新入社員に伝えるべきビジネスマナーの一覧と大切なこと
社会人として仕事を進めていくうえで、欠かすことができないのがビジネスマナーです。
ビジネスマナーを身につけると、相手に好印象を与え、信頼を獲得できます。しかし、ビジネスマナーと一口に言ってもメール対応や電話応対など身につけなければいけない知識が多く、習得に時間がかかります
さらに、最近では「ビジネスマナーはくだらない」という声もあがっており、知識を伝えるだけの研修では受講者の納得感を醸成することができません。
新入社員が納得感をもってビジネスマナーについて学び、行動に移すためには、入社時の研修で何を伝えるかが重要です。
この記事では、新入社員に伝えるべきビジネスマナーの基本と伝え方のポイントについて、解説します。
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ビジネスマナーはなぜ必要なのか
ビジネスマナーは、一人前の社会人として円滑に仕事をこなしていく上で必須のスキルです。しかし、複雑な敬語や細かな挨拶のルールなどがあり、時には本当に身につける必要があるのかと敬遠されてしまうことも少なくありません。
まずは、なぜ仕事をする上でビジネスマナーが求められるのか、なぜ身につける必要があるのかについて細かく見ていきましょう。
社内・社外どちらからも信頼される人材になる
ビジネスマナーが必要となる最大の理由として、社内・社外を含めた関係者から信頼されるために必要だから、という点が挙げられます。
仕事を行っていく上では、企業の代表として商談や取引の場に同席することも少なくありません。また、同僚に信頼してもらうことは仕事をスムーズに進めていく上で必要不可欠なことです。
対外的な信頼、社内における信頼の両面で、ビジネスマナーは重大な役割を果たします。
企業の印象、評価アップにつながる
商談や打ち合わせなど、仕事をする上で社外の人と接する機会は少なくありません。営業部の社員はもちろんですが、開発職でも最近では商談に同席することがあります。職種を問わず社外の人と話す機会は多いものです。
その際にしっかりとしたビジネスマナーを身につけておくことで、「あの会社の社員は頼れる存在だ」と自社のイメージ向上に繋がります。
時にはビジネスマナーがしっかりしているというだけで商談を進めてもらえる場合もあるので、そのような意味でもビジネスマナーは重要です。
人間関係が良好になる
ビジネスマナーには、待ち合わせの時間をしっかりと守ることや納期を守ること、報連相を怠らないことといった、人間関係を良好に保っていく上で基本ともいえる事柄が多く含まれています。
時間や約束を守り、円滑にコミュニケーションを進めることは、人間関係を良好に保っていく上で必要不可欠です。
さらに、ビジネスマナーを通じて、相手を思いやる気持ちをアピールすることもできます。常に相手目線に立った行動を取ることで、周囲と円満な関係を築くことができるのです。
社員の自信になり、企業の発展につながる
しっかりとしたビジネスマナーを身につけることは、それだけで一人前の社会人となることを意味します。企業に入社したてで右も左も分からない場合でも、まずはビジネスマナーを身につけることで、自身の成長を実感できるのではないでしょうか。
ビジネスマナーの習得を通して自信を獲得することで、社員の仕事に対するモチベーションが向上する効果も期待できます。
社員のモチベーション向上は企業のさらなる発展にも寄与します。
円滑に仕事を進めるためにビジネスマナーを身につけよう
ビジネスマナーを身につけることで周囲とスムーズなコミュニケーションをとることが可能になり、さらには社内外からの信頼を獲得することができます。加えて、社員それぞれの自信に直結することから、仕事に対するモチベーションを高めることも可能です。
このように、ビジネスマナーを身につけることは、円滑に仕事を進めることに直結します。
時にはわずらわしいと感じることもあるビジネスマナーかもしれませんが、仕事を円滑に進めるための必須スキルとして、社員に身につけさせましょう。
ビジネスマナーの基本
一言でビジネスマナーといっても、挨拶や言葉遣いといった基本的な内容から、名刺交換や電話応対、メールといった実用的なものまでさまざまです。
企業や業界によって独自のマナーが定められていることも多いため、全ての内容を網羅することは難しいかもしれません。しかし、どの企業にも共通して求められる基本的なビジネスマナーというものが存在します。
業界や職種を問わずぜひ身につけておきたいビジネスマナーの内容について、一つ一つ確認していきましょう。
言葉遣い
人間関係を円滑に保ち、相手からの信頼を獲得するためには、言葉遣いに気を配るとよいでしょう。
ビジネスの場で用いられる敬語には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」があります。相手を敬うのか、それとも自分がへりくだるのかなど、使い分けのポイントがいくつかあります。また、「了解です」を「承知いたしました」、「すみません」を「申し訳ありません」に言い換えるなど、ビジネスの場にふさわしい言い換えを身につけることも重要です。研修の場などを利用して、よく頭に入れておくとよいでしょう。
挨拶
元気な声ではきはきと挨拶することは、社会人としての基本といえます。
