新入社員研修のスケジュールの作り方を分かりやすく解説【事例あり】
多くの場合、学生から社会人として入社する新入社員に対して、初めに実施される研修は新入社員研修です。
新入社員研修では、さまざまなカリキュラムを組み込む必要があるため、数日～数か月間にわたってスケジュールを組むことになります。
人事担当者は、行うカリキュラムや研修の予算、関係者の予定などを確認し、念入りなスケジュール調整が必要になるでしょう。
この記事では、新入社員研修のスケジュールの作り方について解説します。
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アルーの新入社員研修のスケジュール例
アルーでは、株式会社NTTドコモ様の2020年度新入社員研修を支援しました。
2020年は新型コロナウイルス感染症対策により集合研修が難しかったため、オンライン研修でのスケジュール例をご紹介します。
1日目 |
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2日目 |
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当初の予定では、教室研修を実施予定でした。本来のスケジュールでは3日目に業務シュミレーションを行い、各自で復習した後社内研修の中で試験するという流れになります。
今回はオンラインでの実施だったため、業務の中でのシュミレーションは行わず、受講者が研修内容を理解し、実践しようとするレベルまでの内容に留めています。
詳しくは、以下のページをご確認ください。
学生から社会人への変革（オンライン研修）（株式会社NTTドコモ）
新入社員研修スケジュールの作り方
研修スケジュールを作っていくには、研修内容を選定するだけでなく、社内外の予定や予算など検討しなければならないことが様々です。
ここでは、スケジュール作成の方法を流れに沿って順番に見ていきましょう。
前年の実績を確認する
新入社員研修のスケジュールを作り始める前に、まずは前年度の研修について担当者や研修を受けた前年度の新入社員に確認します。
具体的に確認したい内容は、次のとおりです。
- 研修内容
- 研修の目的
- 研修後に達成したい目標と達成率
- 研修を実施した期間
- 研修にかかった費用
- 前年度新入社員についてのデータ
新入社員研修を全くのゼロベースから構築するのは難しく、時間がかかります。前年度の実績から効果的だった研修を積極的に組み込み、あまり効果を感じられなかった研修の問題点を洗い出してスケジュール作成の参考にします。
現場にヒアリングを行う
新入社員研修を意義あるものにするためにも、新入社員が研修後に実際に配属されることになる現場に研修に求める要素を聞き取りすることが大切です。
実際には、次のような人に聞き取りを行うとよいでしょう。
- 経営者
- 前年度の新入社員
- 現場で教育を担当している社員
経営者からは、自社の人材育成方針がどのようなものか確認しておきます。その方針に沿う具体的な知識やスキルを研修に設定するためです。
前年度の新入社員には、新入社員研修を受講して学んでおいてよかったと感じたことや、研修で学べなかったために配属後困ったことなどを聞きとり、参考にします。
現場で教育を担当している社員からは前年度の新入社員育成での課題や新入社員研修で身に付けておいてほしいスキルや知識などを確認しましょう。
研修の目的・カリキュラムを決める
前年度の実績を確認し、新入社員研修に対する現場の声をヒアリングできれば、それらを参考にして研修の目的とカリキュラムを作成します。
研修の目的を決める際には、新入社員にどういう人材へ育ってもらいたいかを具体的に設定することが大切です。
例えば、社会人としての意識をもって周囲とコミュニケーションを取りながら業務を進められる人材になってもらうことを目標とするならば、研修の目的は社会人としてのマインドセットを促し、業務上のコミュニケーション力を身につけるということになります。
ここから、具体的なカリキュラムとしてビジネスマナーやコミュニケーションをテーマとした研修を組み込んで設計していくという具合です。
カリキュラムの作り方については、以下の記事で詳しく解説しています。
研修の予算を確定する
新入社員研修にどれだけの予算が充てられているかは、スケジュールを策定する前に確認しておきましょう。
