【記入例付き】評価面談シートに設けるべき7つの項目｜メリットや進め方も解説

評価面談とは上司が部下の仕事ぶりを客観的に評価し、その結果を参考に人事評価を行うための1対1の面談のことです。適切に人事評価を行うには、シートを上手く活用する方法があります。本記事では評価面談を行うにあたって、シートを活用するメリットとシートを用いた評価面談の進め方、シートに盛り込む具体的な内容について詳しく解説します。

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評価面談とは？

評価面談とは上司が部下の仕事ぶりを客観的に評価し、その結果を参考に人事評価を行うための面談のことです。

基本的には上司と部下が1対1で面談し、部下の成長課題を踏まえた話をすることが求められます。評価面談により従業員のモチベーションを高めることができるほか、離職を防ぐことも期待できます。

また、部下は自身の仕事を客観視するとともに、フィードバックを得て成長するチャンスを得られるのです。部下の本音を聞き出せると、上司と部下の双方が納得できる人事評価ができるようになります。

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評価面談でシートを活用する7つのメリット

評価面談ではシートを活用するのがおすすめです。ここからは評価面談でシートを活用する具体的な以下の7つのメリットについて詳しくみていきます。

• 面談のストーリーを事前にシミュレーションできる
• 上司への信頼を高めることができる
• 面談にかかる時間を短縮できる
• 上司上長からの期待値を明確にできる
• 論理的なフィードバックができる
• ドキュメンテーションできる
• 法的な保護

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面談のストーリーを事前にシミュレーションできる

評価面談シートは面談を進める手順を示すものです。上司は評価面談シートの作成過程で面談のストーリーを事前にシミュレーションできます。

事前に面談のシミュレーションを行うことで上司は面談がどのように進むかを想定でき、落ち着いて面談に臨めるのです。初めて評価する上司であっても流れを理解してから面談に臨めるため、余裕を持って部下の思いがけない質問にも答えることができます。

上司への信頼を高めることができる

評価面談シートに成長目標や評価の根拠が明確に示されていると、上司側は口頭で不明瞭な説明をする必要がなくなります。また個人的な解釈や属人性を排除できる点も大きなメリットです。

もしシートがない場合、上司は部下に対して十分な説明ができなかったり、個人の思い込みや思考の偏りに基づいた面談を行ってしまったりする可能性があります。

一方、評価面談シートがあれば評価の根拠が部下にも明確にわかるため、部下は納得しやすいでしょう。上司がシートを参照しながら面談をすることで、個人的な解釈が入っていないことを理解しながら面談を受けることが可能です。

面談にかかる時間を短縮できる

評価面談シートを利用することで、面談の時間を短縮できます。なぜなら評価面談シートがあることで面談の時間配分がしやすくなり、予定時間内に評価を完了しやすくなるからです。終了時間の見通しが立つことは、面談を担当する上司や部下にとっても有益な結果をもたらします。

上司からの期待値を明確にできる

評価面談シートに上司からの期待値を記載すれば、部下は自分がなにを期待されているか、どのようなパフォーマンスが求められているかを明確に把握できます。期待値に対して足りていない部分を伸ばすための自律的学習も見込めるでしょう。
口頭で伝えるだけではなく、文字として残すことで明確な目標として認識してもらうようにしましょう。

論理的なフィードバックができる

シートを用意せずに口頭だけで評価やフィードバックをしようとすると、伝えるべき内容を伝え忘れたり、想定していた結論からずれたことを伝えてしまった、という事態になりかねません。
結論とその結論に至った理由をシートに明記することで、抜けもれなく、且つ論理的に評価を伝えることができます。

ドキュメンテーションできる

評価面談シートがあることで、ドキュメントとして評価を記録できます。評価の結果を残していけるため、部下にとっては自分の成長を把握することができるようになります。確実に成長しているという自信の獲得につながるでしょう。
また、課題として挙げられている点を数年単位で確認することで、自身の昔からの課題や最近生まれた課題などを把握することができます。以前から指摘されている課題が残っている場合、これまでとは異なるアプローチで解決していくことが求められます。過去の評価をドキュメントとして残しておくことで、成長のために何をすべきかについて戦略を立てやすくなるでしょう。

リスクヘッジになる

評価面談シートを残すことで、会社としてのリスクヘッジにもなります。評価結果やその理由が明示されているため、公正な評価を下していたことの証拠として使うことができます。社

