“話すことがない”1on1面談にしないための注意点とは？上司も部下も苦痛な1on1面談にしないためのポイントを解説
「面談」という言葉を聞くと、それだけで緊張したり、苦手意識を感じる人もいるかと思います。なぜなら面談といえば、小学校での三者面談、中学と高校での進路に関する面談や、就職活動中の面談など、社会人になる前から経験はあるものの、そのどれもが緊張する相手と大切な話をしなければならない場だったからです。
面談と言っても、やること自体は「会話」や「話し合い」です。しかし、そもそも気心が知れた友人や、家族との何気ない会話を「面談」とはいいません。やはり話す相手や話の重要度によって、会話や話し合いは「面談」へと変化するようです。
本記事のテーマは上司と部下が１対１で行う「1on1面談」です。1on1面談のメリットとデメリット、上司と部下のそれぞれの視点での、1on1面談の注意点などについて解説します。
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1on1面談とは
1on1面談とは、上司と部下が１対１で話をする面談です。一般的な1on1面談は、上司からその面談の日程や場所が指定され、部下はその指示に従って面談の場に赴きます。話す内容に特に決まりはありません。上司から部下に対して、日々の仕事での問題点を聞き出したり、部下のこれまでの業績や能力の評価を伝えたりします。
会社や部署によっては、毎月１回、頻繁に部下との1on1面談をするところもあれば、年に１〜２回、人事考課のタイミングでやるところもあります。また、社員数が多い大所帯な部署になると、1on1面談は主任クラスの各チームリーダーが担当し、その面談の結果を課長や部長である上司に報告するケースもあります。
1on1面談では、上司と部下がいつもの上下関係よりも、１対１のフラットな関係性を意識しておこないます。そうすることで、普段の仕事ではなかなか話せない部下の心理的な部分や、ここだけの話なども話したりします。たとえば、今の仕事や将来のビジョンに関する部下の本音や、普通の社員はあまり聞かされることがない会社組織の仕組みなどです。上司にとっても部下にとっても有益な情報を得ることができるだけでなく、お互いに腹を割って話すことで、信頼関係を築くことができます。
なぜ1on1面談が必要なのか？
1on1面談をやる理由は、会社によってさまざまですが、基本的には以下の3つに分けられます。
より強い信頼関係の構築
上司と部下がお互いに本音を打ち明けることは、より強い信頼関係の構築につながります。とくに離職率の高い職場などでは、社員が考えていることや、今の不安や不満をキャッチするためにも、定期的な1on1面談が必要と考えているところも少なくありません。
風通しのよい職場風土の醸成
たとえば普段の業務がとても忙しかったり、上司と部下が物理的に離れている職場では、上司と部下の会話は慢性的に不足しています。このような会社では、普段の会話不足を補うためにも、定期的な1on1面談が必要と考えています。上司と部下が定期的に対話する場を用意することで、コミュニケーションの量と質を向上させ、風通しの良い職場環境をつくります。
部下の成長を促進する
1on1面談と普段の面談との最大の違いは、お互いの関係性です。普段の面談では上司が指示・指導することが多いですが、1on1面談はその逆で、部下が主役となります。部下がひとりでは考えきれないことや悩みを抱えて時間を無駄にしてしまうことを上司とフラットに話し合うことで、より早く解決の糸口を見つけ、さらに1on1面談を繰り返すことで経験学習のサイクルを回します。このような部下育成のための場が、1on1面談です。
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1on1面談のメリット
上司と部下が面談をする際、必ずしも１対１でないといけないわけではありません。１対１の面談と、１対複数人の面談では、それぞれにメリットがあります。ここでは1on1面談のメリットを3つご紹介します。
面談相手に応じた話ができる
たとえば、ある職場で上司１人に対して、メンバー３名が参加している定期的なミーティングがあったとします。このミーティングでの話題は、職場全体の話やメンバー３名に共通するものです。もしもこのミーティングの場で、３名それぞれに個別の仕事の話や指導をしようと思ったら、他の２人はその話が終わるまで待つことになります。そして上司もあと２名が待っているため、必要最低限の話で済ませるようになります。本当は今の状況から、もっと突っ込んで話したほうが良い内容でもスルーせざるを得ないという事態もおこりえます。また、メンバーからも個別に相談をしたいことがあっても、他の２名や上司の予定を気遣って「また今度の機会にしよう」と考えてしまい、結局、話さずじまいになってしまうこともあります。
