見やすい・分かりやすい研修資料作成のコツを研修のプロが解説
見やすい研修資料を作成することは、研修の効果を高める上で欠かせません。しかし、いざ資料を作ってみると「文字が多すぎて分かりづらい」「デザインがイマイチで、見づらい」といった悩みを抱える方も多いのではないでしょうか。
分かりやすい研修資料を作成するためには、いくつかのポイントが存在します。この記事では、20年の研修支援実績を誇り、延べ8万人以上の受講者に研修を行ってきたプロが、分かりやすい研修資料の作成方法を直伝します。
▼研修企画に役立つ資料3選
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研修資料の重要性
研修において、資料作りは非常に大切です。
研修資料がうまくまとまっていない場合、後から見返しても研修内容を把握することができません。一方で、分かりやすい研修資料が作成できれば、資料を見るだけで受講者は内容を理解できます。また、資料を配布しておけば、研修中に取りこぼした内容を後から自分のペースで学習するのにも役立つでしょう。
必ずしも研修資料にすべての内容を盛り込む必要はありませんが、受講者が復習しやすいよう、分かりやすい資料を作成するのが大切です。
研修資料作成時に大切にすること
研修資料を作成する際には、「受講者の目線に立つ」「論理性と共感性を伴ったアウトプットを作成する」という2点が大切です。
研修資料を作成する際には、受講者がどういった前提知識を持っており、何を知りたいのかを考えながら作りましょう。受講者のスタート地点を把握しておけば、研修資料に必要十分な内容を盛り込むことができます。
また、論理性や共感性も欠かせません。研修の内容が論理的に整理されていれば、必要な情報を資料から探しやすくなります。また、資料の内容に共感性を出せば、研修内容を自分事化してもらえる可能性が高まるでしょう。
研修資料の作り方5つのステップ
研修資料を作る際には、以下の5つのステップで進めていくのがおすすめです。
- 研修の目的・テーマを明確にする
- 情報を構造化して整理する
- 構成を考える
- 文章や図を作成する
- 実際に使用して推敲していく
研修資料の作り方について、ステップごとに詳しく解説します。
研修の目的・テーマを明確にする
研修資料を作成する前に、まずは研修の目的とテーマを明確にしましょう。研修目的や研修テーマがはっきりしていれば、資料の内容にも自然と一貫性が生まれます。
なお、研修目的を決める際には、「理想」「現実」をそれぞれ明らかにした上で、両者の間にあるギャップを把握するのが大切です。理想と現実の間の差を埋めることが、研修の主な目的となります。
情報を構造化して整理する
「情報を構造化する」とは、いくつかの似たような情報をグルーピングしたり、情報の相互関係を整理したりすることです。例えば3つの異なる情報がある場合、それぞれが並列関係にあるのか、それとも終わりの2つが最初の情報の具体例になっているのかで、資料の作成方法は全く変わってきます。
わかりやすい研修資料を作成するためには、こうした情報の関係を正しく整理するのが極めて大切です。ロジカルシンキングなどを活用しながら、情報の構造化を行いましょう。
構成を考える
情報が構造化できたら、次に資料の構成を考えます。
まずは各スライドの見出しを考え、どのようなスライドを作るのかイメージを膨らませましょう。その後、スライドの見出しと照らし合わせながら、各スライドで伝えたいメッセージを作成します。
その際には、スライドごとのストーリーを作るよう意識するのが大切です。それぞれのスライドにおけるメッセージがストーリーの中に組み込まれていれば、受講者は内容を理解しやすくなります。また、ストーリーによって情報の前後関係がはっきりしていれば、話の流れが自然になり、内容が記憶に定着しやすくなるでしょう。
What-Why-Howを押さえる
スライドを作成する際には、What-Why-Howの3点を意識するのが大切です。研修の資料作りにおけるWhat-Why-Howとは、それぞれ以下のような内容を指します。
- What……研修で何を学ぶのか？
- Why……なぜ学ぶ必要があるのか？
- How……研修で学んだ内容を、どのようにして実践するのか？
Whatが明確化されていれば、研修で学ぶ内容が明確化されるとともに、研修の内容がしっかり学べたか確認できるようになります。Whyについては、研修へ参加するモチベーションを形成する上で大切です。Howが明確化されていれば、研修内容を現場で実践する方法がわかるようになり、成果につながりやすくなります。What-Why-Howの3点を整理して、受講者に意味のある学びを得てもらいましょう。
文章や図を作成する
スライドの構成が固まったら、次に文章や図を作成していきます。前のステップで決めたスライドごとのメッセージを意識しながら、必要な情報を盛り込んでいきましょう。
