タイムマネジメントとは？能力向上のコツやできない人の特徴を解説

タイムマネジメントは、時間を効率的に使うことで生産性を向上させるための重要なスキルです。本記事では、その基本概念から具体的なテクニックまで、幅広く解説します。

▼タイムマネジメントのスキル向上に役立つ研修3選

• 新人フォローアップ研修サービス資料
• タイム&プライオリティマネジメント100本ノックサービス資料
• 新入社員研修サービス資料 ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、限られた時間の中で、目標達成のために、時間とタスクを管理する技術のことです。タイムマネジメントを効果的に行うことができると、有限な時間を最大限活用することができます。たとえば業務を短時間で完了できるため生産性が向上する、あるいは時間を効率的に使えるため納期に対するストレスが軽減されるなど、タイムマネジメント力の向上が企業活動にもたらすメリットは多くあります。

タイムマネジメントと生産性の関係について、以下で詳しく解説します。

タイムマネジメントスキルが高いと、生産性向上に寄与する

タイムマネジメントと生産性は、時間を効果的に使って重要度の高いタスクに集中することができるという点で、密接な関係にあります。個人・チームに関わらず、無駄な作業を減らすことで、目標達成に向けてより重要な行動に注力できるようになります。タイムマネジメントを行い効率を上げることができれば、比例して生産性も向上するのです。そのためには優先順位を明確にし、計画的に作業を進められるよう、戦略的にタスクと時間配分を管理する必要があります。適切なタイムマネジメントによって生産性を最大化することは、企業という利益を追い求める組織において、決して欠かすことのできない要素です。

タイムマネジメントテクニック

効果的なタイムマネジメントを行うために重要なテクニックがいくつか存在します。ここでは、代表的な4つのテクニックを解説します。

仕事のゴールを明確に設定する

仕事のゴールを明確にすることは、タイムマネジメントの基本的なテクニックの一つです。ゴールが明確になることで、何をすべきかがはっきりし、計画を立てやすくなります。また、仕事の成果をしっかりと判断できるようになり、行動の質が向上します。ゴールを明確にするためには、下記に解説する5つのポイントを抑えておくとよいでしょう。

• S (Specific) ・・・具体的なものであること
• M (Measureable) ・・・測定可能なものであること
• A (Attractive) ・・・魅力的なものであること
• R (Realistic) ・・・現実的なものであること
• T (Time-bound) ・・・期限が明示されていること

これらのポイントは、それぞれの頭文字をとって「SMARTの法則」とも呼ばれます。
SMARTな目標とSMARTではない目標について解説している下記の表もぜひ参考にしてください。

重要度や緊急度に応じた優先順位付け

優先順位付けも、タイムマネジメントの基本的なテクニックです。すべてのタスクを同じように扱うのではなく、重要度と緊急度に基づいて優先的にタスクをこなすことで、限られた時間を有効活用することができます。一例として、本日が提出期日の報告書の作成は緊急度が高く、顧客への提案資料作成などは重要度が高いと判断することができるでしょう。そのため、内部の会議で使う資料作成よりも、これらのタスクに優先的に取り組むべきだと判断できます。このような優先順位付けをできるようになればタスクの遅れや混乱を防ぎつつ、余裕を持ったスケジュールを組むことができます。一方、優先順位づけができず、重要度や緊急度が高いタスクを後回しにしてしまうと、後で慌ててしまい、質の高い仕事ができなくなったり、ストレスを抱えたりする可能性があります。

実際に仕事に優先順位をつける際は、まず自分で考えてから相手と認識のすり合わせをするというステップで進めるのが重要です。優先順位をまず自分で考えてみることを癖づけることで、影響範囲を考えた仕事の進め方を習得することができ、仕事の優先順位付けのスピードアップが期待できます。そのうえで、仕事を依頼してきた相手と、自分が判断できないことの確認や、認識の齟齬がないかの確認することで、事前にミスを防ぐことができます。

なお、優先順位において重要な指標は「重要度」と「緊急度」の2つがあります。
以下に解説します。

重要度・・・仕事の重要の度合を示し、下記のような基準で判断することができます：

1. 全社的な立場から見て、影響度が大きいか、小さいか。
   会社全体への影響が大きいほど、重要度は高いと判断できます。
2. 仕事に関わる人への影響が大きいか、小さいか。
   関わる人数が多くなればなるほど、重要度は高くなります。

