プレゼンテーションを成功させる10のコツとは？コンセプト検討から、構成、話し方まで一連のテクニックを詳細解説
「ビジネス会議での提案が思うように伝わらないと感じたことはありませんか？」
会議室の緊張感、同席する上司やメンバーからの期待、そして何より自分のアイデアを正確に伝えなければいけないというプレッシャー。多くのビジネスパーソンがこのような状況に直面し、成功への道を模索しています。
しかし、成功するビジネスプレゼンテーションの秘訣は、単に数字や事実を並べることではありません。
効果的なプレゼンテーションには、相手の関心を引くストーリー、明確で簡潔なメッセージ、熱意と説得力のある話し方など、さまざまな要素が必要です。
本記事のテーマは「プレゼンテーションのコツ」です。プレゼンコンセプトの検討から、スライド作成、スピーチのコツまで、一連のプレゼンテーションの流れで役立つ技術について解説します。
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プレゼンテーションの目的とは
プレゼンテーションは、単に情報を伝えるだけではなく、相手に意思決定を促す強力な手段です。このプロセスで重要なのは、プレゼンテーションをする相手に理解してもらい、行動を起こさせることです。そのために、プレゼンテーションでは、明確で説得力のあるメッセージと、論理的な構成で情報を展開することが求められます。加えて、視覚的要素やストーリーを作って、相手の関心を引き、感情に訴えかける場合もあります。
これらのアプローチを適切に使っていくことで、相手はプレゼンテーションの場で説明された情報を理解し、提案されたアイデアについて意思決定をおこないやすくなります。また、プレゼンテーションの場では相手との対話も重要です。質疑応答を通じてより踏み込んだ意見交換をおこなうことで、新しいアイデアが生まれたり、プレゼンテーションをする相手との信頼関係を築くことができます。
プレゼンテーションのコツ①～③ ～成功の秘訣は明確なコンセプト～
プレゼンテーションで成功するためには、何よりもまず、「伝えたい主要なアイデアやテーマを相手にどうやって伝えるのか？」というコンセプトの明確化が重要です。
プレゼンテーションでありがちな失敗のひとつに情報過多があります。情報が多すぎると相手は混乱しやすく、ポイントを見失いがちです。そしてこちらのプレゼンテーションの準備にかけた時間に反比例して、相手からは「結局、何が言いたかったの？」という印象を持たれてしまいます。
しかし、中心となるコンセプトがクリアであれば、相手は話の流れを追いやすく、重要なメッセージを素早く捉えることができます。また、最後にはわかりやすい説明を聞けたという満足感にもつながります。
プレゼンテーションを成功させるコツ その１ 「目的を定義する」
まずプレゼンテーションで何をどの程度達成したいかを明確にします。目的と目標を設定することで、話す内容と構成が決まります。ここで目的と目標が曖昧なままだと、プレゼンテーションに不要なメッセージも混ざってしまい話が脱線しやすくなります。そしてコンセプトとしても一貫性が失われてしまいます。一貫性のあるコンセプトは、常に論点にフォーカスするため、プレゼンテーションを聴いたあとの相手の納得感も高まりやすくなります。
プレゼンテーションを成功させるコツ その２ 「主要ポイントを特定する」
次に伝えたい重要なポイントを絞り込みます。これがプレゼンテーションで、相手に伝えるべき核となるメッセージになります。どんなに整理された内容のプレゼンテーションであっても、人が記憶していられる情報量には限界があります。ここでは主要ポイントを「３つ」までに絞りこみ、この核となるメッセージを中心にして、付随する情報を整理していくと、プレゼンテーション全体が理解しやすく記憶にも残りやすいものになります。
プレゼンテーションを成功させるコツ その３ 「相手の興味や理解度に合わせた調整」
最後に、「プレゼンテーションをする相手は誰か」について改めて着目し、彼らが興味を持ちそうな内容や理解しやすい方法を考えます。プレゼンテーションの内容を考えていくと、ついつい自分が伝えたい内容だけに気を取られて、それを伝える相手のことを忘れてしまいがちです。
プレゼテーションを成功させるためには、相手に合わせてコンセプトを調整することが重要であり、この調整がされていないプレゼンテーションは、最初からプレゼンへの関心が低いだけでなく、相手に逆にストレスを与えてしまうようなプレゼンテーションになることもあります。
プレゼンテーションのコツ④～⑥ ～スライド構成は「いかに相手に印象を残すか」を考える～