社内で上司や同僚、部下とすれ違ったときはもちろん、社外の関係者とすれ違ったときにも正しく挨拶ができるよう、基本的な挨拶のルールを身につけておきましょう。
特に、自分から挨拶を行うことは必ずおさえておきたいポイントです。いつも自分から進んで挨拶をするだけで、「あの人は人当たりが良さそうだな」「明るくて信頼できそうだな」といった好印象を与えることができます。
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身だしなみ
身だしなみを整えることは、第一印象を向上させ、ビジネスの場で信頼を獲得することにつながります。高級品を身に着けたり、ブランド品を身に着けたりする必要は全くありません。
ビジネスの場で求められる身だしなみとは、スーツや髪型など、身の回りの清潔感です。髪型が乱れていたり、スーツにシワがあったりしないかなど、よく気を配るクセをつけるとよいでしょう。
また、自身の身だしなみに問題があった場合、自分自身で気付くことは難しいものです。新入社員の場合は、ネクタイやスーツを着ることに不慣れな場合もあるかもしれません。社員を教育する立場にある方は、部下の身だしなみで気になるポイントがあれば、こまめに注意するようにしましょう。
お辞儀
お辞儀も、挨拶とならんで基本的なビジネスマナーの一つです。挨拶とお辞儀は基本的にセットで行います。
お辞儀には、「会釈」「中礼」「最敬礼」と呼ばれる3つの種類があり、これらを場面に応じて適切に使い分けることが必要です。また、お辞儀をする際の表情や背筋など、お辞儀一つとっても気をつけるべきポイントはたくさんあります。
自分一人で確認することは難しいので、研修の場などを利用して同僚とチェックするのも有効です。
報・連・相(ほうれんそう)を怠らない
報連相とは、ビジネスの基本ともいえる「報告」「連絡」「相談」の3要素を端的にまとめた言葉です。いずれもビジネスを行う上でとても重要なので、よく頭に入れておきましょう。
特に、「報告」や「連絡」を行う際は、事実のみを端的に伝えるように心がけるのがポイントです。
報告や連絡を受ける上司や相手は、とにかく結論を知りたいものです。まずは報告や連絡で何を言いたいのかを端的にまとめ、それから詳しい内容を伝えるようにしましょう。
時間や期日を守る
「時は金なり」という言葉がある通り、時間は全ての人に平等に与えられた貴重な存在です。仕事での打ち合わせや待ち合わせに設定した時刻は必ず守るようにしましょう。
また、与えられた仕事の期日を守ることも、相手からの信頼を獲得する上で極めて重要なことです。もし間に合わなそうな場合は、期限に間に合わなそうな旨を早めに伝えてください。周囲がサポートできる段階で助けを求めることで、期限切れになってしまうことのダメージを最小限に抑えることができます。
さまざまなシーンでのビジネスマナーを徹底解説
ここまで基本的なビジネスマナーを見てきました。時間厳守や言葉遣い、身だしなみなど、どれも社会人として仕事を進めていく上で必ず身につけておきたいポイントです。
しかし、会社の一員として実際に仕事にあたる上では、名刺交換や電話応対、応接など、シーンに合わせたビジネスマナーが求められる機会が数多くあります。ビジネスに特有ないくつかの場面で求められるビジネスマナーについて、基本的なものを見ていきましょう。
ビジネスメール
メールは、今やビジネスを行う上で欠かせないツールとなっています。
顔の見えない状況でコミュニケーションを行う手段となるメールは、より一層ビジネスマナーが求められるといえるでしょう。
最近では新型コロナウィルス流行の影響でテレワークを導入する企業も増えてきているため、ますますその重要度が増しています。
メールにおける基本的なビジネスマナーを身につけるためには、講義形式の研修を通して基本的な文法、言葉遣いをおさらいすることが近道です。また、いくつかの便利な言い回しもあわせて覚えておくとよいでしょう。
実際にビジネスマナーを意識したメールを送り合う、といった実践形式の練習を研修に取り入れることも効果的です。
電話応対
電話応対は、ビジネスを行う上で避けることができないシーンです。
普段よりも緊張してしまうなど、人によってはやや苦手と感じる電話応対ではありますが、適切なビジネスマナーを身につけることによって誰でも切り抜けられるようになります。会社の代表という意識を持ちながら、丁寧に受け答えすることがポイントです。
電話応対の経験が少ない新入社員が電話応対のスキルを身につけるためには、まず基本的な敬語や受け答えのルールを、講義形式の研修を通じて頭に入れることが効果的です。
電話の受け答え経験があるという場合も、敬語や相槌などの知識を整理できます。その後、より実践的なロールプレイングなどを通して、知識を定着させていくとよいでしょう。
名刺交換
名刺交換は、初対面の相手と真っ先におこなうビジネスシーンです。
名刺交換には、名刺を取り出す順番やお辞儀の角度、名刺の受け取り方などさまざまなルールがあります。
ここではそれぞれについて詳しく触れることはしませんが、名刺交換のルールはビジネスマナーの中でも特に細かいため、念を入れて身につけることが必要です。
特に新入社員の場合は、「これまでに名刺交換を経験したことがない」という社員も少なくありません。
