【人事担当者向け】配属先の新人教育担当者がやっている育成のコツ｜意識すべきポイントも解説
新人教育は新入社員に業務を担う上で必要な基本的な知識やスキルを理解し、取得してもらうために行います。実際に現場で新人に教育を行うのは配属先の教育担当者です。ただし新人教育の指針となるコンテンツを考えるのは一般的に人事部になります。本記事では、人事部の方に向けて「新人の配属先で教育担当者が実施すべき10個のポイント」や「教育を円滑に進めるうえで気をつけるべきこと」を紹介します。
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新人の配属先で教育担当者が実施すべき10個のポイント
新人教育で成果を上げるために重要なポイントをご紹介します。人事担当者の方は、これから紹介するポイントを理解し、各部署の新人教育担当者に対しても研修や講習を通じて共有しましょう。
新人が教育担当者に質問しやすい環境を作る
新人教育でまず行うべきことは、新入社員が質問しやすい環境を作ることです。新入社員は仕事の知識やスキルがありません。そのため、配属先の新人教育担当者に聞きながら仕事を進めることになります。
しかし、なかには教育担当者に質問しづらいと感じる新入社員もいます。その理由の一つが「配属先新人教育担当者のリソースが少なく、切羽詰まった状態になっているから」です。新人は仕事に追われている先輩を気遣って質問しづらくなります。配属先の新人教育担当者の仕事を減らして余裕を持たせたうえで、新入社員が気軽に質問できる体制を整えましょう。
具体的には「教育係のタスク軽減を部署のマネージャーに掛け合う」「複数の教育担当社員を設ける」といった工夫が人事部に求められます。
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新人教育の目的やゴールを明らかにする
新人教育においては、教育の明確な目的やゴールを設定することが大切です。明確なゴールが分かることで、新入社員の学習意欲が高まります。目標が見えないと、何をしているのかが不明瞭になり、新人がだらけてしまう可能性があります。
そのため、人事部で新入社員教育全体の目的やゴールを作成します。「〇カ月後には自走できる状態になる」といったロードマップを策定し、配属先の新人教育担当者へ共有しましょう。具体的には、集合研修など関係者が一同に介する機会に共有するのが一般的です。
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自ら思考する癖をつけるように導く
新人教育においては、課題の答えをすぐに教えず、新入社員自ら考える習慣をつけてもらうことも大切です。ビジネスパーソンとして自力で答えを導き出す思考力があると、会社全体の生産性が高まります。
ただ、配属先の新人教育担当者それぞれの裁量で新入社員へ主体性を求めてしまうとばらつきが生まれてしまい危険です。ばらつきを最小限に抑えるためにも人事部から配属先の新人教育担当者に対しても研修や講習を通じて共有しましょう。
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個人の背景や目標を把握してアプローチする
新人教育において効果的なのは、新入社員各々の目標を把握し、一人ひとりに合わせた教育をすることです。そのためには配属先の新人教育担当者が面談を行い、個人の背景や目標を聞き出すことが求められます。
例えば、モチベーションが変化した経験を振り返り、「自身の強み」や「モチベーションの源泉」「将来に向けた問題意識」について共有してもらい、その情報を基に、教育方針を考えていくという手法があります。このように新入社員それぞれの成功体験や目標を把握してアプローチすることが大切です。
人事部は、配属先の新人教育担当者がスムーズに個人との面談を行えるようにフォーマットを作成しましょう。また配属先の新人教育担当者への研修を実施すると、より効果的です。
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自身の経験を交えて伝える
新入社員が初めて業務を行う際は、理論のみではなかなか理解できません。配属先の新人教育担当者が自分の経験談を交えて説明することで、具体性が増して理解しやすくなります。。
例えば営業に関する「理論」や「戦略」を説明する場合、具体的な事例を挙げて説明すると分かりやすいです。