予算によって研修期間の長さや研修内容に影響が出ます。また、研修を外部にどれだけ委託できるかどうかに関しても、予算がどの程度あるかによって変わるでしょう。
新入社員研修に充てられる予算が少なく、希望する研修ができない場合は、国から人材育成に対する助成金も出ているので申請を検討するのも良いかもしれません。
外注か自社内で実施するかを決める
実際には研修の全カリキュラムを外注と自社内のどちらかだけで実施するのは難しいため、内容と予算によって組み合わせていくことになるでしょう。
研修内容によって外注が向いている場合と、自社内での実施が向いている場合があります。
外注が向いているのは、ビジネスマナーやビジネス文書の書き方、ロジカルシンキングなどの業種や職種に縛られないテーマです。
専門的に指導している会社に外注するほうが、自社で講師を担当する社員の負担が減る上、学びの内容も一定レベルを確保できます。
一方、業界の課題や自社の状況についての研修は、外部講師に講義してもらうより自社で実施する方が効率的です。
関係者の予定を調節する
研修の内容が決定し、期間がおおよそ確定したら受講者をはじめとする関係者の予定を確認していく必要があります。
- 外部講師・内部講師の予定
- 社内行事の日程
- 実地研修がある場合、現場のスケジュール
- 業務の繁忙期・閑散期
上記のことを考慮しながら予定を調節し、研修のスケジュールを確定していきます。
テンプレートなどを活用しスケジュール作成を行う
研修スケジュールがほぼ確定したら、実施する研修の詳細や日程がすぐにわかるように必要な項目をまとめたスケジュールを作成しましょう。
しかし、表計算ソフトでスケジュールを一から作成するのは、あまりにも時間がかかってしまいます。
ExcelやGoogleスプレッドシートには、次の画像のようなスケジュールやガントチャートといったテンプレートがあるため、それらを利用すると研修内容を整理しながら効率的に作成できます。
なお、スケジュール表には日程以外にも研修担当者、会場、持ち物、備考などを忘れずに明記しておきましょう。
Excel、Googleスプレッドシートについて、代表的なテンプレートが下記から参照いただけます。
Excelのスケジュールテンプレート（Microsotf公式ページ）
新入社員研修のスケジュールを作成する際のポイント
実際に新入社員研修のスケジュールを作成していくにあたって、どのような点に留意すればよいかについて解説していきます。
業界や自社理解のインプットは研修前半に行っておく
新入社員研修では、初めに実践的な知識やスキルインプットのカリキュラムを入れるのではなく、まず自社の概要や業界についての内容から始めるのが良いでしょう。
新入社員は、就職活動の際に自社の理念や経営方針についてある程度調べたり勉強したりして面接に臨んでいるため、改めて研修で説明する必要はないと考えるかもしれません。
しかし、実際に経営者から直に聞く経営方針や社内の雰囲気、業界の状況などは入社してからの方がより実感を伴って身に付きやすくなる上、その後の研修内容へのモチベーションにもつながるため、研修の前半で行うのが効果的です。
無理に詰め込みすぎない
新入社員には、研修で学んでおいてほしい事が多くあります。しかし、関係各所のスケジュールの関係で研修期間を十分とれないこともあるでしょう。
そういった時、限られた時間に内容を無理に詰め込みすぎることはおすすめしません。新入社員はただでさえ学生から社会人へと環境が大きく変わり、適応するのに苦労している状況です。
学ばなければならない、覚えなければならない内容が短い期間で集中的に詰め込まれれば詰め込まれるほど負担は大きくなり、中には限界を感じ離職を考える社員が出てくる可能性もあります。無理に詰め込みすぎないためには、基礎的なビジネスマナーや社内規則の研修を優先し、専門的なスキルや高度な業務知識の研修は後回しにしましょう。新入社員が社会人としての基本を身につけることが重要です。
その上で、段階的に実務に必要なスキルを習得していく方が効果的です。例えば、初めの数週間は基本的なビジネスマナーとコミュニケーションスキルに集中し、その後、専門的な研修を計画することで、無理なく知識とスキルを定着させることができます。
新入社員研修のスケジュールの策定については、以下の記事で詳しく解説しています。
