アクションプランとは？書き方や具体例、活用するメリットを解説
経営戦略を計画的に実行していくためには、アクションプランの策定が必要不可欠です。アクションプランをチーム全体に共有すれば、個々の役割が明確になり、スムーズに戦略を実行に移せるようになります。
この記事では、アクションプランの書き方や具体例、アクションプランを活用するメリットを解説します。アクションプランを策定する際のポイントも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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アクションプランとは？
アクションプランとは、ある目標を達成するためのプロセスを具体的な細かいタスクに切り分け、何をいつまでに実行するのかをリストアップしたものです。
アクションプランを策定する際には、経営戦略を実現するために必要な行動を、できる限り具体化して示していきます。綿密なアクションプランを策定できれば、経営戦略の実現に向けて必要な行動が具体化され、スケジュールや進捗の確認がしやすくなるでしょう。
アクションプランは目標達成のための手段の一つとして、組織の規模の大小を問わず、ビジネスの幅広い場面で活用されています。
アクションプランを活用するメリット
どうして企業ではアクションプランが必要とされるのでしょうか。アクションプランを活用することには、以下のようなメリットがあります。
- タスクが明確にできる
- タスクの優先順位がつけられる
- スケジュール・進捗確認がしやすくなる
まずはアクションプランを活用するメリットについて、一つずつ確認していきましょう。
タスクが明確にできる
アクションプランを活用すれば、タスクを明確化することができます。
企業では、常に複数のプロジェクトが同時に進められているものです。こうしたプロジェクトを無計画に進めると、誰がどのタスクを担当しているのか曖昧になり、業務の効率が落ちてしまいます。
アクションプランを活用すれば、目標達成のために組織として今何をやるべきなのかが明確化できるのです。いつまでに誰が何をやるのかを具体的なタスクとして把握できるため、経営戦略や目標を達成できるようになるでしょう。
タスクの優先順位がつけられる
タスクの優先順位がつけられるようになる点も、アクションプランを活用するメリットの一つです。
アクションプランには、いつまでにどのタスクを完了するべきなのかがわかりやすくまとまっています。このアクションプランをチーム全体へ共有することで、どのタスクへ優先的に取り組むべきなのかがひと目で把握できるようになるのです。タスクの優先順位がはっきりするため、「重要なタスクが後回しになってしまっていた」「プロジェクトの後半で時間が足りなくなってしまった」といったトラブルを極力減らすことができます。
スケジュール・進捗確認がしやすくなる
アクションプランを用いるメリットとして、スケジュールや進捗確認がしやすくなる点も挙げられます。
アクションプランには、プロジェクトの完遂に向けて必要なタスクがリストアップされています。このアクションプランを活用することで、プロジェクトの進捗管理がしやすくなるでしょう。どの程度のバッファが用意されているのか、予定に対してどの程度の遅れが生じているのかなどをひと目で把握できるようになるため、プロジェクトがスムーズに進みます。
アクションプランの書き方・作り方
アクションプランを策定するためには、以下の6つのステップで進めるとよいでしょう。
- 目標を設定する
- 具体的なタスクをリストアップする
- 誰が何をやるのか決める
- タスクの優先順位を決定する
- 期限を設定する
- PDCAを回していく
まずはプロジェクト全体のゴールを設定した上で、ゴールの到達に向けて必要なタスクを洗い出していく必要があります。その後、メンバーの割り振りやタスクの優先順位を決定し、アクションプランを運用していくという流れです。
ここからは、具体的なアクションプランの書き方・作り方について詳しく解説します。
1.目標を設定する
まずは、プロジェクト全体のゴールとなる目標を設定しましょう。
最初に大きな目標を設定した上で、その目標を細分化していきます。例えば大きな目標が年単位の目標の場合は、それを四半期単位の目標、月単位の目標、週単位の目標へと徐々に短いスパンへ落とし込んでいきましょう。