プレゼンテーション用スライドは、伝えたいメッセージを視覚的に強化し、相手に印象を残すために役立つツールです。多くの人がパワーポイントなどのソフトを使ってスライド作成をおこないます。スライドは、ただこちらの言いたいことをまとめるのではなく、相手にとって理解しやすくしたり、内容を印象づける工夫をすることがとても大切です。
プレゼンテーションを成功させるコツ その４ 「ストーリ展開をつくる」
プレゼンテーションで効果的なスライドは、明確な構造と流れるようなストーリー展開に基づいて作成されたものです。これは「ストーリーテリング」と呼ばれ、相手をプレゼンテーションの物語に引き込む手法のひとつです。このストーリー展開が上手に出来たスライドは、導入から中盤、結論までを見ていく過程で、相手がその内容を自然に理解し、興味を持続できるような流れになっています。
このストーリー展開を考えるためには、いきなりスライドを頭から作り始めるのではなく、まずスライド全体の構成を考えます。次に各スライドがその大枠の中でどのような役割を果たすのか考えます。ここで各スライドが「相手の感情に対してどのように影響するか」を想定して考えることが重要です。たとえば、最初のスライドは、興味深い事実や問題提起をすることで、相手の好奇心を刺激します。中盤のスライドでは、提案内容や解決策を詳しく説明し、相手が理解を深められるようにします。そして、最後のスライドでは、話の要点をまとめ、具体的な行動を促すメッセージを伝えます。このように、各スライドをストーリーの一部として考えることで、プレゼンテーションの効果を最大化できます。
プレゼンテーションを成功させるコツ その５ 「１スライド１メッセージでつくる」
スライドの内容を明確かつ簡潔に保つためには「１スライド１メッセージ」という原則が非常に大切です。各スライドが一つの明確なアイデアや概念に焦点を当てることで、相手は情報をわかりやすく理解することができます。たとえば、あるスライドでは製品の主要な機能を紹介し、別のスライドではその製品が市場に与える影響を説明するようにします。
ここで「機能」と「市場に与える影響」を一つのスライドで説明してしまうと、一度に理解しなければならない情報が過多になり、相手が重要なポイントを見逃す可能性が高まります。
また、複数のアイデアが混在するような場合は、相手はどちらに注目すべきか混乱し、全体の理解も難しく、記憶に残りにくくなります。こうならないためにも、複数のアイデアや複雑なデータを一つのスライドに詰め込むことは避け、重要なポイントを一つずつ丁寧に伝えることが大切です。
プレゼンテーションを成功させるコツ その６ 「視覚的効果を意識してつくる」
視覚的要素は、こちらのメッセージを相手の記憶に残すためにとても重要なものです。具体的にはスライドの色使い、フォントの選択、画像やグラフの使用などが視覚的要素を強化する一例です。これら視覚的要素は情報の伝達を助けるだけでなく、相手のプレゼンテーションへの関心を引きつけます。また、プレゼンテーションの内容の是非に関係なく、「十分に検討されたアイデアである」という印象を相手に与える効果もあります。
ただし、視覚効果を使いすぎてしまうと、伝えたい内容を邪魔するノイズ（雑音）になることもあります。こうなってしまうとプレゼンテーションの目的とは逆効果になってしまうため、アニメーションなどの視覚的効果は、シンプルなわかり易さとのバランスを考えながらおこなうことが大切です。
プレゼンテーションのコツ⑦～⑩ ～最後の決め手は相手に届く話し方と対話～
プレゼンテーションの成功には、内容の質だけでなく、それをどのように相手に伝えるかも大切です。とくに印象的なプレゼンテーションをおこなうためには、話し方そのものが重要な役割を果たします。
プレゼンテーションを成功させるコツ その７ 「明瞭な発声と正確な発音」
プレゼンテーションの基本は、相手が話し手の言葉を明確に理解できることです。そして、その要件を満たすためには、明瞭な発声と正確な発音が不可欠です。プレゼンテーションで話す際は、口元の動きを大きくし、言葉をはっきりと発音することで、相手はプレゼンターの言葉をしっかり聞き取り、理解することができます。また、明瞭な発声は、プレゼンターの自信と専門性を間接的に伝える効果もあります。
事前準備では、スピーチ内容を頭の中だけで復唱し、プレゼンテーション本番で初めて声に出す人もいます。しかし、これでは正確なスピーチが出来たとしても、聞きやすいスピーチになるとは限りません。プレゼンテーション前に簡単な発声練習や、発音の正確さを確かめておくことが大切です。
プレゼンテーションを成功させるコツ その８ 「適切なペースとリズムを意識する」