緊急度・・・仕事の緊急性の度合は、下記のような基準で判断することができます：

1. 期日に対して、猶予があるか、ないか。
   時間的猶予が少ないほど、緊急度は高くなります。

スキマ時間の活用

スキマ時間の活用も、タイムマネジメントに重要なテクニックの一つです。スキマ時間とは、具体的には以下のような時間が当てはまります。

• 予測がつかない突然の空き時間
• 15分程度までの端数の時間
• 仕事をしていれば必ず生じる時間（取引先訪問時の移動時間など）

スキマ時間を有効活用するためには、あらかじめスキマ時間ができたときに行うことをTO DOリストにまとめておくのが重要です。スキマ時間ができてから、何をしようかと考えると後手に回ってしまい、時間をロスしてしまう可能性が高いためです。一般的に1日あたり、1時間程度のスキマ時間が存在するといわれており、1年間に換算すると約245※時間に及びます。1日あたり8時間働くとすると245時間÷8時間≒30日ですので、TO DOリストなどのちょっとした工夫で、30日分におよぶスキマ時間を活用することができるのです。

※一般的な1年間の営業日は245日であることから、約245時間と設定しています。

自分の行動のルールを決める

自分なりのルール作りも、タイムマネジメントにおいて重要なテクニックです。ルールを作ることで、 仕事の効率を高めることができます。たとえば行動の順序を決めておくと、自然とタスクにも順番がつくため、行動の迷いがなくなります。また、デスク周りを整理して物の保管場所を予め決めておけば、探す時間がかからなくなります。 

なお、ルールを作る際には下記の5つの観点も参考にするとよいでしょう。

観点1) いつやるかを決める
不定期にしか実行しないことは、行動のタイミングを決めておくと迷いがなくなるため、時間を無駄にすることがなくなります。
【例】毎週金曜日の夜に、机の整理整頓をする。

観点2) あいまいさをなくす
明確な役割や判断基準を与えることで、判断にかかる時間をあらかじめ削減することができる。
【例】机の引き出し毎に、明確な役割を与える。

観点3) 集中できる環境を作る
集中して作業を完遂しやすい環境を作ることで、周囲からの中断を回避し、短時間で作業を終わらせることができる。
【例】自分で自分にアポイントメントを入れる。

観点4) 制限時間を作る
締切を作り、作業を完了させるプレッシャーを自分にかけることで、作業を短時間で終わらせることができる。
【例】制限時間を決めてから電話をする。

観点5) やる気を高める
自分のやる気を高めるルールを決めることで、作業を短時間で完遂させることができる。
【例】会議は立って行う。

人と関わる業務では5W2Hの観点で調整を行う

相手がいる業務の場合、5W2Hのフレームワークで内容を整理するのも重要です。5W2Hとは物事を7つの要素に分けて構成する考え方で、下記の7つの語の頭文字をとったものになります：

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が、誰に）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）
• How much（いくら）

5W2Hを用いて人からの依頼事項を分解すると、下記のように整理することができます。納期や範囲など、業務における重要な要素の検討漏れを防止することに役立つでしょう。

時間のブロッキング

時間のブロッキングとは、1日の時間を特定のタスクや活動に割り当てる方法です。例えば、午前中は仕事に集中し、午後はプライベートの時間、夜は読書といったように、時間帯ごとに活動内容を決め、スケジュールを組みます。時間のブロッキングを行うことで、無駄を減らし、集中力を高めることができるでしょう。計画的に時間を管理し、目標達成を促進する効果的なテクニックです。

ポモドーロ・テクニックの活用

ポモドーロ・テクニックは、25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返すタイムマネジメント方法です。集中力を高め、作業効率を向上させる効果があります。25分間集中して作業することで、短時間で多くの成果を上げることができます。5分間の休憩は、脳をリフレッシュし、次の作業に集中できるようにするための時間です。ポモドーロ・テクニックは、集中力に自信がない人や、短時間で多くのタスクをこなしたい人におすすめです。

QCDRS の活用

QCDRSとは、Quality（品質）、Cost（費用）、Delivery（納期）、Risk（リスク）、Scope（範囲）の頭文字をとったもので、成果物イメージを固めるためのフレームワークです。QCDRSを活用することで、目標達成に必要な時間やタスクを明確化し、タイムマネジメントをより効果的に行うことができます。例えば、プロジェクトの開始前に、QCDRSに基づいて、成果物の品質、費用、納期、リスク、範囲を明確化することで、プロジェクトの進捗状況を把握し、タイムマネジメントを効率的に行うことができます。

