ファシリテーションとは？必要なスキルや手法、事例をわかりやすく紹介
会議やミーティングが効率的に進むようにする上で重要なファシリテーション。多様な視点から議論することが重要視されてきている現代において、もはや欠かせない手法となってきています。ファシリテーションを行うためには、理解力や論理的思考能力、聴く力といった多様な能力が必要です。ファシリテーションを行うために必要なスキルや手法、事例などについて詳しく解説します。
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ファシリテーションとは
ファシリテーションとは、会議や研修、ディスカッションといった様々な場において、参加者同士のコミュニケーションを促進するために行われるサポートを指します。会議やディスカッションがより良い方向へ進んでいくよう、全体の段取りを仕切ったり、メンバー一人ひとりの考えを引き出したりすることがファシリテーションの役割です。
また、ファシリテーションは単なる司会進行とは異なるスキルです。司会が行うプログラムの進行は、もちろんファシリテーションを構成する一つの要素でもあります。しかし、ファシリテーションを行う上では、議論に参加している人の心情や意見を察知したり、全体での合意形成を促したりといった、司会進行よりも一歩踏み込んだアクションが必要です。
ファシリテーションの目的
近年急速に注目されているファシリテーションの概念ですが、ファシリテーションを行うことの目的としてはどのような点が挙げられるのでしょうか。
ファシリテーションは、参加者同士のコミュニケーションを円滑にするための、潤滑油のような存在です。一般に、大勢が参加する会議やディスカッションでは、議論が行き詰ってしまったり、決まった人のみが発言するようになってしまったりするケースが少なくありません。このような事態を打開して、参加者同士のコミュニケーションを促進することがファシリテーションの主な目的です。
ファシリテーターの役割
ファシリテーターとは、議論やコミュニケーションを円滑にするためにファシリテーションを行う人を指します。最近では会議や研修の場において、ファシリテーターを導入することで会議や議論のスムーズな進行を促している企業も多いです。
ファシリテーターは、ただ単に司会進行を行えばよいというわけではありません。ファシリテーターが持つ役割について見ていきましょう。
ゴールを明確にする
議論に集中しているうちに、いつのまにか本題から離れた内容について熱が入ってしまっていた、という事態は多いものです。また、議論が込み入ってくると、「一体このディスカッションの着地点はどこなのか？」と、議論のゴールがあやふやになってしまうケースも少なくありません。
ファシリテーターの主な役割の一つに、ファシリテーションを行うプロジェクトや会議、ミーティングなどのゴール地点を決めるという点が挙げられます。「最終的にどのような状態を目指しているのか」「何をテーマとした議論なのか」といった点を明確化した上で、参加者の間で共有することが重要です。
また、議論がゴールからずれた方向に進んでいってしまった場合に、軌道修正をするのもファシリテーターの役割です。
話しやすくなる場を作る
様々なバックグラウンドを持った人が集まるビジネスの場においては、議論のためのはじめの一歩がなかなか踏み出せない場合もあるでしょう。ミーティングの参加者の間にどことなく緊張感が漂っていて、なかなか意見を言い出しにくかった経験をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。
誰もが自分自身の意見を言い出しやすくなるような雰囲気作りを目指すという点も、ファシリテーターの重要な役割です。安心して発言できる空気感を作るため、ファシリテーターが率先して発言者の意見に興味を示す姿勢を見せることが求められます。
コミュニケーションを促進する
ファシリテーターだけが参加者の話を聞いていたのでは、参加者同士のコミュニケーションを引き出せません。議論のクオリティーを高め、より意味のある結論を導き出すためには、参加者同士が積極的にコミュニケーションを取ることが何よりも重要です。
ファシリテーターは、参加者たちのコミュニケーションを促進するため、
- 積極的に質問を行い、議論を盛り上げる
- 発言者が偏らないよう、話を振る
- 発言者の話にあいづちを打ち、必要に応じて聞き返す
といった対応を行います。ファシリテーターが参加者のコミュニケーションを促進すればより活発な意見交換がおこなわれるため、議論を深めることが可能です。
参加者全体で結論を定める
ファシリテーターの重要な役割の一つに、参加者全体の合意形成を行うという点も挙げられます。
