パワポ研修の内容とは？必要になる職種・研修のポイントを解説
ビジネスでは、さまざまな場面でプレゼンテーションが求められます。プレゼンテーションを行う際の基礎となることが、パワポでの資料作成能力です。
パワポ研修を実施すれば、パワーポイントを効果的に使いこなした、わかりやすい資料作成ができるようになります。パワポ研修の内容や必要とされる職種、研修を実施する際のポイントを解説します。
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パワポ研修の内容
パワポ研修の内容としては、以下のようなものが挙げられます。
- スライド・資料作成の方法
- 箇条書き・インデントなどの機能
- 図形・画像の挿入
- ショートカット
- スライドマスター
パワポ研修を実施する際には、パワーポイントを使いこなすのに必要な内容を網羅することが大切です。パワポ研修で扱う具体的な内容を解説します。
スライド・資料作成の方法
パワポ研修では、スライドや資料作成の方法を教えましょう。
新入社員の中には、パワーポイントをこれまで使ったことがなかったり、パソコンの操作自体が不慣れだったりする人もいます。まずは基本的なパワーポイントの操作方法を教え、一人でスライドや資料作成を行えるようになってもらいましょう。
具体的には、新しいスライドの追加方法や順序の入れ替え方法などを確実にすることが重要です。また、プレゼンテーション本番で慌てないよう、プレゼンテーションの開始方法や進め方なども学んでもらうとよいでしょう。
箇条書き・インデントなどの機能
パワポ研修では、箇条書きやインデントといった、編集機能を学んでもらうことも重要です。
例えば箇条書きについて知らない社員は、「・」という文字で箇条書きを作成してしまうことがあります。一見問題ないように見えますが、パワーポイントに備わっている箇条書き機能を利用したほうがきれいで見やすい資料を作ることが可能です。
また、インデントも見やすい資料作りの上では重要な機能です。スペースで間隔を調整するのではなく、インデントを活用するクセをつけましょう。
図形・画像の挿入
図形や画像の挿入方法も、パワポ研修で学んでもらうべき内容の一つです。
直感的でわかりやすいプレゼンテーションを行うためには、図形や画像を効果的に用いることが大切です。図形の挿入方法やグループ化の方法、画像を挿入したり調整したりする方法を学んでもらい、見やすい資料作りに役立ててもらいましょう。
また、パワーポイントにはアニメーション機能も用意されています。使いすぎは禁物ですが、ここぞという場面で効果的に活用できるようになれば、スライドのわかりやすさが抜群に向上するでしょう。
ショートカット
素早く資料作成を行うためには、ショートカットについて学んでもらうことも大切です。
例えばWindowsの場合、よく使うショートカットキーとして以下の項目を覚えてもらいましょう。
- Ctrl＋C……コピー
- Ctrl+V……貼り付け
- Ctrl+X……切り取り
- Ctrl+Z……直前の操作を元に戻す
- Ctrl+S……上書き保存
- Ctrl+Shift+S……名前をつけて保存
このほかにも、すべての図形を選択する「Ctrl+A」や新しいスライドを作成する「Ctrl+M」も使用頻度が高いです。使いこなせるようになればスライドの作成スピードが大幅に向上するため、ぜひ研修で扱いましょう。
スライドマスター
パワポ研修では、スライドマスターを学んでもらうことも重要です。
スライドマスターとは、テーマに合わせて文字の書式や色などを自動的に設定する画面のことです。スライドマスターを活用すれば、すべてのスライドに一括でデザインを適用することができます。統一感のあるスライドを作成したり、見やすいスライドを作成したりする場合に役立つでしょう。
また、あとからデザインを変更したくなった場合でも、一つひとつ手作業で似たような部分を直す必要がなくなります。そのため、作業効率が向上し、スライドを素早く作成できるようになるのです。
パワポを使ったプレゼン研修
パワポを使ったプレゼンテーション研修も、パワポ研修の一環として実施しましょう。
プレゼンテーションで使うパワポを作る際には、パワポの機能について学ぶのはもちろんですが、まずはプレゼンのゴールから逆算すること、ストーリーラインを作成することが重要です。ゴールやストーリーラインを設定していないと何を伝えたいかわかりづらくなり、相手に飽きられてしまったり、プレゼン中に何を喋るべきか頭から抜けて支離滅裂になったりすることが多いためです。
パワポはプレゼンテーションを実施する際に役立つ機能が数多く搭載されています。ゴールやストーリーライン作成から、分かりやすいプレゼンテーションとは何か、魅力的な資料を作るにはどうすればいいのかを研修でよく学び、パワポを有効活用できるようにしましょう。
アルーの「プレゼンテーション研修」については、以下のページでご確認ください。
プレゼンテーション研修