人事部としては、各部署の新人教育担当者が自身の経験を交えて伝えることができるよう、配属先の新人教育担当者への研修や講習を通じて共有するようにしましょう。
※関連資料：環境に左右されない！新入社員を成長させるOJTトレーナーが実践している3つのコツの資料をダウンロードする
個人の特性に合わせて教育方法を変える
新入社員にはそれぞれに適した学び方やペースがあります。フォーマットに無理やり当てはめるのではなく、一人ひとりに合わせた教育方法を考えることが必要です。
例えばサービス業の新入社員には「商品知識をしっかり身につけたうえで現場に出たい」と考える人もいれば「早く現場に出て実践的な経験を積みたい」と考える人もいます。
どちらかだけでは偏った研修になってしまいます。「Off-JT後に一人ひとりにテストやアンケートを行って理解度を測り、理解が遅れている社員をフォローする」「OJTでは一人ひとりの学習進捗に合わせて指導計画を柔軟に変更する」などの取り組みによって、個人の特性に合わせることが大切です。
人事部は、配属先の新人教育担当者が研修方法に悩まないように、配属先の新人教育担当者へのマニュアル作成や研修を通じて対応方法を明確にするようにしましょう。
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相手に伝わりやすい言葉を使う
新人教育において、業界や自社独自の専門用語を使うのは避けましょう。新入社員は、業界や自社独自の専門用語を理解できません。
新人教育では新入社員にわかりやすい言葉を使って、教育プログラムを進める必要があります。もし専門用語を使わなければならない場合や、専門用語を覚えてもらいたい場合には、人事部が専門用語をまとめたマニュアルを作成する必要があります。配属先の新人教育担当者と連携を取りながら、新入社員に優しい職場環境を整えましょう。
失敗することを前提とする
「失敗は成功の母」ということわざがあるように、ビジネスにおいても自分自身で実践して経験することが成長のカギとなります。そのため新人教育でも失敗を認め、挑戦を奨励する環境を作ることが重要です。
失敗に対しては配属先の新人教育担当者を中心にチーム全体でフォローする必要があります。
ただし、漫然と失敗を繰り返すのではなく「失敗から何を学び、次にどう生かすか」を考えることが重要です。すると新入社員だけではなく組織も成長していくでしょう。
人事部としては、新入社員がチャレンジできる環境を作るために配属先の新人教育担当者への研修を行うことが大切です。配属先の新人教育担当者に対して、チャレンジしやすい環境を整えるポイントをしっかりと伝えて、成長しやすい環境作りを行いましょう。
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教育が仕事であることを意識する
新人教育は人事部や配属先の新人教育担当者の仕事ですが、「教えてあげている」という気持ちで臨んではいけません。「教えてあげている」という姿勢は新入社員にも伝わります。
すると、新入社員によっては反発する気持ちが湧いたり、会社に魅力を感じなくなったりする可能性があります。その結果、配属先の教育担当者としても「自分の業務の時間を割いて教えているのに…」といらだちを感じてしまう人もいるかもしれません。
人事部としては「配属先の新人教育担当者が新人教育にストレスを感じることがある」という前提のもと、新人教育を丸投げしないことが大切です。しっかりと事前に配属先の新人教育担当者への研修を行うようにしましょう。
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具体的なフィードバックを行う
新人教育の最後に、新入社員に対して適切なフィードバックを行うことは重要です。新人教育の内容を振り返りつつ、改善すべき点を指摘し、今後の対応方法について話し合うことで、効果的なフィードバックができます。
人事部は、配属先の新人教育担当者に対して新入社員へのフィードバック方法を具体的に共有することが大切です。
フィードバック用のフォーマットなどを用意し、配属先の新人教育担当者が一定のフィードバックをできるようにコントロールできる環境を構築しましょう。
新人教育担当者の心構えについては以下の記事でも紹介しています。
『新入社員の教育に大切なこととは？カリキュラム作成のポイント』
新人教育を実施するうえで配属先の新人教育担当者に意識してもらうポイント