これが1on1面談では、普段よりも内容の濃い話をしやすくなります。かりに最初はぎこちなくても、会話が進んでいくうちに「せっかく時間を確保したから」とか「この際だから話しておこう」という感じになるのが1on1面談です。また、相手の反応を見ながら話すことができるので、会話中の相手の表情から言葉には出てこない心情が読み取れることもあります。
お互いの親近感、部下の安心感が醸成される
上司からの話し方にもよりますが、1on1面談で部下との会話がうまくできれば、相手の部下に安心感を与え、上司と部下の親近感も増します。部下にとって上司とは、同じ仕事やプロジェクトの担当にでもならないかぎり、なかなか話す機会もない遠い存在です。話をしたとしてもいつもの作業内容の話だったり、話し方もちょっとした立ち話程度で、膝を突き合わせてじっくり話すような場面はありません。そのような環境にいる部下にとって、上司と会話する時は、いつも緊張している状態です。そして上司にとってはなにげない一言でも、部下はとても重大な言葉として受け止めてしまうこともあります。
たとえば、職場で何か問題が起きたとき、上司としてはその問題の概要をただ知りたくて部下に質問しただけなのに、部下は自身の能力不足を追求されているかのように感じてしまうケースなどです。部下が自身で反省するのは悪いことではありませんが、上司に対して極度の緊張感や恐怖心を抱くまでになってしまうと、その部下は普段の仕事でも萎縮してしまい、仕事での良い成果もあげにくくなってしまいます。
このような状況を作らないためにも、1on1面談では上司と部下が「お互いをどう思っているか」を話したり、部下へ普段の働きぶりにねぎらいの言葉をかけたりし、部下のための時間であることを暗に伝えることが重要です。そうすると、部下も必要以上に持っていた緊張感がほぐされ、上司に対しても安心感や親近感を持ってくれるようになります。
部下は自己効力感が高まり、上司は面談スキルが向上する
上司から部下へ、彼らの能力や努力をちゃんと評価していること、会社やチームのなかでも必要としていること、この先の成長についても期待していることを伝えられれば、それだけで部下の仕事に対する自己効力感が高まります。そしてその高まった自己効力感は、目の前の仕事へのやる気に変換されます。もちろん上司から部下に評価や期待を伝えることは、面談以外の場でもできることです。しかし日々の仕事で忙しい状況にあれば、なかなかそれを伝える機会もありません。
また、上司のなかにも、このような評価や期待を伝えることが自然にできる人とできない人がいます。伝えることが苦手な上司の場合、評価はとても冷たい印象になり、期待は押し付けのように聞こえてしまいます。定期的に1on1面談の場があれば、上司から評価や期待を部下に伝える場面も自然と多くなります。また、面談をする場数が増えれば、上司も評価や期待の伝えかたが上手になり、面談やコミュニケーションのスキルが向上します。
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1on1面談のデメリット
ここからは、1on1面談のデメリットを3つご紹介します。
沈黙が最大の敵、話し方次第で部下に緊張感を与えてしまう
上司が１対１でフラットな対話を求めたとしても、関係性はあくまで上司と部下です。上司のしゃべりかたや雰囲気しだいで、その場の面談の空気はいかようにも変わります。上司としては、ちょっと冗談のつもりでいった言葉でも、部下は真面目に受け止めてしまい、その結果、1on1面談中はずっと重苦しい雰囲気になることもありえます。とくに会話のなかで、話すことを思いつかずに沈黙が続いたりしてしまうと、それだけで部下に緊張感を与えてしまいます。そうすると、1on1面談で得ようと思っていた親近感や信頼関係の構築とは真逆の結果にもなりかねません。
また、部下のほうも自らは話そうとせずに、上司からの問いかけを待つばかりだと、上司からは「この人は自分と距離を取りたがっている」と思われてしまいます。せっかく上司（相手）から歩み寄ろうとしているのに、自らそれを遮断してしまうことにもなります。
忙しい上司は面談の時間確保が難しい、中途半端は不信感をあたえる