タイムマネジメントを実践するためのポイント

タイムマネジメントのテクニックを仕事で活かすには、組織や自分の仕事の進め方に合わせた手法を知っておくことが重要です。デジタルとアナログの2つの側面から、ビジネスの現場でタイムマネジメントを実践するために役立つポイントについて解説します。

デジタルツールを組み合わせてタイムマネジメントを実践する場合

・時間を可視化する - カレンダーアプリやタスク管理ツールを使うことで、予定やタスクを一目で把握でき、優先順位をつけやすくなります。何にどれだけの時間を使うべきかが明確になり、効率的な時間の使い方が可能になります。

・リマインダー機能や通知機能を活用する - 指定の時間に通知される設定にしておくと、重要なタスクや締切を忘れずに済みます。特に忙しい日常の中では、複数のタスクを管理することが難しくなりますが、デジタルツールを活用することで期日や締切の失念を防止することができます。

・クラウドサービスを活用する - クラウドサービスを活用すると、どこからでもアクセス可能な環境が整います。これにより、自宅でもオフィスでも、さらには移動中でもタスクを管理できるため、柔軟な働き方を実現できます。また、共同作業を行う場合、タスクを共有し、進捗をリアルタイムで確認できるため、チーム全体の生産性が向上します。

・データで振り返る - デジタルツールでは情報がデータ化されるため、自分の行動を分析することで、どの時間帯の業務効率が良いか、どのタスクに時間を使いすぎているかを把握できます。データを用いて定期的な振り返りを行い、より効率のよい仕事の進め方ができるように改善していきましょう。

紙とペンなど、アナログな手法でタイムマネジメントを実践する場合

・目標やタスクを手書きする - 手書きで目標やタスクを書き出すことは、記憶の定着に効果的です。ワシントン大学の研究*によれば、手で書くことで脳が活性化し、情報の定着が促進されるため、目標やタスクをより深く理解できるようになります。(※1) 手書きを用いることで、デジタル画面で作業するよりも意識的にタスクに取り組むことができるでしょう。

・目標やタスクを視覚的に整理する - 手書きで書きだした目標やタスクは、手元に置いておき、常に全体像を把握できるようにしておきましょう。書き出す際に、付箋やペンで色分けしたり、フローチャートなどの図を用いたりするのもおすすめです。重要なポイントや優先順位の高いタスクを一目で確認することができ、迷わず行動に移すことができます。

※1 Perri Klass, “Why Handwriting Is Still Essential in the Keyboard Age,” June 20, 2016, New York Times, https://well.blogs.nytimes.com/2016/06/20/why-handwriting-is-still-essential-in-the-keyboard-age.

タイムマネジメントでやりがちな失敗例

タイムマネジメントにおいて陥りがちな失敗はいくつかあります。ここからは、多くの人がやってしまいがちな失敗例を3つご紹介します。

優先順位付けに失敗する

緊急度の高いタスクばかりに時間を割いてしまう、あるいは重要なタスクを後回しにしてしまうなど、優先順位付けに失敗するケースは多くあります。特に、事前調査が必要であったり、専門的な知識が求められたりする難易度の高いタスクは、重要にもかかわらず後回しにしてしまう人は多いです。このような失敗を回避するためにも、部門の抱えるタスクに優先順位を付ける会議を開催する、優先順位の妥当性を上司に確認するなどの工夫をするとよいでしょう。

現実的でない計画を作ってしまう

現実的ではないゴールを目標に掲げてしまうのもよくある失敗の一つです。特に、計画を立てる人と、作業を実施する人が異なる場合に発生してしまいがちです。計画を立てる際には、過去の経験や実績を参考にし、計画を実施する人や組織の実態に合った目標を設定することが重要です。

品質が疎かになってしまう

計画通りにタスクを完了させることにばかり気を取られ、丁寧な作業や質の追及が疎かになってしまうケースがあります。また、スケジュール通りに遂行することに注力するあまり、発生した問題や障害を見過ごしてしまうこともあるかもしれません。そのような場合、成果物がいよいよ出来上がった際に、品質基準などの観点で大きな問題に発展してしまいます。このような事態を回避するためには、定期的に進捗を確認するチェックポイントを設けるなど、客観的に状況を確認する機会を設けるとよいでしょう。タイムマネジメントと品質のバランスを保ち、質の高い成果物を作り出すことが重要です。

アルーでは、タイムマネジメントと優先順位付けのスキルが習得できる研修をご提供しています。詳細は以下の記事をご参照ください。
タイム&プライオリティマネジメント100本ノック