ここからは新人教育を行うとき、配属先の教育担当者が意識すべき以下の4つのポイントを、具体的にみていきます。人事担当者の方は、これから紹介するポイントをご自身ではもちろんのこと、配属先の新人教育担当者へ対しても研修や講習を提供するようにしましょう。
- 感情的にならない
- 自分の経験を絶対視しない
- 原因を何かひとつに決めつけない
- 発言に一貫性を持たせる
感情的にならない
教える立場と学ぶ立場は「教える側」が優位です。だからこそ「教える側」が感情的になったりイライラしたりしてはいけません。
なぜなら「教える側」が感情的になると「学ぶ側」が萎縮してしまうからです。熱心に教えようとしているからこそ、つい感情が入ってしまう可能性があることは理解できます。 しかし教える相手が怯えてしまえば、教育の効果が発揮されません。
人事部としては配属先新人教育担当者が感情をコントロールできるよう、事前に研修を行いましょう。論理的な新人教育を実現することで、高い効果を得られます。
自分の経験を絶対視しない
優秀な成績を収めている社員が新人教育担当者になったときに陥りやすいのが、自分の経験を絶対視して教えることです。
実績を挙げられたのは、自分の実力だけが要因ではありません。上司や同僚、取引先の協力があったからです。当然このような経験は、環境や状況、社員の動機や強みが異なる場合、同じ行動をとっても同じ結果を生むとは限りません。
人事部としては、その点についてしっかり講習を提供する必要があります。また適宜、1on1などを実施しフィードバックを与えることで、自分の教育方法の問題点に気付いてもらう取り組みも有効です。
原因を何かひとつに決めつけない
新人教育がうまくいかない原因は、いくつか考えられます。新入社員に原因があるとは限りません。指導者や社内環境など、さまざまな要素が存在する可能性があります。
新人教育において期待した成果が得られないケースでは、当事者である配属先新人教育担当者と新入社員だけではその原因に気付けないこともあります。人事担当者が関係者とコミュニケーションを取りながら、適切な教育方法について検討しましょう。場合によっては社外研修を導入することで、より客観的な意見を得られます。
発言に一貫性を持たせる
学ぶ側の新入社員は、教えられる内容がたびたび変わると不安になります。ビジネスにおいて指示・約束が変わることもありますが、新入社員はまだ変化に慣れていないからです。
そのため大きな変更がある場合は経緯を説明し、状況が流動的になる場合は事前に状況を共有することが重要です。ケースバイケースの場合は、新入社員が理解・納得できるようにていねいに説明することが望まれます。学ぶ側がより安心して知識を吸収できる環境を整えることが大切です。
配属先の新人教育担当者としては「このくらいの変化はあって当然だ」と感じ、いらだつかもしれません。しかしその感情を表に出してしまうと、新入社員は委縮したり不満を感じたりする可能性があります。人事担当者はこうしたケースを予測し、事前に新人教育担当者に研修などを受けてもらえる環境を整備しておきましょう。
アルーでは「新人教育担当者の質を上げたい」「新人教育担当者への研修を実施したい」という企業さまにOJT研修の支援をしています。新人教育担当者の育成にお困りの方はお気軽にご相談ください。
新人教育担当者に向いている人の特徴
新人教育の成功のためには、適切な教育担当者を選ぶことが大切です。ここでは、新人の教育担当に向いている人の特徴を5つご紹介します。
新入社員が前向きになれる環境を作れる
新入社員は日々、初めての業務に取り組むことになります。そんな中では、「思ったようにできなかった」と感じるシーンが多々あります。失敗したことで自信をなくし、業務に対してネガティブな感情を抱いてしまうこともあるでしょう。
また、自分が行なっている業務にどのような意義があるのかが分からず、積極的になれない可能性もあります。
新人教育担当者には、新人が必要以上に落ち込んでモチベーションを下げることのないよう、前向きになれる環境を整えることが求められます。また、会社の目標やビジョンと新人の業務がどのように結びつくのかを分かりやすく説明することも必要です。
場の雰囲気づくりがうまく、会社の目標やビジョンを分かりやすく説明できる人が新人教育担当者に向いていると言えます。
マクロからミクロに落とし込める
新人に業務を教える際には、いきなり手順だけを教えるのではなく、会社や部署の目標と繋ぎ合わせて業務内容を伝える必要があります。