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パワポ研修を実施するメリット
パワポ研修を実施するメリットとしては、社員の提案力の向上や、それによるビジネスチャンスの拡大が挙げられます。また、資料作成時間が削減されるため、作業効率の向上も期待できるでしょう。
パワポ研修を実施することで得られるメリットを3つ解説します。
社員の提案力の向上
パワポ研修を実施すれば、社員の提案力が向上します。
ビジネスでは、さまざまな場面で提案が求められます。その際に重要となることが、「相手を納得させられるかどうか」です。わかりやすいプレゼンテーション資料があれば、相手が内容を理解し、納得するのに役立ちます。反対に、どんなに画期的な提案でも、資料が分かりづらいと「メリットや特徴がよくわからない」「本当に任せて良いのだろうか」と思われてしまうでしょう。
パワポ研修によって相手に伝わりやすい資料作成の方法を学べば、社内外で行うさまざまな提案の場面で役立つのです。
資料作成時間の削減
パワポ研修によって資料作成の方法を学んでもらえば、資料作成にかかる時間を削減することができます。
パワーポイントには、スライド作成を効率化するさまざまな機能が搭載されています。
パワポ研修でスライド作成のスピードを上げれば、企画の立案からプレゼンの実施までがスムーズになります。作成スピードが上がれば、その分情報収集や分析に時間を割けるようになり、企画や提案の質そのものの向上が見込めます。
ビジネスチャンスを広げられる
パワポ研修を実施することによって、ビジネスチャンスを広げることができます。
例えばわかりやすい資料が作成できるようになれば、顧客から信頼を獲得できるため、受注率アップを狙えます。図やグラフ、写真などを効果的に用いたプレゼンテーションによって、相手を納得させることができるのです。
また、パワーポイントを用いて作成した資料は、ローカライズすることでそのままグローバル展開できます。さらに、パワーポイントを使えば簡単な動画も作成できるため、販促によるビジネスチャンスの拡大も期待できるでしょう。
パワポ研修が必要になる職種
パワポ研修が必要になる職種としては、以下の5つが挙げられます。
- 営業職
- 企画職
- 研究職
- エンジニア
- コンサルタント
営業職やコンサルタントはもちろん、研究職やエンジニアなど、多くの職種にパワーポイントは必要不可欠な存在です。パワポ研修が必要になる場面を、職種ごとに詳しく解説します。
営業職
営業職は、パワーポイントを効果的に活用することが求められます。具体的なパワーポイントを活用する場面としては、以下のようなものが代表的です。
- 顧客に対して、商品やサービスの説明を行うとき
- 社外の関係者に対して、会社や担当部門の説明を行うとき
- コンペ形式で提案を行い、大規模契約の獲得を狙うとき
営業職は、一人ひとりの実力が売上に直結しやすい職種です。営業職にパワポ研修を実施することで、説得力の高い資料作成ができるようになり、業績改善を実現することができます。
営業研修の内容や実施方法については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
『営業研修のプログラムとは？立場による研修内容の違い・効果を出すポイントをご紹介』
企画職
企画職では、以下のような場面でパワーポイントを活用することが求められます。
- 社内で情報共有をするとき
- 企画について社内周知を行うとき
- 企画内容について、役員会議などで承認を得るとき
- 社外の関係者や一般向けに会社説明会を実施するとき
企画職は企画ごとに新たなプレゼン資料を作成するため、パワーポイントのスキルが重要な職種です。パワポを使いこなせるようになれば、社内企画の採用率が上昇したり、業務が効率化したりといったさまざまな効果が得られるでしょう。また、資料作成にかかる時間が削減できれば、その分の時間を企画そのもののブラッシュアップに使えるようになります。
研究職
研究職もさまざまな場面でプレゼンテーションが求められます。
研究は、一人で進めることはできません。必ずチーム内で情報共有を行い、共通の目的に向かって進んでいく必要があります。そのためには、研究の進捗状況や成果を共有するプレゼンテーションが欠かせないのです。
具体的には、以下のような場面でパワポ研修で学ぶ内容が役立ちます。
- 定期的な研究の進捗報告
- 他社や他の研究機関から発表された最新技術の分析
- 勉強会や学会での発表
プレゼンを行う目的を踏まえながら、場面や聴衆に応じた適切なプレゼン資料を作成する必要があります。
エンジニア
エンジニアも、研究職と似たような場面でプレゼンテーションが求められます。パワポ研修が役立つ具体的な場面は、以下の通りです。
- 定期的な開発の進捗報告
- 最新のITトレンドの共有
- 最新技術に関する勉強会