また、目標を設定する際には、「◯月の売上を15%上げる」など、具体的な数値を盛り込みましょう。定量的に測定できる目標とすることで、あとから客観的な効果測定がしやすくなります。
2.具体的なタスクをリストアップする
次に、具体的なタスクをリストアップしていきます。
前のステップで作成した目標を達成するためには何が必要なのかを考え、必要なアクションをタスクとして洗い出していきましょう。
このとき、タスクを目標と関連させることがポイントです。
タスクを完了することで目標達成へつながるようにすれば、確実に目標達成できるようになります。
3.誰が何をやるのか決める
次に、誰が何をやるのかを決めていきましょう。
まずは、前のステップで洗い出したそれぞれのタスクに対して、責任者は誰なのかを決めていきます。その後、タスクの粒度に応じて必要なメンバーをアサインし、誰がどのタスクを担当するのか明確化してみてください。
責任者やメンバーを決める際には、各メンバーのスキルや能力をしっかりと考慮することが大切です。必要な場合には、プロジェクトのアサインに際して本人へ面談を実施することもよいでしょう。それぞれのカテゴリーのタスク処理に適した人材配置を行うことで、チームのパフォーマンスを最大化できます。
4.タスクの優先順位を決定する
メンバーのアサインが終了したら、タスクの優先順位を決めていきます。
リストアップされているタスクを、「優先度の高いもの」「余裕のあるもの」といったカテゴリーに分類して、それぞれのタスクの優先度を評価していきましょう。
優先順位をつけることで、タスク同士の相関や依存関係が明確になります。タスク同士の関係性は、次のステップで期限を設定する際にも大切なので、入念に行いましょう。
5.期限を設定する
次は、各タスクについて期限を設定していきます。
全体の目標達成のための期限から、それぞれのタスクをいつまでに終わらせるべきなのかを逆算していきましょう。タスク間の相関や依存関係もみながら、優先度の高いタスクから順番に近い期日を設定してみてください。
なお、重要なタスクに関しては、余裕のあるスケジュールを設定することが大切です。また、スケジュールに対する遅れが発生する可能性も考慮して、プロジェクトの後半のスケジュールにあえて余裕を持たせる場合もあります。
6.PDCAを回していく
最後に、策定したアクションプランを運用しながら、PDCAサイクルを回しましょう。
アクションプランは一度策定したら終わり、とするのではなく、何度も改善を繰り返すことが大切です。
アクションプランの進捗や達成度を確認しつつ、必要に応じてアクションプランの内容を適宜調整してみてください。
アクションプランの具体例
アクションプランには、具体的にどういった内容を盛り込むべきなのでしょうか。
ここからは、事務職と営業の2つに分けて、アクションプランの具体例を紹介します。アクションプランの具体的な内容や数値目標の盛り込み方などを、ぜひ参考にしてみてください。
事務職のアクションプラン例
事務職では、作業効率に関するアクションプランを策定するケースがよく見られます。
KPIとしては、事務処理の件数や営業日数などが設定されることが多いです。事務職のアクションプランとして代表的なものを3つ見ていきましょう。
1.1時間あたりの処理数を10%アップ
「1時間あたりの処理件数を10%アップさせる」といったように、作業効率を上げて単位時間あたりの処理数を増やそうというアクションプランは多いです。
こうしたアクションプランを設定する場合、目標を実現するための手段をしっかりと練る必要があります。
処理数を増やした代わりに、作業の質が低下してしまっては意味がありません。「マクロを習得して作業を自動化する」「業務を見直して非効率な部分を減らす」など、目標達成に向けたタスクをアクションプランの中にしっかりと盛り込むことが大切です。
2.依頼を受けたあと、3営業日以内に処理を完了させる
事務系のアクションプランでは、「依頼を受けたあと、3営業日以内に処理を完了させる」など、事務処理にかかる日数をKPIに設定するパターンもあります。
この場合も、前述したケースと同様に目標を達成する手段をしっかりとアクションプランの中に盛り込むことが大切です。手段としては、ITツールを活用した作業の自動化、役割分担の明確化や担当メンバーの見直しなどが考えられます。
3.入力作業を自動化し、月10時間の工数を削減