タイムマネジメントを向上することによるメリット

タイムマネジメントのスキルを向上することによって享受できるメリットを4つ解説します。

社員が継続的に成果を出すことができるようになる

社員のタイムマネジメントスキルが向上すると、社員の継続的な成果に繋がります。仕事に適切な順番付けを行うことができるため、タスクを効率的にこなすことに繋がるのです。そうすると、社員は「仕事に追われて長時間労働をする」という状態から抜け出すことができるため、成果を出すために必要なタスクに時間やエネルギーを集中して投資することができるでしょう。

指示された仕事以外に取り組む余裕ができる

依頼された仕事以外の作業に取り組む時間的・精神的余裕が生まれる点も、社員のタイムマネジメント力を向上することによるメリットの一つです。重要なタスクからこなしていくスキルが身につくことで、締切や期日に追われる状態から脱却できるため、常にバッファを保有した状態で仕事に取り組むことができます。そうすると、たとえ仕事量が増加したとしても、ある程度の余裕を持って多くの仕事を処理することができるようになります。また、生まれた時間的余裕を活かし、新たな提案をするなど＋αの仕事に取り組むこともできるでしょう。

自己成長を促す機会の獲得が増える

タイムマネジメントを効果的に行うことができると、目標を設定し、その達成に向けて計画を立てることができるようになるということをこの記事で解説しました。実は仕事だけではなく、プライベートにおいてもタイムマネジメントがもたらすメリットがあります。たとえば、自己管理能力が向上することによって、自己成長を促す機会が増えます。つまり、個人で新しい趣味やスキルの習得に使える時間が確保でき、生活がより豊かになるのです。タイムマネジメントは、単に仕事の効率を上げるためだけのテクニックではなく、人生の質を高めるための重要な要素なのです。

社会生活でのストレスの軽減

タイムマネジメントがうまくいかず、タスクが滞ってしまうと、ストレスが溜まりやすくなることは想像に難くないでしょう。言い換えるとタイムマネジメントを効果的に行うことで、余裕を持って行動できるようになり、精神的な負担が軽くなります。たとえば予期せぬトラブルに見舞われても柔軟に対応できるようになりますし、適切な時間管理の中で休憩や睡眠、運動などの時間が確保できるようになることで、リラックスした状態で生活を楽しむことができます。ストレスの少ない状態を維持できるようになることで、質の高いコミュニケーションや良好な人間関係の構築など、他のメリットにも繋がることでしょう。

タイムマネジメントができない人の特徴

タイムマネジメントができない人には、突発的な仕事に振り回されがちだったり、一つの仕事を完遂できなかったりといった特徴があります。以下で説明するような特徴が多くの社員に見られる場合、育成施策を通じたタイムマネジメントスキルの向上が必要かもしれません。タイムマネジメントができない人の特徴をご紹介します。

突発的に発生する仕事に振り回されている

突然発生した仕事に振り回されてしまうのは、タイムマネジメントができない人の特徴の一つです。タイムマネジメントが苦手な人は、やるべき仕事の全体像を描くことができません。ゴールを明確に設定することができないため、やるべきことが定まらず計画が立てられない状態に陥ります。
やるべきことに抜け漏れがあるため、想定していたより仕事が増えたり、思っていなかったタイミングで作業を行わなければいけなかったりといった想定外が発生します。そのため、突発的に発生する仕事に振り回されるようになり、さらに計画的な業務遂行ができなくなるという悪循環に陥ります。

一つひとつの仕事を確実に終わらせることができない

目の前の仕事を着実に最後まで完遂することができないのも、タイムマネジメントができない人の特徴です。重要度や緊急度に応じて適切なタスク設計ができていないと、期日から逆算した業務計画を立てることができません。そうすると、仕事の依頼者が求める納期や品質を満たすことができなくなってしまい、依頼者の期待に応えることができないのです。

曖昧なゴール設定をしている

目標として曖昧なゴールを設定してしまうのも、タイムマネジメントができない人の特徴です。ゴールが具体的でないと、ゴールから逆算したタスクの設定も曖昧なものになってしまいます。ゴールを設定する場合は、下記2点に注意するとよいでしょう。

1. 主語・動詞・目的語を明確にする
   「前向きに善処する」といった曖昧な表現を避け、「□□については△△が担当し××までに検討して結論を導く」といった明確な文章とする
2. 曖昧な言葉遣いを避ける
   具体的にどのような行動か明確でない言葉遣いを避ける。
   【例】「～を推進する」、「～を支援する」、「～を管理する」
   到達レベルが測定できない言葉遣いを避ける。
   【例】「できるだけ～する」、「可能な限り～する」、「迅速に～する」