議論を行う中では、参加者それぞれから多様な意見が出されます。幅広い視点から物事を考える姿勢はもちろん重要ですが、ミーティングやディスカッションでは最終的には一つの結論を導き出すことが必要です。
ファシリテーターは、参加者から出された意見を上手く取りまとめ、議論全体の結論を定めます。もちろん、議論が白熱していると簡単に参加者全体のコンセンサスが取れない場合もあるでしょう。しかし、そのような場面であっても例えば「投票を実施する」「再度新しい問いを投げかける」といった工夫をしながら、議論が上手く着地するように努めるのがファシリテーターです。
ファシリテーションに必要なスキル
ファシリテーターは、参加者全体のコミュニケーションを引き出し、議論全体のクオリティを向上させる役割を持った重要な存在であるとわかりました。
実際に会議やディスカッションにおけるファシリテーターを任命する際には、ファシリテーションに求められるスキルをよく理解しておくことが重要です。ファシリテーションに必要なスキルを5つ、ご紹介します。
理解力
ファシリテーションを行う上で重要なスキルの一つに、理解力が挙げられます。ファシリテーターは、議論の場において参加者一人ひとりが持っている考えを理解することが重要です。
メンバーの持っている意見をよく理解すれば、「Aさんの意見とBさんの意見は似ているな」「Cさんの意見は一見Dさんと近いが、この観点から見ると異なっているな」といった議論の全体像を把握できます。議論の中身をしっかりと把握すれば、「ここでCさんに意見を聞いたら面白いのではないか」といったように、効果的なファシリテーションを行うことができるようになるのです。
論理的思考力
ファシリテーションを行う上では、論理的思考能力も重要です。ファシリテーターは、ただ単に参加者に意見を求めて回ればよいというわけではなく、参加者から出る様々な意見をグルーピングし、そこからどのようなメッセージを抽出できるか考える必要があります。また、参加者に欠けている視点を補うために、MECEな議論ができているか確認し、必要であれば新たな問いかけを行うことも求められるでしょう。そのためには、様々な意見をまとめて整理できる論理的思考能力が求められます。
また、ファシリテーターは議論を客観視する姿勢も重要です。ファシリテーター自身の意見に流され偏ったファシリテーションを行った場合、中立的な議論は難しくなってしまいます。全体を客観視する必要があるという面でも、論理的思考能力が必要です。
ロジカルシンキングに関しては、以下の記事で詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。
『ロジカルシンキングとは？メリットや基本的な考え方・鍛え方について紹介』
ファシリテーショングラフィック
ファシリテーショングラフィックとは、議論を行う際に重要となる「参加者の意見」「参加者が持っている感情や感覚」「その場の雰囲気」といった点を可視化することを指します。ホワイトボードに文字を使って情報を整理していくのはもちろん、時には線や図形、色を用いながら視覚的に表現していくのが特徴です。
ファシリテーショングラフィックを上手く行えば話の要点を整理できるため、より深いところまで踏み込んだ議論ができるようになります。ファシリテーショングラフィックのスキルが高い人材も、ファシリテーターに向いていると言えるでしょう。
質問力・聴く力
ファシリテーションを行う際には、参加者に対して積極的に質問を投げかけることが求められます。そこで役立つのが、「質問力」や「聴く力」です。ファシリテーターを任命する際には、他人に対する好奇心や質問力といった観点も考慮するとよいでしょう。
また、ただ単に作業的に参加者へ話を振っているようでは、議論はなかなか盛り上がりません。ファシリテーションを進めていく中では、ファシリテーターが議論を楽しみ、相手の発言に共感したり、さらなる意見を引き出すための質問を投げかけるのがよいでしょう。知的好奇心が旺盛で、どんな意見にも積極的に耳を傾けられるような人材がファシリテーターには向いています。
交渉力
議論の場においては、参加者同士の意見が食い違ってしまい、なかなか一つの結論が導き出せないという事態はよくあるものです。しかし、ディスカッションやミーティングを実施するからには、参加者の間で合意形成を行い、何らかの結論を導き出さなければいけません。
ファシリテーションをこなすためには、交渉力も重要な要素となります。参加者はそれぞれ異なる意見を持っている場合がほとんどです。ファシリテーターには、一人ひとりが重要だと考えていることをよく整理した上で、全体が納得できるようなゴールを目指して交渉を行う姿勢が求められます。
双方のメリットを考慮し、お互いにとっての最善を探る、問題解決のための交渉力を「ネゴエーションスキル」といいます。