1on1面談をする対象人数にもよりますが、1on1面談を部下の全員におこなうには、それ相応の時間がかかります。また部下も普段は通常業務で忙しいため、上司の空き時間では都合がつかないこともあります。このような理由から、1on1面談が実施されるのは、１年に１回とか、良くても半年に１回というペースになりがちです。しかし、上司としても職場に問題などがあれば、早めに知りたいですし、部下との距離感も近い状態にしておきたいので、なんとか1on1面談が実施できる時間を調整しようとします。ただ、ここで面談の日程を強引に組もうとすると、面談相手の部下がその予定に振り回されることになります。また結局、上司の都合がつかなくなり、面談を突然キャンセルしたり、極端に短い時間で1on1面談をやってしまうと、部下から信頼感を得られることはなく、その逆に不信感を抱かせてしまいます。
向かない内容もある
1on1面談で話す内容は、その目的や相手との関係性によりますが、やはり1on1面談には向かない話題というのもあります。それは業績低下や日々の問題に関する話と、上司と部下以外の第三者についての話です。問題に関する話は、内容が深刻であればあるほど、その面談の雰囲気は暗くなり、上司にとっても部下にとってもストレスを感じる場になってしまいます。また第三者についての話は、その人を褒めるような内容であれば良いのですが、その人の欠点や問題についての話になると、1on1面談をしている２人にその気がなくても、話しているうちにいつの間にか陰口を言っているような感覚に囚われてしまうことがあります。話の流れのなかで、第三者の話題が出てくる時は話し方や内容に注意が必要です。
上司から見た1on1面談の注意点
ここからは、1on1面談における、上司の注意点を3つご紹介します。
心理的安全性を保証する
普段は自然に話をしている部下でも、1on1面談という形式になることで、いつもとは異なる緊張感を持ってその場にいます。そのため1on1面談をする際は、最初に今日の話の目的、リラックスして話をして欲しい旨を伝えつつ、この面談の場が部下にとって安全であることを説明し、相手の緊張感をほぐす対応が必要です。この緊張感が取れないままだと、いくら上司から何気ない話や世間話をしても、部下はそれらすべてを構えて聞いてしまい、上司が意図するものもなかなか伝わりません。
話のネタや流れを事前に考えておく
何の話のネタも準備せずに、とりあえず1on1面談を始めてしまうと、面談の場では話が途切れたり、長い沈黙がおこることがあります。そしてこの沈黙は緊張している部下にとって、とてつもないストレスになります。またその部下のストレスは上司にも伝わり、お互いに気まずい時間を過ごすことになります。
上司にとっては、そもそもコミュニケーションが少ない部下との面談なので、部下に合わせた話のネタを事前に用意することが難しいものです。しかし、話題が見つけられないからといって、「何か困ったことはないか？」「何か話すことはないか？」と、相手から話のネタを出してもらおうとすると、相手によってはそれだけでプレッシャーとなり、結局、面談の場を重苦しい空気にしてしまいます。
傾聴を一番に意識する、お説教の場にしない
仕事の指示や、評価を伝えることは、1on1面談の形式を取らなくてもできます。そのため1on1面談の場は、指示や評価を伝える場ではなく、部下の本音を聞き出す場として考えたほうが、上司にとっても意味のある面談の場になります。
そこで必要となるのが「傾聴」の意識です。「傾聴」とは、この言葉のとおり相手の話に耳を傾けて聴くということです。上司から話をするのではなく、まず部下に話をしてもらうことを意識し、部下の言葉を遮らずに最後まで聴くことが大切です。1on1面談という特殊な状況は、上司にとっても頻繁にあるものではありません。「傾聴」が必要と頭ではわかっていても、いざその場になると、部下に対していろいろと言いたいことが出てきます。しかし、ここで話したい気持ちをグッとこらえないと、面談の場が１対１のお説教の場になってしまいます。
▼傾聴についてはこちらの記事からくわしく知っていただけます。
傾聴力とは？高い人の特徴や高める方法、コミュニケーションで活かすコツを解説
部下から見た1on1面談の注意点
1on1について最近いただく悩みのなかに、部下側が1on1への参加を好意的に考えてくれない、というものがあります。このようなとき、多くの場合で管理職側に問題があるとして、管理職側に1on1研修を受けさせたりします。
ですが一方で、部下側の意識や言動の改善も必要です。そこでここからは、1on1面談における、部下の注意点を3つご紹介します。
事前に上司の意図を考えておく
1on1面談の場で、いきなり質問されると、それだけで焦ってしまいます。ましてやその質問がこれまであまり考えてこなかったものだと、答えを探そうとして余計に焦り、頭が真っ白になることもあります。このような事態にならないために、1on1面談をやることが決まったら、事前に上司が何を意図してこの面談を設定しているのかを考えることが必要です。