なお、スライドを作成する際には、文章を多用しすぎないよう注意してください。文章だけで内容を伝えようとしてしまうと、受講者は理解に時間がかかりますし、記憶にも定着しづらいです。一方で図であれば、内容を瞬時に把握でき、記憶にも残りやすくなります。図を作成するのは多少時間がかかりますが、手間を惜しまずに図を盛り込むのが、わかりやすい資料を作成するポイントです。
実際に使用して推敲していく
最後に、実際に研修資料を使用して推敲していきましょう。
研修資料は、継続的にブラッシュアップするのが大切です。どんなに力を入れて作成した研修資料であっても、いざ実際に使用すると「わかりづらい」「伝わりづらい」といった点が出てきます。研修実施後の受講者アンケートなどを参考にしながら、研修資料の分かりづらい点を改善していきましょう。
分かりやすい研修資料を作るコツ
見やすく、分かりやすい研修資料を作成する際には何が必要なのでしょうか。ここからは、研修資料を作成する際に必ず意識しておきたいポイントをいくつか紹介します。
冒頭に目次をつける
研修資料を作成する際には、冒頭に目次をつけましょう。
目次があれば、後から資料を見返した際に、必要な情報がどこにあるのかわかりやすくなります。また、研修中で資料を使用する際にも、研修がどのような順序で進んでいくのかを受講者に端的に伝えることができるでしょう。
なお、目次を作成する際には、対応する情報がどこにあるのかを各ページでわかりやすくするのも大切です。大切な箇所はフォントサイズを大きくしたり、太字を用いたりして、必要な情報を探しやすくなるような工夫を加えましょう。
1ページ1メッセージを基本にする
スライドを作る際には、「1ページ1メッセージ」が基本です。それぞれのスライドには明確な1つのメッセージを持たせるとともに、情報を簡潔にまとめるよう意識しましょう。
1つのスライドに2つ以上のメッセージが含まれていた場合、受講者はどれが大切な内容なのかわかりません。内容が理解しづらくなってしまいますし、集中力やモチベーションの低下にもつながります。
一方で、スライドに何もメッセージがないのも問題です。研修資料を作成していると、いつのまにか不要なスライドができていることがあります。メッセージが不明確なスライドがある場合は、他のスライドに情報を移動できないか考えましょう。
あいまいな表現は使わない
あいまいな表現を避けるのも、分かりやすい資料を作成するためのポイントです。
例えば、【施策前は、チーム全員がノルマを達成できなかった】という文章です。この表現では、チームの誰一人としてノルマを達成できなかったのか、チームの中でノルマを達成できなかった人が一部いたのか、受け取り側の解釈によって誤解を生んでしまう表現です。
下記のように伝えたい内容によって表現が変わります。
- 全員が達成できなかった場合⇒施策前はチーム全員が、ノルマを達成できなかった
- 一部が達成できなかった場合⇒施策前はチームの中に、ノルマを達成できなかった人もいる
誤解なく伝わるように、あいまいな表現は避けましょう。
数値は図にする
スライドの中に数値の情報が記述されている場合、図にできないか検討してみてください。
例えば売上の変化を数値で示している場合、年度を横軸、売上を縦軸に取った折れ線グラフや棒グラフを作成したほうが分かりやすいです。セクションごとの売上を示している場合は、円グラフが適しています。数値をグラフにすることで、「数値から講師は何を伝えたいのか？」が明確になります。その結果、研修内容に説得力が生まれ、研修で伝えたいメッセージを伝えやすくなるでしょう。
見やすい研修資料を作るコツ
色やフォントの種類は必要最低限にする
見やすい研修資料を作るコツに色やフォントの種類があります。ここでは、研修資料の色とフォントについて紹介します。
スライドを作る際の色のバランスとしては、「70:25:5」を意識しましょう。全体の70%はベースとなる背景色、25%はメインカラー、5%は特に強調したい部分に用いるアクセントカラーです。4つ以上の色を用いると、デザインにまとまりが生まれづらくなってしまいます。
フォントの使用ルールを統一する
フォントは書体やサイズなどを統一すると効果的です。
書体はゴシックに
書体は目的に応じて使い分けることが大切です。研修資料の場合はスクリーンやモニターに投影して使用したり、オンライン会議ツールで投影することが多いため、視認性の高いゴシック体を推奨します。ゴシック体以外にもメイリオフォントなどありますので、必ずしもゴシック体でないといけないわけではありません。
自社のレギュレーションで特別な理由がなければ視認性の高いフォントに統一すると研修参加者にとっても見やすくて効果的です。
研修資料を投影用ではなく、研修生に配布するテキストとして主に使い、各スライドの文字量が多い時は、明朝体を使うことがありますので、研修資料の目的に応じて書体を統一しましょう。
使用する書体の種類を限定する