プレゼンテーション中の話し方のペースとリズムは、相手の理解度と関心を大きく左右します。速すぎると相手は情報を追いきれず、遅すぎると相手の注意は散漫になりがちです。理想的なペースは、相手がリラックスして情報を吸収できる速さで話しつつ、重要なポイントになったら少し話す速度を落とすことで相手にとってより聞きやすくなるようなスピードの調整をすることです。
また、このようなリズムの変化を取り入れることで、プレゼンテーションの場が単なる資料を読み上げる場ではなく、相手に大切なメッセージを伝える特別な場にすることができます。さらに、変化に富んだリズムは、相手の興味を持続させるためにも役立ちます。
プレゼンテーションを成功させるコツ その９ 「声のトーンと強調を使い分ける」
声のトーンは、プレゼンテーションの感情的な側面を伝える上でとても重要です。柔らかく、穏やかなトーンは安心感を与え、時には強いトーンにすることで熱意や緊張感を表現することができます。また、声の強調は、特定のポイントやキーワードを際立たせたいときに有効です。たとえば、重要な統計データやキーポイントを話すときに声のトーンを上げると、相手の注意を引き、その情報の重要性を強調することができます。逆に、物語性のあるエピソードや感動的なストーリーを紹介する際には、より柔らかく、感情を込めたトーンで話すことで、相手の感情に訴えかけ、共感を得やすくなります。声のトーンが魅力的になると、それだけで相手をプレゼンテーションに惹き込むことができます。
プレゼンテーションを成功させるコツ その10 「質疑応答でNG行動をしない」
多くのビジネスパーソンが、自分のプレゼンテーションのあとに、質問をされることを避けたいと考えてしまいがちです。ですが、プレゼンテーションにおいて質疑応答は、お互いの信頼関係を深める大切な機会です。そこでここからは、そんな大切な質疑応答の場面で、逆に相手からの印象を悪くしないためのコツを3つ、簡単にご紹介します。
自信がなさそうな態度を取らない
ひとつ目は、自信がなさそうな態度を取らないことです。せっかくプレゼンテーションをうまくできたとしても、質問への返答の際に、急に小声になり、おどおどした態度を取ってしまうと、相手はプレゼンターを信頼していいか不安になってしまいます。
その場をごまかそうとしない
ふたつ目は、その場をごまかそうとしないことです。質問の意図とズレた回答をしたり、論点をずらしてごまかそうとすると、信頼関係を損ねてしまいます。質問の意図が分からないときには確認する、答えが分からないときには率直に伝えて後日の宿題とする、など、誠実な対応を心がけましょう。質問に対して緊張し、つい慌てて答えてしまう場合には、何のための質問なのかを整理することが有効です。質問には、確認のための質問、より深く事実や真偽を検証するための質問、異論・反論を伝えるための質問があります。それぞれの質問で想定問答を考えておくと、落ち着いて返答ができるようになります。
相手を否定しない
三つ目は、相手を否定することです。たとえば「先ほどの説明に対して、私は逆に〇〇だと思いましたが、いかがでしょうか。」のような質問があった際、「そんなことはありません。そのお考えは間違っていると思います。」のように返答したら、相手はあきれてしまいます。
そんな返答をするわけがない、と思っていても、焦ってしまうとつい言ってはいけないことを言ってしまうものです。そうならないために、質問をいただいたら、「ありがとうございます」と感謝の言葉を発すると気持ちを落ち着けることができます。
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アルーは、人材育成を手掛けている企業です。プレゼンテーション研修なら、ぜひアルーへお任せください。
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また、アルーの研修では演習が豊富に盛り込まれていることも特長です。プレゼンテーションの達人になるための練習を、研修内で徹底的に行うことができます。プレゼンテーション研修のことなら、お気軽にアルーまでご相談ください。
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eラーニング教材 プレゼンテーション 資料作成編
まとめ
いかがでしたでしょうか。
「なんで自分の提案が相手にうまく伝わらないんだろう・・・」
こうした悩みをビジネスパーソンなら誰でも一度は持ったことがあるのではないでしょうか。プレゼンテーションは対クライアントはもちろんのこと、対上司、対部下、対協力会社、対株主など、あらゆるシーンで求められます。
そうした場面で人を動かすプレゼンテーションができれば、仕事をもっと楽しく、もっとやりがいのあるものにできます。
ぜひこの記事の内容を参考にプレゼンテーション研修を実施して、社員のプレゼンテーションスキルを磨いてください。