研修でロールプレイングを導入するなど、名刺交換の練習ができる場を提供することが重要です。「頂戴します」といった文言も丁寧に口に出しながら、名刺交換の流れが体に染み付くまで練習を重ねるようにしましょう。
来客・訪問の応対
取引先の応対や訪問対応といった応接業務も、ビジネスに特有のシーンといえるでしょう。外部の関係者と接する分、より一層的確なビジネスマナーが求められる場面といえます。
来客を迎え入れる際の挨拶や、着席を促す言葉かけなど、気をつけるべきポイントは多いため、ビジネスマナーを身につける上で一つの関門です。
特に、入社直後の新入社員はビジネスシーンにおける応接経験をほとんど持っていないことも少なくありません。
新入社員向けの研修などでは、実際の応接場面をイメージしたデモンストレーションを取り入れるなど、工夫をこらすことが重要です。研修を実施する立場にある方は、基礎から一つずつ、丁寧に教えることを心がけましょう。
席次について
新入社員は社会生活初心者のため、席次についてもよく知らない方が多いです。日本のビジネスシーンでは、応接室や会議室、タクシーに乗る順番などにも席次を気にする必要があります。
地位の高い方を下座に案内してしまったり、新入社員が上司よりも上座に座ってしまったりすると、「失礼だ」と思われたり、会社間の関係が悪くなってしまう危険さえあるのです。
基本的に、入口から1番遠い奥の席が上座で、入口に1番近い席が下座となっています。
応接室の場合は、入口から一番遠い、奥の席を上座とします。 逆に、入口に一番近い席が下座です。
タクシーなどの車の場合は、1番偉い人が運転席の真後ろ、次に偉い人が助手席の真後ろ、1番目下の人が助手席という順番となっています。
席次については、会議室で議長がいる場合や机の並び方によっても順番が異なり、新入社員にとってはつまづきやすいポイントになります。研修を実施する際には図を用いて説明したり、実際に会議室を用意して練習したりすると良いでしょう。
ビジネスマナーはくだらないのか？
最近では「ビジネスマナーは細かなルールが多すぎる」、「なぜこんなマナーを守らなければいけないのかわからない」という意見を耳にすることがあります。
本来、ビジネスマナーは相手への思いやりを表現したものです。しかし、細かいルールだけが独り歩きし、「なぜ必要なのか」が説明されないため「くだらない」「窮屈だ」と思われてしまうケースがあるようです。
社員へビジネスマナーを研修する際には、「マナーを押し付けない」「マナーは相手を思いやる行動だと伝える」ことを意識するとよいでしょう。
マナーを押し付けない
いくらビジネスをスムーズに進めるための知恵であるといっても、部下や同僚のビジネスマナーを細かく指摘していたら、角が立ってしまいます。
研修の場でも、教えたばかりのビジネスマナーを細かく指摘した結果、部下が不愉快に感じてしまっては本末転倒です。
自分の持っているビジネスマナーを人に押し付けないという点は、ビジネスマナーを身につける上でぜひ覚えておきたいポイントといえます。人間関係を円満に保ちビジネスをスムーズに進めるという、ビジネスマナーの本来の目的に立ち返ることが重要です。
マナーは相手を思いやる行動だと伝える
そもそも、「マナー」とは相手を思いやるための行動のことです。相手に不愉快な思いをさせないため、あるいは困っている相手を助けるための手段として、マナーがあります。
ビジネスマナーは意味のないものだと受け取られてしまわないよう、研修を実施する際は、この点を意識して伝えるようにしましょう。
相手を思いやるための行動だと思い直すことで、時にはわずらわしいと感じるマナーであっても、身につける意義を感じてもらえます。
新入社員のビジネスマナー研修ならアルー株式会社
社会人として必ず身につけておきたいビジネスマナーを紹介しましたが、挨拶やお辞儀、言葉遣いなどどれも一筋縄でいくものではありません。
特に社会経験の少ない新入社員は、電話応対や応接の場面で緊張してしまうこともあるでしょう。
新入社員に向けたビジネスマナーの研修を実施することは、こうしたビジネスマナーの知識を効率的に身につける上でとても効果的です。自社で研修を実施することが難しいという場合は、アルーの人材育成サービスのご利用をぜひご検討ください
講義と実践演習を交えた研修のため、身だしなみ、挨拶、表情、立ち振る舞い、などの「印象管理」から、名刺交換、電話応対、メール応対、訪問・来客・席次などの「実務マナー」まで、社会人として必要なビジネスマナーを身につけることができます。
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まとめ
今回は、社員に身につけてもらうべきビジネスマナーについて、詳しく解説しました。
ビジネスマナーという言葉の持つ意味は幅広く、場面に合わせた多種多様なマナーが求められます。特に、最近ではテレワークを導入する企業も増えてきており、時代によって求められるビジネスマナーも変容しつつあります。
ロールプレイングなどを交えながら、新入社員などを対象とした研修を効果的に実施してビジネスマナーを底上げし、自社の発展につなげていきましょう。
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