▼アルーのネゴシエーションスキルに関する研修は、以下のページでご確認ください。
ファシリテーションに必要なスキルについてより詳しくは、以下のページをご参照ください。
『ファシリテーションスキルとは？必要な4つのスキルと向上させるコツ』
ファシリテーションの手法例
ファシリテーションを行うことで、ディスカッションやミーティングがより円滑に進行するようになります。しかし、ファシリテーションは会議中だけ行えばよいわけではありません。
効果的なファシリテーションを行うためには、会議前からの準備に加え、会議後のフォローアップが大切です。ファシリテーションの手法について、会議前と会議中、会議後の3段階に分けて解説します。
会議前の準備
ファシリテーションを行うためには、まず会議前に入念な準備を行うように心がけましょう。具体的には、会議の概要についてファシリテーター自身の中で整理しておきます。例えば、
- 会議は何についてなのか？（What）
- 会議はどこで行われるのか？（Where）
- 会議はいつ行われるのか？（When）
- 会議には誰が参加するのか？（Who）
- 会議はなぜ行われるのか？（Why）
- 会議はどのような手段で行われるのか？（How）
といったように、5W1Hに沿って整理することが有効です。会議の5W1Hを踏まえた上で、円滑な進行ができるように議論の全体像を設計しておきましょう。
会議中
会議中は、ファシリテーターが最も活躍する場面です。まずは参加者のモチベーションを高めるため、参加者同士が意見交換しやすくなる雰囲気を作り上げましょう。自己紹介など、アイスブレイクの手法が役に立ちます。
会議の場で役立つアイスブレイクを以下の動画で詳しく紹介していますので、ぜひご確認ください。
雰囲気作りが終わったら、次は会議で行うべき議論の要点を整理していきます。何について議論するのか、議論の内容を論理的に構造化してみてください。
議論が深まってきたら、議論の様子を見ながら「質問を投げかける」「場を取りまとめる」といった対応を行っていきます。ファシリテーターは、発言する人が偏らないよう常に注意を払うことが重要です。
会議後
一通り議論が終わったら、議論をまとめ、会議の結論を出しましょう。会議の終盤になってもなかなか合意形成までたどり着かない場合は、ファシリテーターが率先して議論のゴールを目指していきます。参加者一人ひとりが大切にしていることを的確に捉えながら、全員がなるべく納得できるような結論を導いていきましょう。
最後に、ファシリテーターは当初立てた目的を達成するために必要な行動計画を作成します。会議で見えてきた課題点や反省点を踏まえ、「次の会議をよりよいものにするためには何が必要か？」「会議で見えてきた新しい論点はないだろうか？」といった観点から、ネクストアクションを設定しましょう。
ファシリテーションが広まった背景
ファシリテーションは近年急速に注目を浴びるようになってきた概念です。それでは、なぜ単なる司会進行ではなく、あえてファシリテーションが求められるようになってきたのでしょうか。
一昔前までは、カリスマ性の高いリーダーが組織を引っ張るスタイルが一般的でした。しかし、近年は個人の価値観の多様化やグローバル化に伴い、取り組むべき問題は複雑化しています。
このような変化の激しい時代に対処するためには、多様な価値観を持ったメンバーが協力して仕事に取り組むことが重要です。個人としての成長ではなく、会社全体という組織としての成長が求められている現代において、多様な考えを組み合わせて議論を促進していくファシリテーションが欠かせないものになってきています。
企業がファシリテーションを用いるメリット
最近では、会議やディスカッションの場においてファシリテーターを用意する企業が増えてきました。ファシリテーションを行うことで、社員のモチベーションアップが期待できるのはもちろん、思いもよらないアイディアを引き出せたり、生産性が向上したりといった様々な効果が期待できます。ファシリテーションを行うメリットについて見ていきましょう。
モチベーションアップが期待できる
会議に対するメンバーのモチベーションは人それぞれです。元からモチベーションが高く積極的に発言する社員もいますが、中にはあまり自分の意見を表明しない社員もいるでしょう。
会議においてファシリテーターがいると、自分たちの意見や知恵を積極的に共有しようというモチベーションの向上が見込めます。ファシリテーターが絶妙なタイミングで話を振ることで、「自分にも意見を求められているのだ」と、メンバーの自己効力感を引き出せるのです。
メンバーのモチベーションを向上させれば、議論がより深まる、意思決定がスムーズになるといった効果も期待できるため、ファシリテーションのメリットは大きいです。
意見を集約できる