「入力作業を自動化し、月10時間の工数を削減する」といった内容も、事務系のアクションプランではよく見られる内容です。
月10時間の工数削減を行うためには、1日あたり平均して30分程度に相当する工数を削減する必要があります。アクションプランを策定する際には、このように全体の目標を週あたり、日あたりの目標へと落とし込んでいき、実現可能かどうかをしっかりと判断することが大切です。
営業のアクションプラン例
数字が求められる営業職でも、アクションプランが活用される場面が多いです。営業職のアクションプランでは、売上や提案件数、テレアポの件数などがKPIとして設定されます。
ここからは、営業におけるアクションプランの例を3つ見ていきましょう。
以下で紹介する3つの例は、最終的な売り上げ目標に対して、営業フローをブレイクダウンしてアクションプランを設定していることがポイントです。
1.○月までの売上目標1000万円
営業のアクションプランとしては、「◯月までの売上目標1000万円」といったものが典型的です。
正確な売上目標を決めることで、あとから目標達成できたのかどうかを客観的に判断できるようになります。全体の売上目標を立てたあとは、「1ヶ月単位」「3ヶ月単位」といった小さな期間の目標へと落とし込み、それぞれのフェーズで必要なタスクを洗い出していきましょう。
2.○月までに100件提案
営業のアクションプランでは、「◯月までに100件提案する」など、提案件数をKPIとして設定するケースもあります。
部署として売上目標を設定している場合、その売上目標を達成するのに必要な提案件数を逆算することが大切です。例えば今までに提案から10%が成約に至っており、今月10件の成約を目標としているのであれば、「1ヶ月に100件の提案を行う」といった目標が妥当と言えます。売上目標を元に、提案する内容や件数を見定めてみてください。
3.○月までにテレアポ500件
「◯月までにテレアポ500件」といった内容も、営業ではよく見られるアクションプランです。
前述した提案件数に似ていますが、こちらの例では「テレアポ◯件」「メール◯件」といったように提案形態まで具体化しています。
テレアポ研修を実施してテレアポ成績を上げようと考える企業も多いので、目標の一つにテレアポを取り込むのはとても有効でしょう。
目標達成に向けてどの程度のアクションが必要なのか具体的にわかるようにしておけば、アクションプランを実行に移しやすくなるでしょう。
成果の出るアクションプランのポイント
成果が出るアクションプランを設定するためには、どういったポイントに注意すればよいのでしょうか。
アクションプランを設定する際のポイントは、以下の4つです。
- リスクを想定しておく
- 適切な進捗管理を行う
- 状況に合わせて変更・修正する
- 目的は「行動」することを忘れない
アクションプランを設定する際に必ず意識しておきたいポイントを解説します。
リスクを想定しておく
成果の出るアクションプランを設定するためには、あらかじめリスクを想定しておきましょう。
プロジェクトは、いつもアクションプラン通りスムーズに進行するとは限りません。スケジュールの遅れやメンバー間の連携ミスなど、何らかのトラブルはつきものです。
アクションプランを策定する際にはあらかじめこうしたリスクを想定し、余裕を持ったスケジュールを組むとよいでしょう。起こり得るリスクに対して、事前に対策や準備、代替案を用意しておけば、万が一トラブルが発生した際にもスムーズに対処できます。
適切な進捗管理を行う
アクションプランを運用する際には、適切な進捗管理を行うこともポイントです。
進捗状況や業務状況を可視化する中で、無駄の多いタスクや業務方法の転換の必要性に気づくことも多いです。目標管理で設定したKPIに対して順調に達成率が推移しているかなどを確認し、必要に応じてリソースの追加投入やタスクアサインの変更を行いましょう。
必要に応じて、プロジェクトを管理している社員の上司が介入してサポートすることも大切です。
状況に合わせて変更・修正する
アクションプランを効果的に活用するためには、状況に合わせて変更や修正をすることも大切です。
アクションプランを策定したからといって、必ずしも当初のスケジュールにこだわる必要はありません。タスクの進捗状況はもちろん、組織の中長期的な戦略の変更や市場環境の変化など、内部的・外部的な状況によってアクションプランが変更を迫られる場面が多いです。常に組織内外の状況を注視しながら、必要な場合は臨機応変にアクションプランを変更してみてください。