特にZ世代と呼ばれる1990年代後半～2010年頃に生まれた世代は、自分のニーズに合致しているかどうかを重視します。そのため、依頼された業務が自分にとってどのように役立つのかが分からない場合、積極的に取り組まない傾向があります。
新人教育担当者には、依頼する業務が会社や新人にとってどのような意義があるのか、取り組むことでどのようなメリットがあるのかといった点を説明した上で、手順などの詳細を伝える力が求められるでしょう。
こまめにフィードバックができる
こまめにフィードバックができることも、優秀な新人教育担当者の特徴の一つです。新人が自分の長所や短所に気づくためには、教育担当者からのフィードバックが必要です。
新人を放置せず、アウトプットや仕事の進め方、人とのかかわり方について、日々フィードバックできる人が新人教育担当に向いています。
ただし、こまめにフィードバックできない責任を教育担当者だけに押し付けてはいけません。「自分の業務が忙しすぎる」「周囲がフォローしてくれない」といった、教育担当者だけでは解決できない問題もあるからです。こういった問題には、人事担当者や教育担当者の上司が積極的に介入し、教育をしやすい環境に整えることも必要です。
褒めることを前提に指導できる
新人教育を行う上では、良かったところを積極的に褒める姿勢が重要です。ただ褒めるだけではなく、「〇〇の点がとてもよかった」のように具体的に褒めることが必要です。
新人は失敗することも多く、失敗が続くと「これもできない、あれもできない」と「できないこと」ばかりに目がいきがちです。新人教育担当者は、新人の「できていること」に着目し、新人のモチベーションの向上に努めましょう。
感情に任せた指導をしない
新人を叱ったりミスを指摘したりする際、感情に任せて叱責することは望ましくありません。新人教育担当者は常に冷静でなければなりません。失敗してしまった要因を探り、具体的な改善点を伝えることで、新人は失敗を糧に成長することができます。
あまりに感情任せな指導が続くと、叱られることを恐れた新人がミスを隠ぺいすることにも繋がりかねません。新人教育担当者を選ぶ際には、常に冷静な態度を心掛けられる人を選ぶとよいでしょう。
OJTに向いていない人については以下のページで詳しく解説しています。併せてご参照ください。
『OJTトレーナーに向いていない人の特徴4つ。失敗しない選出方法と支援策』
新人教育に効果的な4つの教育方法
ここからは新人教育に効果的な以下の4つの方法を、それぞれ具体的にみていきます。実際に配属先で教育をするのは現場の新人教育担当者ですが、こうしたプログラムを考えるのは人事担当者です。新人教育のプログラムの改善・新規導入を検討している方は、ぜひ読んで下さい。
1.OJT（On-the-Job Training）
OJTとは「On-the-Job Training」の略語で、実務を通じて仕事の知識やスキルを習得する教育法です。OJTのメリットは現場での実務経験を積める点です。
実践しながら学べるため知識とスキルを身に付けやすいのが魅力です。そのぶん業務に活かしやすくなります。また実務経験を通して生じた疑問や問題をその場で解決できるため、効率よく学べるのもメリットでしょう。
一方でOJTのデメリットは、組織理念やルールを学びづらいことです。また現場の教育担当者によって教育の質が異なる場合がある点には注意と配慮が必要です。
2.Off-JT（Off-The-Job Training）
Off-JTとは「Off-The-Job Training」の略語で、現場ではなく講師による研修やセミナーで教育を受けることです。Off-JTのメリットは組織理念やルールといった座学知識を学びやすく、ディスカッションやロールプレイングが可能なこと、さらに新入社員同士の仲間意識が生まれやすいことです。
一方でOff-JTのデメリットは、場所や時間の確保が必要であること、講師によって教育の質が異なる可能性があることです。
3.マニュアル整備
企業のノウハウを凝縮したマニュアルは、新人教育においても活用することが望まれます。新人教育専用のマニュアルを整備すると、新入社員はいつでも内容を見返すことができ、自力で理解を深めることが可能です。
そのほかマニュアルを整備するメリットには、「業務全体像を把握しやすいこと」「新人教育の具体的な手順や目的がわかること」「自分のペースで学習できること」「組織理念やルールを学べること」があります。