タイムマネジメントを向上させる研修事例

仕事の進め方を理解し、困難な逆境でも前向きに適応する力を高める新入社員研修事例

製造業のA社では、新入社員が研修で学んだことの現場実践や定着に不足感が生まれていると感じ、必要なマインド・スキルの習得のため、3年間の育成体系の整備を行いました。その結果、「配属後の早い段階で自身の変化を振り返り、成長実感を得ること」が必要であるという課題が特定されたため、仕事の進め方を理解し、困難な逆境でも前向きに適応する力を高めるための研修をアルーが実施しました。
研修の2日目では、相手の期待に応えるためにゴールを確認する「G-PDCAサイクル」をテーマとして取り扱いました。「仕事の依頼者とゴールをすり合わせなければ、成果物の方向性がずれてしまう」というタイムマネジメントのエッセンスの一つについて重点的に学びました。研修後のアンケートでは、7割に及ぶ受講生が、研修内容が業務に活かせると回答しています。

当事例の詳細は下記ページよりご覧ください。
仕事の進め方を理解し、困難な逆境でも前向きに適応する力を高める研修事例

▼事例資料ダウンロード

社会・企業から求められる人材であり続けるための自分の成長戦略を描く第二新卒向け研修事例

通信業の〇社様では、社会人経験4年以下の第二新卒採用を開始しました。そこで第二新卒を対象とし、自社のフィロソフィー・戦略・人材コンピテンシーモデルに即した導入研修期間を設計し、「経験から学ぶ自律性を育む」ことを目指しました。また同時に、配属後のオンボーディングと戦力化も行う必要がありました。そこでアルーでは第二新卒入社者に対して、論理的思考を基に会社理解を深め、自律的キャリアの素地を作るための研修を実施しました。
特に2日目の研修ではゴールの確認や段取りに関する演習を取り入れ、実践を通じてタイムマネジメントを習得できるプログラム内容としました。研修後アンケートでは「業務の進め方を可視化できた」など、配属に向けて自身の思考を整理することが出来ている旨のコメントが見られました。

当事例について詳しくは下記ページをご覧ください。
社会・企業から求められる人材であり続けるための自分の成長戦略を描く研修事例

▼事例資料ダウンロード

会議を生産的に進め、プロジェクトを推進する行動を身につける研修事例

サービス業のA社では、外部環境が大きく変化する中で経営理念の刷新を行い、一人ひとりが対峙する仕事を見つめなおし、考え抜く事を求めていました。そのうえで、経営理念が実践されるためには、経営層だけでなくメンバークラスの社員も仕事の全体を俯瞰し、部署全体への影響を考えて意思決定・実行する事が必要であると考えました。そこで、会議を生産的に進め、プロジェクトを推進する行動を身につける研修をアルーが実施しました。
研修では、会議をリードするためのファシリテーションスキルに重点を置き、プロジェクトチーム単位でタイムマネジメントを実行できるよう、会議ファシリテーションとプロジェクトマネジメントについてのスキルの習得および現場実践に向けたアクションプラン作りを繰り返し行いました。研修後のアンケートでは、「会議の準備が足りていなかったことに気づいた」「目標を明確化しないとタスクがあいまいになる事に気づいた」など、自身が行っている会議やプロジェクトの進め方に足りない部分がある事に気づいたとの声が挙がっており、研修の効果を物語っています。

当事例について詳しくは下記ページをご覧ください。
会議を生産的に進め、プロジェクトを推進する行動を身につける研修事例

▼事例資料ダウンロード

まとめ

タイムマネジメントは、限られた時間の中で、目標達成のために、時間とタスクを効果的に管理する技術です。社員のタイムマネジメント力向上が企業にもたらすメリットは決して少なくありません。時間を有効に活用することができるため業務効率が上がり、その結果、組織として達成できる目標の絶対数が増加するでしょう。優先順位付け、時間ブロッキング、ポモドーロ・テクニックなど、様々なタイムマネジメントテクニックを活用し、社員が自分自身に合った方法を見つけて、タイムマネジメントを習慣化していくことが重要です。タイムマネジメントは、キャリア、個人生活、そして人生全体に大きな影響を与えるものです。効果的なタイムマネジメントによって、充実した人生を送ることができるように、積極的にタイムマネジメントに取り組んでいきましょう。