行動に移すことを忘れない
アクションプランを使う際には、行動に移すことを忘れないよう意識しましょう。
アクションプランを綿密に策定しようとしていると、ついプランの策定だけで満足してしまう場合があります。しかし、アクションプランを作る目的は、計画したアクションを確実に実行へ移すことです。目標を設定するだけで満足してしまっては意味がありません。アクションプランを作成するだけで満足せず、アクションプランの内容を常に行動へ移すことを心がけましょう。
アクションプラン・目標設定に関する研修ならアルーにお任せください
アクションプランや目標設定に関する研修なら、ぜひアルーへお任せください。
人材育成を手掛けているアルーでは、アクションプランを運用したり、目標設定を効果的に実施したりするために役立つ研修プログラムを数多くご用意しています。
アルーの研修を活用すれば、実効性の高いアクションプランを策定・運用する能力を高めることが可能です。
ここからはアルーが提供している研修の中から、アクションプランや目標設定に関連するものを3つ紹介します。
評価者研修
評価者研修は、メンバーのパフォーマンスやポテンシャルを公正に評価するスキルを磨く研修です。
アクションプランを個人で策定する際には、評価者である管理職が部下のスキルやマインドを正しく評価し、目標を一緒に決める必要があります。また、アクションプランを策定したあとは、上司側からのサポートも重要です。
アルーの評価者研修では、上司が部下のアクションプランの策定や実行を支援するスキルを学ぶことができます。
評価者研修についてさらに詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
評価者研修
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1on1ミーティングの基本研修
1on1ミーティングの基本研修は、1on1ミーティングに必要な上司側のスキルを学ぶことができる、管理職向けの研修です。
部下が立てたアクションプランの実行状況は、管理職が常にモニタリングして、必要に応じてサポートする必要があります。アクションプランの進捗状況を確認する際には、1on1ミーティングの場を活用することが効果的です。
アルーの1on1ミーティング研修では、1on1ミーティングを通じた部下とのコミュニケーション方法について幅広く学ぶことができます。
1on1ミーティングの基本研修の詳細は、以下のページからご確認ください。
1on1ミーティングの基本（管理職研修）
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重点戦略実行のための計画立案研修（管理職向け研修）
重点戦略実行のための計画立案研修は、目標達成に向けた計画の立案方法を幅広く学ぶことのできる研修です。チームの目標設定とアクションプラン策定を行う必要のある、管理職向けの研修として効果的です。
本研修では、「マネジメントのしやすさ」「実現しやすさ」という2つの観点から、チームにとって効果的な目標を策定する方法を学ぶことができます。また、計画の要所をおさえ、計画のスケジューリングをより効果的に行う方法を身につけることも可能です。さらに、計画を策定する上で必要不可欠なリスク管理の観点も学ぶことができます。
重点戦略実行のための計画立案研修について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。
重点戦略実行のための計画立案
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まとめ
アクションプランについて、策定方法やメリット、具体例などを幅広く解説しました。
アクションプランを効果的に活用すれば、チームに必要なアクションを計画的に実行し、より確実に組織目標を達成できるようになります。効果的なアクションプランを策定するためには、事前にリスクを想定したり、アクションプランを継続的に改善したりすることが欠かせません。また、メンバーがアクションプランをやり遂げるためには、上司側からの継続的な実行支援も大切です。
日常業務や組織マネジメントにアクションプランを活用し、効率的な目標管理を実現してみてください。