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シートを使用した評価面談の進め方

ここからは評価面談シートを使用した、具体的な評価面談の進め方をみていきます。評価面談全体の流れを理解し、準備すべきことや当日やるべきことを面談担当の方に伝えてみてください。

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ステップ1.面談の目的や趣旨を周知する

まず人事部から全社員に向けて、評価面談を実施する旨を案内し、面談の目的や趣旨を伝えましょう。ただ単に面談を実施する旨を伝えるだけでは、社員は面談の目的がわからず戸惑ってしまいます。

そのため評価面談の明確な目的を伝えることが大切です。評価面談の具体的な目的は、面談を通じて社員の業務遂行においての課題や悩みを把握し、適切なフォローを行うことです。評価面談の目的を明確にすることで社員に周知し、評価面談を有意義なものにしましょう。

ステップ2.面談当日までにシートに記入してもらう

面談の日程より余裕を持ったスケジュールで、対象の社員に評価面談シートを渡すようにします。面談の日までにすべて記入して、原本を返却してもらいます。 ただし、面談シートの書き方がわからない社員もいるかもしれないので、空白の面談シートとともにシートの記入例も一緒に渡すことがおすすめです。

ステップ3.日程と時間を確定する

上司と部下、双方の評価面談のスケジュールを調整して、確定させましょう。まずは部下のスケジュールからいくつかの日程を提出してもらったうえで、上司が部下のスケジュールに合わせる形にすると、日程を確定しやすくなります。

一般的な評価面談の時間は30〜60分ですが、人事部が目的や趣旨に応じて適切な時間を指定してみてください。

ステップ4.実際に面談を実施する

上司と部下のあいだで面談の日程調整が終わったら、評価面談を実施します。面談の具体的な流れの例は、以下です。

• 導入（アイスブレイク）
• 面談の目的を説明
• 部下に自己評価をしてもらう
• 質疑応答
• フィードバック

面談開始時は部下が緊張しているかもしれないので、導入でちょっと雑談を挟み、緊張を和らげるような工夫も必要です。

ステップ5.目標に対する認識をすり合わせる

評価面談とフィードバックを通して部下が今後取り組むべき内容が明確になったら、今後の目標について話し合ってもらいます。この時、抽象的な目標にならないよう注意が必要です。

例えば、営業担当者として「半年後までに〇〇の売上を〇％アップさせる」といった具体的で数字で表せる目標を掲げなければなりません。部下が目指すキャリアに応じて身につけるべきスキルや能力がわかっている場合には、目標に加えることが大切です。

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評価面談シートに設けるべき7つの項目

ここからは人事部が評価面談シートを作成する際に設けるべき項目をみていきます。評価面談シートを作成する方は、ぜひよく読んで理解しておきましょう。

• 職務内容と目標
• 目標に対する現在の進捗状況
• 業務における成果の内容
• 業務内で抱えている問題や不安
• 業務外で抱えている問題や不安
• 上司からのフィードバックやアドバイス
• 今後の目標

1.職務内容と目標

評価面談シートは、部下と上司の双方が「わかりやすい」内容であることが求められます。そのため上司が見て部下の具体的な目標がわかるように、数値で示せる内容を入れましょう。営業であれば「商品Aの売上○万円」「新規顧客の獲得を半年間で〇件」といったことです。

2.目標に対する現在の進捗状況

評価面談シートには、部下側が進捗状況を記入しやすいよう具体的な項目を設けましょう。具体的には「現在の進捗率は◯％であり、既存顧客へのアプローチを継続しつつ、新規顧客の開拓にも取り組んでいます」といったように、一読してわかりやすく書ける形式が望ましいといえます。

3.業務における成果の内容

評価面談シートには部下側が業務の成果を報告しやすいよう、数字で成果を記載できる項目を設けましょう。

営業担当者なら「売上○万円」や「利益率○％」、バックオフィス部門なら「業務プロセスの見直しによって工数が○％削減された」といった内容です。記載内容は業務の中で特に成果を上げたもののみとすると、部下側もわかりやすくまとめられます。

4.業務内で抱えている問題や不安

評価面談シートには、部下が業務において抱える課題や成果が出ない不安について、具体的に書ける項目を設けましょう。課題や悩みについて原因がわかっている場合は、原因についても書いてもらってみてください。ただ、実際には部下が抱えている本当の課題や悩みをシートに記載されることはあまりないことが現実です。シートに記載されている内容を鵜吞みにせず、面談中に部下に問いかけることで、その場だからこそ聞ける部下の声に耳を傾けましょう。