研修の目的と目標から、状況に応じて柔軟に内容を取捨選択しましょう。
ゴールを意識してスケジュール作りをする
スケジュールを作るときには、研修を受けた後、新入社員にどのようになってもらいたいかという具体的な目標を忘れないようにすることが大切です。
自社の状況によってゴールは様々でしょう。まずは社会人としての心構えを固めてほしい、すぐに戦力になってもらいたいなどゴールを明確にしておけば、受講者にとって何のために研修を受けるのかが理解しやすくなります。企画側にとっても、様々なカリキュラムを詰め込みすぎて定着率が下がるという失敗がなくなるでしょう。
早めに場所や人数を把握しておく
研修のスケジュールが決まったら、早めに研修を行う場所をおさえ、受講者の出欠を確定させておくことが重要になります。
集合研修を行う場合、研修を行うスペースにはある程度の広さや音響設備が必要です。社内で実施する場合、研修が行える設備が備わっているのは広い会議室やセミナー室など限られているでしょう。急な会議で使用できなくなるなどのトラブルを避けるため、早めに確保しておくべきです。
また、外部に場所を借りて行う場合にも、研修直前ではなく早めにおさえておくほうが安心です。
また、オンライン研修を行う場合でも、事前に使用する機材やツールについて共有し、当日トラブルが起きないよう準備しましょう。
研修後のフィードバックやアウトプットの時間を作る
研修では、講義を聞く、指導を受けるなどのインプットが中心になります。
聞いて理解したつもりでも、実際の業務の場で行えなければ意味のないものになってしまうため、研修後の振り返りやアウトプット、確認テストなどの時間は必ず組み込んでおきましょう。
一日の終わりに振り返りをすることで、知識の定着につながります。また、アウトプットしてみることで自分が理解していなかったところに気づくことができるため、定着率が上がります。
適度に休憩を取る
研修中は1時間〜1時間半に一度、10〜20分程度の休憩を必ず挟むようにします。
人間の集中力が持続するのは、最大で90分といわれています。しかし実際には、90分みっちりと同じ講義を受けると多くの人はへとへとになってしまうでしょう。
何かトラブルがあって研修に取れる時間が短くなったとしても、休憩時間は省いたり短くしないほうが無難です。休憩を適度に取ることで、脳のリフレッシュを促しその後の集中力を回復させる働きがあります。
新入社員研修ならアルーにお任せください
新入社員研修のスケジュールをすべて自社で設計するのは、時間も手間もかかって大変なものです。
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テーマ別のプログラムをカスタマイズ可能
アルーでは、自社の新入社員研修におけるゴールに合わせて、カスタマイズしたプログラムをご提案します。
「学生から社会人としての意識へマインドセットしてもらいたい」「業務に必要なロジカルシンキングを身に付けてもらいたい」といったテーマ別のプログラムをご用意していますので、アルーに委託したいテーマと自社で行いたいテーマを選んで設計していただくことが可能です。
新入社員の傾向に合ったカリキュラム
アルーでは、毎年多くの新入社員研修を支援しています。様々な企業規模、業種での研修現場から得られた新入社員の傾向から、育成のポイントを抑えながらカリキュラムを設計していきます。
フィードバックや経験学習支援で定着を支援
カリキュラムの内容に合わせたeラーニングシステムをご用意しているため、研修後の確認テストやアウトプット演習などの経験学習が受講者のペースで行えます。
また、研修後も職場で定点観測を行い受講者一人ひとりの状況に応じた振り返りができる「自己成長力支援サービス」などで、受講者の成長を可視化し研修をフィードバックするのに役立ちます。
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まとめ
新入社員研修のスケジュールを作成するには、新入社員に求める人材像をはっきりさせることが大切です。
求める人材像というゴールをもとに研修の目的を設定することで、必要なカリキュラムを適切に組むことができます。
作成の際にはいくつかポイントもありますが、一から効果的な研修設計は難しいものです。
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