通常の会議において、「お互いが納得できるような結論に達しなかった」「結局多数決になってしまい、長く議論した意味がなかった」というのはよくある話です。結論に納得できないメンバーが多くなってしまうと、会議の必要性に疑問が生じてしまい、今後のモチベーションにも影響を与えてしまいます。
ファシリテーションのメリットとして、「全体の意見を集約できる」といった点も挙げられます。ファシリテーターが常に議論全体の流れに気を配ることで、なるべく全員が納得できるような合意形成を促せるのです。形式的な意見交換にならないよう、必要に応じて意見を整理しながら、議論をゴールへ導いていきましょう。
アイデアを引き出せる
ファシリテーターの役割は、メンバーの意見を整理するだけにとどまりません。場合によっては「〇〇さんはこの点についてどう思いますか？」といった具合で参加者に問いを投げかけ、それぞれの意見を引き出していくことが求められます。
このようなやり取りを介して、メンバーの中に眠っているアイディアを掘り起こせる点もファシリテーションのメリットです。メンバーが気づかないうちに縛られてしまっている常識や慣習といったしがらみを取り除き、イノベーションにつながるようなアイディアを創出することができます。
生産性向上が期待できる
会議において取りまとめる役が存在しないと、つい話が横道にそれてしまうものです。議論の本質と関係の薄い些細な事柄について議論しているうちに、あっという間に時間が経過してしまう場合もあります。
ファシリテーションを取り入れるメリットとして、議論の円滑な進行を促し、生産性を向上させることができるという点も挙げられます。議論が行き詰まったときにはファシリテーターが積極的に意見を引き出していき、より付加価値の高い結論となるようサポートしていきましょう。
企業におけるファシリテーションの事例
先述したように、最近では会議やワークショップにおいてファシリテーションを取り入れる企業が増えてきています。企業においてファシリテーションを取り入れることでどのような効果が期待できるのか、企業におけるファシリテーションの具体的な実践事例をご紹介します。
会議
ファシリテーションの活用が有効な会議の種類として、以下の3種類が挙げられます。
- コミュニケーション会議
- 討論会議
- 合意形成会議
参加者間の報連相を目的として行われるコミュニケーション会議では、ファシリテーションによって情報伝達を促すことができます。また、前もって決めた議題について討論を行う討論会議や、意思決定を主な目的とする合意形成会議においても、「参加者に意見を求める」「参加者の間のコンセンサスを形成する」といった形でファシリテーションが実践されています。
ワークショップ
ワークショップとは、参加者が主体となって取り組む体験型の研修のことを指します。参加者同士で行うディスカッションが設定されている場合も多く、このような場面においてもファシリテーションはよく実践されています。
まずは「どのような流れで議論を進行していくのか」「時間はしっかり確保できているのか」といったディスカッションの全体像を設計していきましょう。「椅子の配置を円形にしてみる」「机のレイアウトを工夫する」といった細かな工夫も大切です。事前に入念なシミュレーションを行い、当日に慌てないよう準備を進めていきましょう。
社員にファシリテーションを学んでもらう方法
効果的なファシリテーションを行うためには、論理的思考能力や交渉力、聴く力といったいくつかのスキルを高める必要があります。
社員にファシリテーションに必要なスキルを磨いてもらう場合の手法として、まずはファシリテーションの能力に特化した研修の実施が考えられます。実践的な演習も交えながら、ファシリテーションの具体的なやり方を学んでもらいましょう。
自社で研修を手配するのが難しい場合、外部で実施されている研修やセミナーに参加してもらうのも有効な手法です。さらに、最近ではファシリテーションに必要なスキルをまとめた書籍も数多く出版されています。これらを通じて、ファシリテーションの専門家ならではの知識を学んでもらうのもよいでしょう。
アルー株式会社では、ファシリテーションのスキルを磨くことができる「ファシリテーション研修」をご用意しております。詳しくは以下のページをご覧ください。
まとめ
ファシリテーションの具体的な手法や、ファシリテーションに求められるスキルなどについて紹介しました。会議やディスカッションの場で多様な視点が求められる現代において、ファシリテーションのスキルはますます重要なものとなってきています。
社員にファシリテーションの能力を効率的に伸ばしてもらうためには、人材育成会社が実施しているファシリテーション研修の利用がおすすめです。アルー株式会社では、ファシリテーションのスキルを磨くことができる「ファシリテーション研修」をご用意しております。