研修資料に使用する書体は基本1種類か2種類に限定しましょう。2種類にする場合は、英字のみ指定フォントにするなど自社で決めるようにしましょう。日本語のテキストに複数種類のフォントを使用すると研修資料作成の工数もかかるだけでなく、その後の再編集時の負担増にもつながります。また、複数フォントを使用することで、読み手に「なぜフォントが異なるのか？」という違和感を与え、研修内容の理解に集中させることを妨げる場合がありますので、特別な理由がない限りは1種類を推奨します。
見出し・本文・注釈のサイズを決めて統一
文字サイズは1スライドで3種類程度に抑えるのがよいとされているため、研修資料のタイトル、見出し、本文などのサイズは統一しましょう。自社内のレギュレーションがない場合は、以下のようなサイズを推奨します。
■一般的なビジネスシーンでの利用
タイトルのフォントサイズは24ptとすることで、PC利用時だけでなく、プロジェクター投影した際にも視認しやすいサイズになります。スライド上部の見出し（メインメッセージ）のサイズは16〜18ptにし、補足説明用のテキストはPCディスプレイで可読性を保てる「8〜9pt」がいいでしょう。
タイトル：24pt
見出し：16～18pt
本文：14pt
補足・備考説明：8～9pt
■投影用のプレゼンテーションスライドでの利用
1クラス大人数向けの研修で使用するプレゼンテーションスライドでは、会場の大きさにもよりますが、タイトルは36pt以上、本文は24pt以上が研修生にとっても読みやすいサイズになります。
タイトル：36pt～
見出し：28pt～
本文：24pt～
装飾のルールを決める
フォントの書体やサイズが決定したら、次は太字、下線、斜体などの装飾のルールを決めましょう。研修資料をプレゼンテーションスライドとして投影することを目的に使うか、研修テキスト用に使うかによっても異なりますし、研修テキストの場合は白黒印刷なのかカラー印刷なのかによってもルールが異なりますので、目的に応じてルールを決めましょう。例えば、「太字はタイトルや見出し、強調したい箇所にのみ使用する」「太字は使用せず、フォントサイズを大きくする」「下線は使用しない」「斜体は英文の強調したい箇所にのみ使用する」のようなイメージです。
カラーの使用ルールを統一する
次に、フォントカラーの使用ルールを統一しましょう。
使用する色を限定する
研修資料で使用する色は、大きく「背景色」「文字色」「メインカラー」「アクセントカラー」に分類できます。1スライドで使用する色数を3色程度にすると、全体にまとまりが出ます。
メインカラーとアクセントカラーを決める
メインカラーは、研修資料全体のテーマ色です。講師が所属する組織や自社のコーポレートカラーやブランドカラーなどを使用すると良いでしょう。コーポレートカラーを利用する際の注意点は、コーポレートカラーが「原色」の場合は、研修資料では主張が強すぎるため「原色」を避けるのが無難です。
メインカラーを選ぶ際は、文字色として使う場合と背景塗りつぶしのテキストボックスに使用する場合の、どちらにも適応できる色にするのがポイントです。
背景色と文字色
資料の背景色は白、文字色は黒または濃いグレーがおすすめです。背景に白以外の色がついていると、テキストの色やメインカラーが背景と比べて見やすいかどうかを検討して色を選択する必要が生じ、資料作成に負担がかかります。また、モノクロで印刷すると図形や文字が不鮮明になる場合もありますので、背景は白を推奨します。
文字色は基本的には、黒または濃いグレーを使用しますが、強調したい箇所のみアクセントカラーを使うか使わないかなどルールを決めておきましょう。
レイアウト・位置を揃える
レイアウトや位置を揃えるのも、スライドづくりで大切なポイントです。
人は資料のレイアウト・位置が揃っている方が、違和感なく内容に集中できます。
特に協調する必要がない【タイトル】・【見出し】のレイアウトや位置は、全てのページで揃えましょう。
下記左画像のように【タイトル】・【見出し】のレイアウトや位置がバラバラになっていると、まとまりがなく見づらい印象を受けてしまいます。
下記右画像のように【タイトル】・【見出し】のレイアウトや位置は揃えておきましょう。
文字数を少なくする
文字数をできる限り抑えるのも、わかりやすいスライドを作成するポイントです。文字数を抑える方法としては、「情報量そのものを減らす」「文字の情報を図に置換する」という2つが挙げられます。
文字数が多いと感じた場合、まずは現在記述されている内容が本当に資料の中で必要なものなのかを検討しましょう。細かい情報は口頭で伝えれば十分ですし、言い回しを工夫することで文字数を削減できる場合もあります。
次に、文字を図に置き換えられないかどうかを検討します。前述した通り、文字よりも図のほうが内容を理解しやすいです。手間はかかりますが、文字を図に置き換えることで格段に見やすい資料を作成できます。
余白を取る
分かりやすい研修スライドを作成する際には、余白を取ることを意識しましょう。
