大限に引き出すことができます。

アルーでは、毎年新入社員のポジティブな傾向やネガティブな傾向を徹底的に調査しています。最近のZ世代と呼ばれる新入社員の特徴を的確に踏まえたカリキュラムとなっているため、今の時代に合わせた教育の提供が可能です。

最新の新入社員の傾向について知りたい方は、下記資料をご覧ください。

効果的な演習の活用

ビジネス文書作成に必要な知識ばかりをインプットしても、なかなかビジネス文書作成力は向上しません。効果的にビジネス文書作成力を磨くためには、アウトプットを通じてビジネス文書作成の経験を積むことが必要です。

アルーの研修プログラムは、メール作成や議事録作成といった実際の場面を想定した演習が豊富に組み込まれています。こうした演習を活用することでビジネス文書作成スキルを最大限に伸ばせると同時に、現場で研修内容を活用するイメージが湧きやすくなるのが特徴です。

フィードバックや経験学習支援で定着を支援

経験学習とは、「経験」「内省」「教訓」「試行」という4つのステップを通じて、スキルの獲得を目指す学習方法です。

この経験学習を活用すればただ単にスキルアップが期待できるだけでなく、学ぶ人の主体性を向上させることができます。

アルーの研修では、ビジネス文書作成に関するアウトプットと、それに対するフィードバックを重視しています。フィードバックや経験学習支援を通じて研修内容の定着を支援するため、現場に戻った後も研修内容を忘れることがありません。

アルーの新入社員向けビジネススキル研修の事例

アルーでは、新入社員向けに多くのビジネススキル研修を実施しています。ここではビジネス文書作成と関係が深い事例を3つ、ご紹介します。ビジネススキル研修の実施や外部委託をご検討の場合は、ぜひご参考にしてください。

Business Combat Training

「Business Combat Training」は、問題解決やビジネス文書の作成などの演習を通じて、ビジネスで必要な思考力を向上させることを目的とした研修です。
「思考力のタフさ」は、様々なビジネスシーンで求められます。ビジネスに求められる強靭な思考力を獲得するためには、論理的思考力やビジネス文書作成を伸ばすことが欠かせません。

「Business Combat Training」では、受講者は自分の成果物を講師に提出し、その場でフィードバックを受けることができます。合格レベルに達するまでアウトプットとフィードバックを繰り返し、徹底的に考え抜く経験を積むことができる研修です。

Business Combat Trainingについて詳しくは、以下のページでご確認いただけます。
『Business Combat Training 考え抜く力、書き抜く力』のプログラムの詳細

▼サービス資料ダウンロードはこちら

2つのゴールを設定し、ステップアップした事例

ビジネス文書の作成能力を獲得してほしいと考えていたA社では、営業支援本部の社員を対象として、1回15名程度の小規模なビジネス文書研修を実施しました。この研修では、基礎的な内容を学ぶ「コース1」と、発展的な内容を学ぶ「コース2」の2段階に分けてゴールを設定し、受講者のステップアップを促しています。

具体的には、コース1で相手にとってわかりやすい報告書を作成することを目指し、コース2で相手が行動を移せるような文書を作成することを目指しています。ステップ分けによって、それぞれの社員の能力に合ったコースを提供することに成功した研修事例です。

事後課題により定着させた事例

本研修事例は、ビジネス文書作成100本ノックとして、ビジネス文書作成能力の向上に役立つ演習に取り組んでもらっています。

議事録作成の演習を積むために研修中に会議の動画を視聴してもらい、うまく情報をまとめる能力を磨いてもらったのが最大の特徴です。会議の映像を用いた演習のため、より実際の業務に近い場面を再現することに成功しています。この他、メール作成や業務日報の作成などについても取り組んでもらいました。

新人社員研修にビジネス文書作成を導入の際はアルーへ

新人社員研修にビジネス文書作成を導入する際は、ぜひアルーへお任せください。

アルーのビジネス文書研修は、演習を中心としたカリキュラムとなっており、効果的にビジネス文書作成力を磨くことが可能です。研修の詳細や具体的なカリキュラムについては、以下のページから詳しくご確認ください。
ビジネス文書研修のサービス詳細

ぜひこの記事の内容を参考にして、社員のビジネス文書作成スキルを効果的に伸ばしていきましょう。