エンジニアも、研究職と同様にチーム内で的確に情報共有を行い、役割分担する必要があります。 プレゼンを行う場面に合わせ、参加者にとってわかりやすい資料を作成することを心がけましょう。
コンサルタント
コンサルタントは、資料作成やプレゼンテーションのスキルが評価に直結する仕事といっても過言ではありません。コンサルタントも、パワポ研修が必要な職種の一つです。
コンサルタントの場合は、直感的に内容を把握できるわかりやすい資料を作成する方法を徹底的に教えましょう。質の高い資料を作成することは、クライアントからの信頼獲得にもつながります。グラフや図などを積極的に用いた、わかりやすい資料作成の方法を教えることが大切です。
コンサルタントの育成については、以下の記事で詳しく解説しています。
『コンサルタントの育成を成功させるコツと効果的な研修』
パワポ研修を実施するときのポイント
パワポ研修を実施する際には、いくつか意識しておきたいポイントが存在します。まず、研修実施前に社員のパワポスキルを把握することが大切です。また、研修中に社員が手を動かす時間を取り入れるように意識してみましょう。
パワポ研修を成功させるために知っておきたいポイントを4つ解説します。
社員のパワポスキルの把握
パワポ研修を実施する際には、まず社員のパワポスキルの把握を行いましょう。
パワポを使いこなせるようになるためには、スキルレベルに応じて段階的な教育を実施する必要があります。研修実施前に現場にヒアリングやアンケートを実施し、社員がどの程度パワーポイントを使いこなせているのかを把握することが大切です。ヒアリングやアンケートの結果を見ながら、パワポに関して社員がどのような課題を抱えているのかを明確化しましょう。
社員のスキル・目的に合わせた研修内容の実施
社員のスキルや目的に合わせた研修内容を実施することも、パワポ研修のポイントです。
例えば営業職やコンサルタントで求められるパワポのスキルと、研究職やエンジニアで求められるパワポのスキルは異なります。研修企画の段階で、「商談の成功率を上げる」「社内の情報共有をスムーズにする」など、パワポ研修の目的を明確化させましょう。これによって、研修内容に一貫性が生まれ、研修の効果測定がしやすくなります。
また、社員のスキルレベルにバラつきがある場合には、クラス分けをして研修を実施することも効果的です。
手を動かす時間を取り入れる
パワポ研修を実施する際には、手を動かす時間を取り入れるようにしましょう。
パワーポイントの操作方法は、口頭で説明されただけでは身につきません。実際に何度も機能を使っていく中で、自然と使い方や操作方法を覚えることが理想です。
また、箇条書きやインデント、ショートカットキーやスライドマスターといった機能は、一度使うクセをつけなければ、いつまでも使えるようになりません。研修中に練習を重ね、これらの機能に慣れ親しんでもらうことが大切です。
自社内研修に不安があるなら外部研修を利用する
自社研修に不安がある場合は、外部研修を利用することも一つの手段です。
社内で研修を実施する場合、講師を担当する社員に大きな負荷がかかります。また、パワーポイントを使いこなせる社員が、それぞれの職種に存在しているとも限りません。
外部研修を利用すれば、パワーポイントを効果的に活用する方法を、研修のプロがわかりやすく教えてくれます。社内にはないノウハウを取り入れることができますし、研修運営に関する負担の軽減も可能です。
研修の外部委託を検討されている方は、以下の記事もぜひ参考にしてください。
『研修は外部委託すべき？委託している割合や委託先選定のポイント 』
パワポ研修ならアルーにお任せください
アルーは、人材育成を手掛けている企業です。パワポ研修なら、ぜひアルーへお任せください。
アルーの提供している研修プログラムは、それぞれの企業のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできることが特長です。オンライン研修やeラーニングの活用はもちろん、ケーススタディやロールプレイングの内容を自社に合ったものへ置き換えることもできます。
また、アルーの研修では演習が豊富に盛り込まれていることも特長です。パワーポイントを使いこなせるようになるための練習を、研修内で徹底的に行うことができます。パワポ研修のことなら、お気軽にアルーまでご相談ください。
アルーで提供しているeラーニング教材「Microsoft PowerPoint ベーシック編」については、以下のページからご確認ください。
eラーニング教材 Microsoft PowerPoint ベーシック編
まとめ
パワポ研修について、教えるべき内容やメリット、必要となる職種などを解説しました。
パワーポイントには数多くの便利な機能が搭載されていますが、それらを使いこなせている人はあまり多くありません。こうした機能を活用できるようになれば、周囲と差をつけることのできる効果的なプレゼン資料を作成できるようになるでしょう。
ぜひこの記事の内容を参考にパワポ研修を実施して、社員のパワーポイントスキルを磨いてください。