まずは、ページ全体に十分な余白が確保されていることを確認してください。ページのギリギリまで文章や図を詰め込んでしまうと見栄えも悪いですし、資料を投影した際にスクリーン上から内容がはみ出てしまう場合もあります。
また、文章を四角や吹き出しなどで囲む場合も、余白の調整が大切です。上下左右の余白は、文章1行の高さと同じくらいを確保すると美しく見えます。余白の調整次第で資料のみやすさは大幅に変わるので、ぜひ試してみてください。
研修資料の作成を効率的に行うには
研修資料の作成を効率的に行うためには、研修カリキュラムと流れを統一したり、営業資料やホワイトペーパーを活用したりするのが大切です。ここからは、研修資料の作成を効率的に行うための方法を解説します。研修資料の作成には時間がかかるため、以下のポイントを参考にしながら、できる限り効率的に進めていきましょう。
研修カリキュラムに沿った流れにする
研修資料を作成する際には、研修カリキュラムに沿った流れにすると効率的です。
研修カリキュラムと研修資料の内容が乖離してしまった場合、受講者の混乱を招きます。「研修で言っていることはどこに書いてあるのかわからない」「いつのまにかスライドが前のページに戻っていた」といった事態になれば、受講者の理解の妨げにもなるでしょう。研修担当者と資料作成者が異なる場合は、必ず両者で認識をすり合わせ、カリキュラムと資料の流れが同じになるよう心がけてください。
営業資料やホワイトペーパーを活用する
営業資料やホワイトペーパーを活用するのも、研修資料を効率的に作成するポイントです。
特に、商品やサービスに対する理解を深める研修では、営業で活用している資料を積極的に活用しましょう。営業で活用している資料は、自社商品やサービスの特徴が簡潔にまとまっており、デザイン面も優れていることが多いです。研修でもうまく活用すれば、新たに商品紹介の資料を作成する手間を削減することができます。
ChatGPTを活用する
ChatGPTを活用するのも、研修資料を効率的に作成する方法の一つです。
ChatGPTをスライド作成に活用する方法としては、例えばスライドの構成を考えてもらうのが挙げられます。ChatGPTは、情報を構造化するのが得意です。
ただし、ChatGPTの生成する内容には誤りが含まれる場合があるため注意が必要です。ChatGPTを用いて作成したスライドの内容は、必ず人の手でチェックを行いましょう。また、ChatGPTの利用規約上、ChatGPTに入力した情報は学習に使用される可能性があります。社外秘の情報などを安易に打ち込まないことも大切です。
研修資料のテンプレートを作成する
研修資料を効率的に作成するためには、研修資料のテンプレートを作成するのもよいでしょう。
テンプレートを作成すれば、レイアウトなどを合わせることができます。また、あらかじめテンプレートで配色を決定しておけば、バランスのよい色の配分がしやすいです。さらに、スライドに統一感が生まれるため、見栄えがよくなるというメリットもあります。
外部研修会社に依頼をする
研修資料を作成する際には、外部の研修会社に依頼するのも一つの手です。
研修資料の作成は、どうしても資料作成の担当者に大きな負担をかけてしまいます。特に4月に行う新入社員研修は、日常業務で忙しい1〜3月頃に準備を行わなければなりません。
研修の実施や資料作成を外部企業へ委託すれば、社内へ負担をかけることなく、高品質な研修を受けることができます。研修資料作成の時間がない、ノウハウがないという場合には、外部委託を検討するのもよいでしょう。
研修を外部委託するかどうかの判断基準や、委託先選定のポイントは以下の記事から詳しくご覧ください。
『研修は外部委託すべき？委託している割合や委託先選定のポイント』
社員研修ならアルーにお任せください
社員研修なら、ぜひアルーへお任せください。
人材育成を手がけているアルーでは、階層別研修やテーマ別研修などを数多く実施しています。研修の資料作成ノウハウも豊富で、この記事で解説した多くのポイントをおさえた分かりやすい資料を作成しているのが強みです。
なお、アルーではオンライン研修や、eラーニングを活用した研修にも対応しています。お客様の企業の抱えるビジネス課題に合わせて、研修内容を柔軟にカスタマイズすることも可能です。研修についてお悩みの場合は、ぜひお気軽にアルーまでご相談ください。
まとめ
研修資料を作成する方法や、作成する際のポイントなどを解説しました。
研修資料の質は、研修全体の満足度に直結します。分かりやすい研修資料が作成できれば、研修内容を理解してもらいやすくなり、研修実施後の行動変容を引き出すことが可能です。
もし研修資料を作成するリソースがないという場合には、テンプレートを活用したり、外部研修会社に依頼したりしてしまうのも一つの手です。
ぜひこの記事で解説したさまざまなポイントを意識して、受講者の理解を促進する質の高い研修資料を作成してください。