- なぜ1on1面談の形式なのか？
- なぜいつもの作業指示や立ち話ではいけないのか？
などを考えてみると、なんとなく上司の意図が想像でき、そこからされる質問も想像できるようになります。そして、その上司の意図が想像できれば、それに対する自分の考えや、そこから派生する自分から伝えたいことなども事前に考えておくことができます。
もちろんその想像は、はずれる場合もあります。しかし、事前に上司の意図を考えていたおかげで、ある程度、頭の中で上司との会話がシミュレーションできています。上司から予想外の質問が来ても、焦らず考えて答えられるようになります。
守りに入らない
1on1面談は、普段言えないような話などもして、お互いの本音を確認するような場でもあります。しかし、普段あまり接点のない上司との会話でいきなり本音を打ち明けることは誰にとっても難しいものです。そのため、本音は隠したまま、当たり障りのない話の内容で切り抜けようとする部下も珍しくありません。
しかし、ここで部下が守りの体勢に入ってしまうと、上司もなんとか本音を聞き出そうとするため、もっとつっこんだ質問をしてきます。その結果、それが部下への更なるプレッシャーになっていきます。そうなると、部下にとっては余計に本音を言い出しにくい状態になり、上司にとっても部下にとっても、得るものがない1on1面談になってしまいます。
上司が面談のために時間をとっていることに敬意をはらう
部下にとっては、数ヶ月に１度の1on1面談であっても、上司はそれをメンバー全員に対しておこないます。もちろん上司には他の仕事もあり、それらの仕事をこなしながら1on1面談をおこなっているはずです。また仮に上司が1on1面談だけに集中できる状況だったとしても、全員と１対１の会話をやりきることは、それだけで神経をつかいます。
そんな上司の立場を自分がやることになったらと想像してみると、その大変さが少なからず感じ取れるはずです。そして上司に対して敬意をはらうことができれば、それは1on1面談の会話の中でも自然とにじみでるものです。その結果、上司にもそれが伝わり、上司との関係性もより良いものになります。
1on1の質にお悩みならアルー株式会社へ
アルーでは、「1on1の質を上げたい」という企業さまに1on1の研修を支援をしています。1on1研修といえば管理職に向けて実施するものが一般的ですが、最近では1on1を受ける部下に向けて研修を実施する企業さまも増えています。企業さまごとの課題や現状に応じてカスタマイズした研修の提供が可能です。1on1の品質にお困りの方はお気軽にご相談ください。
アルーの1on1ミーティング研修事例
アルーでは、大企業・上場企業を中心とした多くの企業に1on1ミーティング研修を提供してきました。
インフラ業界のA社ではテレワークへの移行に伴い、上司と部下間のコミュニケーションをスムーズにするために1on1ミーティングを取り入れました。しかし、多くの管理職は1on1ミーティングを実施したことがなく、どのように1on1ミーティングを実施すればよいかイメージできていない状況でした。
そこで、アルーの1on1ミーティング研修を導入いただきました。1on1ミーティングを実施する上での心構え、やるべきこと、やってはいけないことを理解し、1on1ミーティングを実施するイメージがついている状態を目指した研修です。
1on1とはなにか、1on1の必要性、どのように進めるのかを講義で学んだあと、1on1で話すテーマについて受講者間でディスカッションし、ペアワークで1on1シミュレーションを実施しました。
受講した管理職からは、以下のようなコメントが寄せられました。
- これまではしっかりと部下の話を聞くことができていなかったのだと実感した。
- 部下の話を引き出す前にアドバイスや指導をすることが正しいのだと思っていたが、それでは自律型人材へと育たないということがよくわかった。
- ペアワークで実際に1on1をやってみて、難しさを実感した。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
1on1面談は、うまく活用できれば風通しの良い職場風土醸成や部下の成長支援につながります。一方で、“上司も部下も苦痛”な1on1面談に悩む管理職や部下の方も多くいます。
そのためせっかく導入した1on1面談を意義のあるものにするために、人事部としてフォローする仕組みも欠かせません。本記事を参考に、ぜひより効果の高い1on1制度の構築を目指してみてください。
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