また、上司は部下が話す問題や不安に対して、前向きな言葉を選び、部下側にネガティブな印象を抱かせないよう注意しましょう。

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5.業務外で抱えている問題や不安

評価面談シートには部下が業務以外のことで抱えている問題や悩みについて、具体的に書ける項目を設けることもあります。ただし、こちらも業務内で抱えている不安と同様に、シートには本音が記載されていない可能性があります。部下が抱えている本当の悩みは、面談中に上司から部下に問いかけるからこそ部下を話そうという気になります。その場だから話せる部下の声に耳を傾けましょう。ここで注意すべきは、部下のプライベートには踏み込まないことです。

人間関係の悩み、仕事の負荷や量の悩み、自分自身のスキルやキャリアについての悩み、といったいくつかの例を挙げることで、部下側に「業務外の不安」とはどういったものかを理解してもらいます。業務外の悩みは業務時間内に上司に相談することを遠慮する部下もいるため、特に重要な項目といえます。

6.上司からのフィードバックやアドバイス

評価面談シートには上司からのフィードバックやアドバイスを記入する項目も設けて下さい。部下側に対してどのようなフィードバックやアドバイスをしたかを、社内で共有しやすくなります。

また部下側も折に触れて読み返すことができるため、仕事に対するモチベーションを維持できるでしょう。フィードバックやアドバイスは、部下が仕事をしやすくなるような内容を記述するよう上司側に指示してみてください。

7.今後の目標

評価面談に基づいたフィードバックをもとに、今後部下が実践していくことを記入する項目です。部下がフィードバックをどのように受け止めたのかを把握する重要な項目のため、必ず設けましょう。

もし、上司側の意図と異なる点があった場合には、時間をおいて必要に応じて再度フォローする仕組みも必要です。

評価面談シートの記入例

ここからは評価面談シートの記入例をみていきます。

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例文1

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例文2

例文3

評価面談シートでよくある3つの質問

ここからは評価面談シートでよくある以下の3つの質問について、具体的な回答を紹介します。評価面談シートについて疑問がある方は、よく読んでおきましょう。

• 評価面談を実施する際の注意点はありますか？
• 評価面談シートの効果的な活用法はありますか？
• 評価面談の目的は何ですか？

質問1.評価面談を実施する際の注意点はありますか？

評価面談を実施する際は、社員の仕事に対する意欲や会社への帰属意識を維持するために行うことを忘れてはいけません。

評価面談は部下の仕事へのモチベーションを上げ、成果を出してもらうために行うものです。評価面談を実施する際に注意する点は、以下の3つです。

• 仕事で成長できる可能性を感じられているか
• 仕事や仕事以外で悩みや課題を抱えていないか
• 会社としてどのようなフォローができるのか

部下を叱責したり、マイナス評価をしたりすることは適切な評価面談ではないことを人事部から上司に伝えておく必要があります。

質問2.評価面談シートの効果的な活用法はありますか？

評価面談シートには、以下のような効果が期待できます。

• 面談担当者の個人的な解釈が入る余地や担当者の違いによる評価の差をなくす
• 情報を共有しやすくなる
• 評価の内容を共有しやすくなる

部下には「上司の個人的な解釈が入っていないこと」や「マイナス評価の場でないこと」が伝わるため、評価面談に対して積極的に取り組めるようになります。

質問3.評価面談の目的は何ですか？

評価面談の目的は、社員の自律的な成長を促し、結果として会社が成長することです。次の3点について特に意識する必要があります。

• 従業員の意欲・帰属意識の担保
• 従業員の自律的な成長の支援
• 従業員の適材適所の促進

また「上司と部下で揉めないために評価面談を実施している」という認識を持つ社員もいるため、誤解を招かないためにも、人事部として正しく目的を伝える必要があります。

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評価面談を成功させるには評価面談シートを活用するだけではなく、評価面談のコツを管理職が知っていることが大切になります。また、評価面談に限らず、目標設定などの管理職の評価スキルを向上させるためにも評価者研修の実施がおすすめです。

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まとめ

この記事では評価面談シートのメリットから面談の進め方、シートに盛り込むべき内容について解説しました。適切な評価面談とフィードバックは、社員の成長を促し企業を成長させます。この記事を参考に評価面談シートを作成して、正しい評価面談の制度を構築してみて下さい。

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