一方でマニュアルだけの教育では「疑問が生じた場合にその場で解決できない」「モチベーションを保ちにくい」といったデメリットもあります。必ず他の教育手法と組み合わせながら活用しましょう。
4.eラーニングによる自主学習
eラーニングとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどのモバイル機器などを使用し、インターネットを活用して行う学習のことです。eラーニングを利用することで場所や時間にとらわれず、新入社員それぞれが自分のペースで学習できます。
自宅のパソコンがあればOJTや研修で十分に理解できなかった部分を復習することも可能です。eラーニングのメリットは自分のペースで学習できること、場所や時間の制限がないこと、復習が可能なこと、そして教育の質が均一であることです。
一方で疑問をその場で解決できない、モチベーションを保ちにくいといったデメリットもあります。
アルーでは「配属先の新人教育担当者の質を上げたい」「配属先の新人教育担当者への研修を実施したい」という企業さまにe-ラーニングでのOJT研修の支援をしています。配属先の新人教育担当者の育成にお困りの方はお気軽にご相談ください。
新人教育のコツについてよくある3つの質問
ここからは新人教育のコツについてよくある以下の3つの質問の回答を、より詳しく解説します。新人教育のコツについて疑問や不安がある方は、ぜひ読んで下さい。
- 社員教育が上手い会社が行う教え方の手順はありますか？
- 新人教育の担当者に必要なマインドセットはありますか？
- 最近の新入社員における特徴は？
質問1.社員教育が上手い会社が行う教え方の手順はありますか？
効果的な新人教育に不可欠なのは、以下の5つのステップです。
- 仕事の全体像とその意味を伝える
- 実際に仕事をやってみせる
- 仕事の内容と意味を説明する
- 新入社員にやってもらう
- 評価してフィードバックを伝える
自社の業務の代表的な例を挙げ、全体像と意味を伝えたのち、先輩社員がその仕事をロールプレイングなどでやって見せます。
この際に新入社員に納得感をもって業務内容を理解してもらうため、「なぜ行うのか」を説明することが重要です。その後新入社員に同じロールプレイをやってもらいます。最後に評価したのち、前向きになれるフィードバックを伝えることが重要です。新入社員のやり方を頭ごなしに否定するのではなく、新入社員の考えを尊重しながら進めます。新入社員ならではの客観的な視点が組織を成長させるきっかけになる可能性もあります。
人事担当者はフィードバックのコツを配属先の新人教育担当者に伝えておきましょう。
質問2.新人教育の担当者に必要なマインドセットはありますか？
新入社員を指導する教育担当者は「人材の成長には時間がかかる」ことを理解しなくてはいけません。
新入社員の成長スピードは個人差が大きく、個人のスキルや特性によっても異なります。そもそも新人教育は組織にとって長期的な視点が必要であり、5年後や10年後の会社の発展に与える影響を考えて行うべきものです。
もし教育担当者の教育やマネジメントの知識が不足していて短期的な成果を新人教育に求めると、新入社員が成長しないことにストレスを感じてしまうでしょう。
教育担当者のストレスを予防するためには、教育担当者向けのトレーニングを実施することが有効です。
質問3.最近の新入社員における特徴は？
最近の新入社員には、以下の6つの特徴があるとされています。
- 素直で真面目
- 必要だと理解した事柄を柔軟に取り入れる
- エンジョイメント
- 周囲からの見られ方への意識が薄い
- 他者にネガティブフィードバックをしない
- 他者から抜きん出ようとする行動をしない
アルーでは、新入社員の最新の傾向をまとめた独自レポートを作成しておりますのでぜひ参考にしてみてください。
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まとめ
この記事では新人教育で成果を上げるためのポイントを紹介しました。人事の方が意識していただくことはもちろんのこと、配属先の新人教育担当者もポイントを意識できるよう、どのよう研修を行うべきかをご紹介しました。
ぜひ、本記事を効果的な新人教育を行うための参考にしてみて下さい。
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